Abwesenheitsnotiz: So funktioniert sie
Ein Wunder der Technik ist die Abwesenheitsnotiz nicht. Vielmehr ein einfacher Automatismus, der jedem Absender mitteilt, dass Sie gerade nicht verfügbar sind. So werden Missverständnisse vermieden und Ihre Abwesenheit fällt nicht negativ auf. Hierfür erstellen Sie einmal eine Mail, die der E-Mail-Dienst dann automatisch an jeden Absender schickt, der Ihnen eine E-Mail schreibt. Je nachdem, wie Ihre internen Vorgaben sind, können Sie jedem Absender das Ganze nur einmal zukommen lassen, oder stellen es für jeden Kommunikationsversuch des Absenders ein.
Abwesenheitsnotiz: So wird sie eingestellt
Um die Abwesenheitsnotiz einzustellen, sind folgende Schritte notwendig:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Datei“
- Unter dem Reiter „Datei“ klicken Sie auf „Informationen“
- Hier öffnet sich ein Fenster, bei dem Sie auf den Unterpunkt „Automatische Antworten (abwesend)“ klicken.
- Anschließend aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Automatische Antworten senden“
- Nun können Sie optional einen gewünschten Datums- und Zeitbereich wählen, innerhalb dessen Ihre Abwesenheitsnotiz versendet wird. Wenn Sie das möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur in diesem Zeitraum senden“. Andernfalls wird Ihre Notiz sofort bis auf Widerruf gesendet.
- Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie für interne Kontakte eine andere Notiz einstellen wollen, als für Absender, die von externen Unternehmen kommen. Wenn das der Fall ist, können Sie unter der Registerkarte „Innerhalb meiner Organisation“ die Abwesenheitsnotiz eingeben, die Sie an Ihre Kolleginnen und Kollegen senden möchten. Unter „Außerhalb der Organisation“ hinterlegen Sie die Nachricht, die an alle anderen Kontakte, wie zum Beispiel Kunden, gesendet werden soll.
- Klicken Sie anschließen auf OK.
Nun haben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz eingestellt. Haben Sie ein Enddatum festgelegt, so wird die Notiz bis zur gewählten Endzeit gesendet. Haben Sie kein Enddatum festgelegt, müssen Sie den oben beschriebenen Vorgang erneut beginnen und die Abwesenheitsnotiz wieder ausstellen, sobald Sie Ihre Mails wieder beantworten können.
Abwesenheitsnotiz: So kann sie aussehen
Die Abwesenheitsnotiz sollte Kontakte über den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit informieren und zeitgleich einen alternativen Kontakt beinhalten, den beispielsweise Ihre Kunden in dringenden Fällen mit ihren Anliegen erreichen können. Haben Sie keine internen Vorgaben zur Abwesenheitsnotiz, könnte diese wie folgt aussehen:
Abwesenheitsnotiz-Vorschlag für externe Kontakte:
Sehr geehrte Damen und Herren,
in der Zeit von XX.XX.XX bis XX.XX.XX bin ich abwesend und nicht erreichbar. Ihre Mail werde ich nach meiner Rückkehr bearbeiten. Wenn Sie ein dringendes Anliegen haben, wenden Sie sich gerne an meine/n Kollegin/Kollegen XX, die/den Sie unter der folgenden Adresse erreichen: musterkollege@musterunternehmen.de.
Mit freundlichen Grüßen
Musterabsender
Abwesenheitsnotiz-Vorschlag für interne Kontakte:
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin bis zum XX.XX.XX abwesend und daher nicht erreichbar. Wenn ihr eine dringende Frage habt, kann euch Herr Musterkollege (musterkollege@musterunternehmen.de; 01234/56789) weiterhelfen.
Bis bald!
Musterabsender
