Wer kann eine Reisekostenabrechnung machen?
Sowohl als Arbeitnehmer als auch als Selbstständiger können Sie Ihre Reisekosten als Werbungs- beziehungsweise Betriebskosten steuerlich geltend machen. Dazu müssen Sie für jede Geschäftsreise Ihre Spesenkosten aufführen und belegen. Theoretisch können Sie die Reisekostenabrechnung handschriftlich verfassen. Einfacher ist es jedoch, entsprechende Vordrucke, eine selbst erstellte Excel-Tabelle oder, wenn Sie viel geschäftlich unterwegs sind, eine Software zu benutzen.
Als Dienst- oder Geschäftsreise gilt eine Reise, wenn Sie eine berufliche Tätigkeit außerhalb Ihrer festen Arbeitsstätte ausüben. Sie ist zu unterscheiden von einer steuerlich nicht relevanten Auswärtstätigkeit. Um eine solche handelt es sich beispielsweise, wenn Sie einen Kunden an einem nur wenige km von Ihrem Büro entfernten Ort besuchen. Eine Geschäftsreise setzt üblicherweise ein außerhalb der Stadtgrenze liegendes Ziel voraus.
Welche Posten sind in der Reisekostenabrechnung aufzuführen?
Geltend zu machen sind alle Kosten, die Ihnen durch die Geschäftsreise entstanden sind. Solche, die Ihnen Ihr Arbeitgeber bereits erstattet hat, sind davon abzuziehen. Alternativ können Sie die erstatteten Kosten auch in der Steuererklärung angeben.
Welche Kosten Sie in der Reisekostenabrechnung geltend machen können, ergibt sich aus § 9 Einkommensteuergesetz (EStG). Im Einzelnen sind das:
1. Fahrtkosten
2. Übernachtungskosten
3. Verpflegungsmehraufwand
4. Reisenebenkosten
Fahrtkosten
Für die Berechnung der Fahrtkosten werden in der Regel Pauschalen angesetzt:
- für Fahrten mit Pkw 0,30 EUR pro gefahrenem km
- für Fahrten mit sonstigen motorbetriebenen Fahrzeugen (zum Beispiel Motorrad, Motorroller, Moped oder E-Bike) 0,20 EUR pro gefahrenem km
Für Fahrten mit dem Fahrrad gibt es keine Kilometerpauschale mehr.
Statt einer Pauschale können Sie, wenn es für Sie günstiger ist, auch die tatsächlichen Kosten geltend machen, die Sie dann aber im Einzelnen belegen müssen. Dafür werden die jährlich anfallenden Fahrzeugkosten zugrunde gelegt. Ausgehend von der Jahresgesamtfahrleistung können Sie einen Teilbetrag als Fahrtkosten ansetzen. Voraussetzung ist, dass Sie ein Fahrtenbuch führen und sämtliche Belege sammeln.
Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind vollständig steuerlich absetzbar. Auch diese müssen Sie mit Quittungen belegen.
Verpflegungsmehraufwand
Die durch die Reisen entstehenden Aufwendungen für Essen und Trinken werden mit Pauschalen abgegolten:
- bei Reisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden: 12 EUR Tagespauschale
- bei mehr als 24 Stunden: 12 EUR für An- und Abreisetag, 24 EUR für die übrigen Tage
Sind bereits in den Übernachtungs- oder Seminarkosten Mahlzeiten enthalten oder werden Sie zu einem Essen eingeladen, muss der nach den oben genannten Pauschalen errechnete Verpflegungsmehraufwand entsprechend bereinigt werden:
- Für ein Frühstück sind 20% abzuziehen
- Für Mittag- und Abendessen sind jeweils 40% abzuziehen
Die genannten Pauschalen gelten nur für Inlandsreisen. Die Auslandspauschalen variieren je nach Reiseland und sind den landestypischen Kosten angepasst. Sie werden vom Bundesfinanzministerium jährlich angepasst.
Übernachtungskosten
Die Kosten für Übernachtungen können in voller Höhe geltend gemacht werden, wenn Sie sie anhand entsprechender Belege nachweisen können. Das gilt auch für eine Service-Pauschale, etwa für Kleiderreinigung, Flughafentransfer oder Parkplatznutzung, die Hotels mit 20% berechnen dürfen.
Reisenebenkosten
Darunter fallen weitere notwendige Aufwendungen wie zum Beispiel die Kosten für
- geschäftlich genutztes Internet, Telefonate und Schriftverkehr
- Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung
- Parkgebühren
- Trinkgelder
Auch diese Kosten müssen Sie durch Quittungen oder, wenn das nicht möglich ist, durch Eigenbelege nachweisen.
Aufgepasst: Leistungen, die zwar im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen, die aber privat genutzt werden, wie etwa im Hotel die Minibar oder Pay-TV, sind nicht steuerlich absetzbar!
