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Reisekostenabrechnung als Freiberufler: Das ist zu beachten

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Reisekosten werden in der Einkommens-Überschussrechnung oder der Gewinn- und Verlustrechnung als Betriebsausgaben aufgeführt. Als Freiberufler müssen Sie diese Kosten in einer Reisekostenabrechnung zusammenstellen.

Welche Kosten fallen bei Freiberuflern unter Reisekosten?

In der Reisekostenabrechnung werden die Kosten aufgeführt, die für Auswärtstätigkeiten anfallen. Um solche handelt es sich dann, wenn Sie Ihre erste Tätigkeitsstätte aus beruflichen Gründen verlassen. Das kann beim Homeoffice die eigene Wohnung sein oder auch ein angemietetes Büro. Entscheidend ist, dass Sie sich an diesem Ort mindestens an einem Drittel der Woche aufhalten. Auswärtstätigkeiten können sowohl Besuche bei Kunden als auch die Teilnahme an Seminaren, Messen oder anderen Veranstaltungen sein, die der beruflichen Aus- und Weiterbildung dienen.

Kosten, die in die Reisekostenabrechnung gehören

Grundsätzlich können folgende Kostenarten als Reisekosten steuerlich abgesetzt werden:

1. Fahrtkosten
Alle Kosten für An- und Abreise sowie für Fahrten etwa von einem Kunden zum anderen können Sie in der Reisekostenabrechnung geltend machen. Nutzen Sie einen privaten Pkw, sollten Sie ein Fahrtenbuch führen. Entsprechende Vorlagen finden Sie im Internet. Zur Berechnung der Fahrtkosten können Sie die Kilometerpauschale von 30 ct pro gefahrenem km zugrunde legen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den Kilometersatz genau zu berechnen, wobei auch die Betriebs- und Abschreibungskosten für das Fahrzeug berücksichtigt werden. Das lohnt in der Regel aber nur bei teuren Autos.

2. Verpflegungsmehraufwand
Für die Berechnung des Versorgungsmehraufwands gelten innerhalb Deutschlands folgende Pauschalen (Im Ausland gelten gesonderte Pauschalen.):
- 12 EUR Tagespauschale für Reisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden
- bei mehr als 24 Stunden: 12 EUR für An- und Abreisetag, 24 EUR für die übrigen Tage
Die Pauschalen werden gekürzt, wenn in den Unterbringungskosten bereits Kosten für die Verpflegung enthalten sind – um 20% für ein Frühstück, um jeweils 40% für Mittag- und Abendessen.

3. Übernachtungskosten
Als Nachweise gelten hier entsprechende Buchungsbelege. Auch bei Übernachtungen im Ausland müssen die Kosten, anders als bei Angestellten, im Einzelnen nachgewiesen werden.

4. Reisenebenkosten
Darunter fallen alle übrigen Aufwendungen, die im Rahmen der Geschäftsreise notwendig sind, wie zum Beispiel Kosten für Telefon und Internet, Porto oder Parkgebühren.

Hier lesen Sie mehr über die verschiedenen Kostenarten und Pauschalen.

Beruflich oder privat? Freiberufler haben eine Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt

Immer wieder passiert es, dass das Finanzamt Reisen, die in der Reisekostenabrechnung als Geschäftsreisen aufgeführt wurden, nicht als solche akzeptiert. Vermeiden Sie das, indem Sie genau dokumentieren, dass die Reise einen beruflichen Hintergrund hatte. Als Nachweise können Sie beispielsweise Schriftverkehr mit Kunden beifügen, aus dem die berufliche Notwendigkeit hervorgeht. Geht es um die Teilnahme an einer Fortbildungsveranstaltung, können Sie anhand der Buchungsdokumente den geschäftlichen Zweck belegen.

Belege einreichen

Die Ihnen im Rahmen der Reise angefallenen Kosten müssen Sie durch Rechnungen, Quittungen, Tickets oder ähnliche Nachweise belegen. Manchmal ist das allerdings nicht möglich, etwa, wenn Sie Trinkgelder geben oder Bargeld in eine Parkuhr stecken. In diesen Fällen haben Sie die Möglichkeit, einen Eigenbeleg einzureichen. Um dem Finanzamt die Höhe des Betrags glaubhaft zu machen, können Sie zum Beispiel eine Preisliste beifügen.

Beachten Sie auch: Eigenbelege sind, im Gegensatz zu Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), nicht vorsteuerabzugsfähig.

Eine Reisekostenabrechnung ist also mit etwas Aufwand verbunden. Um diesen zu minimieren, ist es hilfreich, eine entsprechende Software zu nutzen.

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