Wann dürfen Sie eine Mahnung schreiben?
Nur weil der Kunde ein paar Tage in Zahlungsverzug ist, ist es noch lange nicht an der Zeit, eine Mahnung zu schreiben. Zunächst gilt beim Kunden die sogenannte „Unschuldsvermutung“, denn es ist durchaus möglich, dass die Rechnung zum Beispiel verloren oder falsch verbucht wurde. Folgendes Verfahren hat sich etabliert: Wird Ihre Rechnung nicht beglichen, folgt im ersten Schritt eine Zahlungserinnerung. Dieses höfliche Schreiben erinnert den Kunden daran, dass er noch nicht bezahlt hat. Auch wenn Sie persönlichen Kontakt zum Kunden haben, bietet sich eine schriftliche Form an, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Nach der Zahlungserinnerung folgt die 1. Mahnung, die bisweilen auch relativ „harmlos“ formuliert werden kann. Schließlich wollen Sie auch in Zukunft Ihre Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten. Nach der 1. Mahnung folgt logischerweise die 2. Mahnung.
Theoretisch können Sie auch direkt mit der ersten Mahnung starten. Wichtig ist jedoch, dass immer eine Mahnung rausgegangen ist, bevor ein Verfahren eingeleitet wird. Je nachdem, wie sich Ihre Kundenbeziehung gestaltet, sollten Sie jedoch nicht direkt mit der Tür – also der Mahnung – ins Haus fallen.
Diese Vorgaben muss Ihre Mahnung erfüllen
Ähnlich wie ein Angebot (LINK) muss eine Mahnung einige Vorgaben erfüllen:
- Nennung beider Adressen: Ihrer und der Ihres Kunden
- Nennung des Zahlungsverzugs: Wie lange ist Ihr Kunde Ihnen bereits die Zahlung schuldig? Diese Angabe müssen Sie auf jeder Mahnung machen.
- Neues Zahlungsziel: Sie haben die Möglichkeit, ein neues Zahlungsziel anzugeben.
- Bezug zur originalen Rechnung: Inkludieren Sie Rechnungsnummer und -datum, damit Kunde und Dritte genau nachvollziehen können, auf welche Rechnung Sie sich beziehen. Außerdem müssen Sie das ursprüngliche Fälligkeitsdatum inkludieren, also das Datum, zu dem die Rechnung eigentlich hätte beglichen werden sollen.
Beispiele für Formulierungen in der Mahnung
Neben den oben genannten Angaben können Sie im Anschreiben der Mahnung je nach Formulierung mehr oder weniger Druck auf Ihren Kunden ausüben. Anbei gibt es Formulierungen, die Sie für zukünftige Mahnung verwenden können:
Neutral
Sehr geehrter Herr Mustermann,
auf unsere Zahlungserinnerung vom 08.08.2018 haben wir bisher keine Rückmeldung bekommen.
Überweisen Sie bitte den fälligen Rechnungsbetrag bis spätestens zum ________ (Tag der Mahnung plus weitere 14 Tage) auf das Ihnen bekannte Konto. Die Originalrechnung liegt diesem Schreiben als Kopie bei.
Sollten Sie in der Zwischenzeit die Zahlung überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.
Für Fragen zur Rechnung oder zur Zahlung stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Positiv
Guten Tag Herr Mustermann,
leider haben wir noch keine Zahlung zur Rechnung Nr. 12345 von Ihnen erhalten. Daher möchten wir Sie mit diesem Schreiben bitten, den ausstehenden Betrag bis zum _______ auf unser Konto zu überweisen. Die Originalrechnung hängen wir Ihnen mit diesem Schreiben erneut an.
Wenn Sie Fragen zur Rechnung haben, wenden Sie sich jederzeit an uns.
Viele Grüße
Negativ
Sehr geehrter Herr Mustermann,
unsere Buchhaltung hat bisher immer noch keine Zahlung zur Rechnung vom 08.08.2018 von Ihnen erhalten. Daher wenden wir uns mit diesem Mahnungsschreiben ein weiteres Mal an Sie mit der Bitte um unverzügliche Überweisung, spätestens bis zum _________.
Sollte die Zahlung nicht bis zum genannten Termin eingehen, werden wir Ihnen zusätzliche Verzugszinsen und Mahnkosten in Rechnung stellen müssen. Beachten Sie außerdem, dass wir im Falle der erneuten Verzögerung rechtliche Schritte einleiten werden.
Mit freundlichen Grüßen
