Was ist ein PDCA Zyklus?

Mit dem PDCA Zyklus können Sie einen kontinuierlichen Lernprozess erreichen. Bild: Adobe Stock #167781326

Sich stetig verbessern und immer weiter an sich arbeiten: Das ist mittlerweile nicht nur der gesellschaftliche Anspruch an Arbeit, sondern auch der persönliche Anspruch vieler Arbeitnehmer an sich selbst. Denn: Nur wer sich weiterentwickelt, kommt ans Ziel. Eine Methode für einen kontinuierlichen Lernprozess ist der sogenannte PDCA Zyklus. Wir haben für Sie zusammengefasst, was man darunter versteht und wie er anzuwenden ist.

PDCA Zyklus: Wo kommt er her?

Der PDCA Zyklus, oder auch Shewhart Cycle beziehungsweise Demingkreis genannt, geht auf den US-amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart und den Statistiker William Edwards Deming zurück. Die vier Buchstaben stehen hierbei jeweils für eine Phase des Zyklus:

Plan (Englisch) – Planen (Deutsch)
Do (Englisch) – Tun (Deutsch)
Check (Englisch) – Überprüfen (Deutsch)
Act (Englisch) – Handeln (Deutsch)

Die Ursprünge dieses Zyklus‘ sind im Qualitätsmanagement zu finden, mit dem Ziel, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und nicht in alten Mustern ruhen zu lassen.

PDCA Zyklus: Wie ist er aufgebaut?

Wie eingangs beschrieben besteht der Zyklus aus vier aufeinanderfolgenden Phasen. Das Wichtige ist jedoch, dass der Zyklus niemals beendet ist, sondern immer wieder von neuem begonnen werden soll beziehungsweise kann. So sollen fortlaufend neue Potenziale und Möglichkeiten innerhalb von Prozessen erschlossen und genutzt werden.

1. Schritt: Planen

Zunächst wird die Planung angegangen. Die Frage, die man sich hier stellen sollte, lautet: Welches Ziel möchte ich erreichen? Dafür müssen Sie zunächst die Ausgangslage analysieren und auf Basis dieser dann Ihre Ziele klar definieren. Wichtig: Behalten Sie sich stets im Hinterkopf, welche Optimierungspotenziale es in der aktuellen Situation geben könnte.

2. Schritt: Tun

Stehen Ausgangslage, Zielsetzung und Plan fest, geht es darum, die ersten Dinge auszuprobieren. Denn: Nicht sofort loslegen, sondern feines „Tasten“ ist gefragt. Machen Sie also einen sogenannten Testballon fertig und testen Sie Ihre Maßnahmen zunächst im kleinen Rahmen. Ob die Maßnahme wirkt und wenn ja, wie sie es tut, sollten Sie in jedem Falle dokumentieren. So können Sie anschließend entsprechend nachjustieren oder aber feststellen, wo eventuelle Probleme auftreten können.

3. Schritt: Überprüfen

Ohne Analyse und Kontrolle kein zufriedenstellendes Ergebnis. Daher gilt nach Planen und Tun: Überprüfen. Halten Sie alle Ergebnisse fest und versuchen Sie, diese möglichst objektiv zu beurteilen. So können Sie ableiten, welche Maßnahmen und Strategien in der Praxis am erfolgreichsten waren und welche Stellschrauben noch nachgezogen werden sollten. Haben Sie diese Erkenntnis bereits gewonnen, so können Sie an den entsprechenden Stellen Nachbesserungen vornehmen.

4. Schritt: Handeln

Konnten Sie nun die erfolgreichsten Maßnahmen ausfindig machen und für Ihre Zielsetzung bestmöglich optimieren, wird es im letzten Schritt Zeit, diese neue Herangehensweise auf alle eingangs identifizierten Bereiche anzuwenden. So wird das, was Sie vorher erarbeitet haben, zum neuen Standard erklärt. Allerdings gilt hier: Das Ganze ist, wie erwähnt, als Zyklus zu betrachten, der nicht abgeschlossen ist. Somit kommen auch nach dem vierten Schritt weitere Analysen, Kontrollen und Nachbesserungen, um ein möglichst tadelloses Ergebnis zu erhalten.

PDCA Zyklus: Wann wende ich ihn am besten an?

Den PDCA-Zyklus können Sie nicht nur in großen Unternehmen anwenden, um beispielsweise neue Arbeitsweisen zu implementieren. Auch im kleinen Rahmen lässt sich mit dieser Methode die ein oder andere Baustelle beheben. So könnten Sie beispielsweise bei lästigen Aufgaben analysieren, welche Faktoren besser gestaltet beziehungsweise umgesetzt werden könnten und so eine Beispiel-Aufgabe exemplarisch neu angehen. Funktioniert Ihre neue Herangehensweise nach allen Prüfungen, können Sie diese auf Ihre gesamte Arbeitsweise übertragen. So hat der PDCA-Zyklus nicht nur großen Wert für Unternehmen und Organisationen, sondern auch für Arbeitnehmer, kleine Teams oder Selbstständige.