Abmahnung schreiben: Das müssen Sie beachten

Funktionen der Abmahnung

Machen Sie sich zunächst klar, was mit einer Abmahnung erreicht werden soll. Konkret hat sie folgende Funktionen:

  1. Sie rügt ein bestimmtes Verhalten des Arbeitnehmers.
  2. Sie ist eine Warnung an den Arbeitnehmer, dass ihm arbeitsrechtliche Konsequenzen einschließlich einer Kündigung drohen.
  3. Sie dokumentiert einen Pflichtverstoß.

 

Worauf müssen Sie beim Schreiben der Abmahnung achten?

Aus den oben genannten drei Funktionen der Abmahnung ergeben sich einige Punkte, die das Schreiben in jedem Fall enthalten muss.

Abmahnungsgrund

Schildern Sie ganz genau, welches Verhalten Sie Ihrem Arbeitnehmer vorwerfen. Dieses müssen Sie nachweisen können. Erforderlich ist deshalb die Nennung von

  • Ort
  • Datum
  • Uhrzeit

Beispiel: „Am 21.1.2019 sind Sie erst um 11.30 Uhr an Ihrer Arbeitsstelle in der Filiale XY erschienen.“

Bei dem Vorfall anwesende Personen können Sie als Zeugen benennen.

Hinweis auf Verletzung des Arbeitsvertrags

Stellen Sie klar, welche Vertragspflicht aus dem Arbeitsvertrag verletzt wurde. Sinnvoll ist die Verwendung des Wortlautes aus dem Arbeitsvertrag.

Beispiel: „Damit haben Sie gegen § 7 Ihres Arbeitsvertrages verstoßen. Diese Klausel bestimmt, dass die Arbeitszeit um 9.00 Uhr beginnt. Sie haben Ihre Arbeit damit 2,5 Stunden zu spät aufgenommen.“

Unterlassungsaufforderung

Fordern Sie den Arbeitnehmer auf, das gerügte Fehlverhalten zukünftig zu unterlassen. Schreiben Sie auch ausdrücklich, dass Sie ein nochmaliges gleichartiges Verhalten nicht dulden werden.

Beispiel: „Wir erwarten, dass Sie sich zukünftig vertragsgemäß verhalten und pünktlich zur Arbeit erscheinen. Ein nochmaliges Zuspätkommen werden wir nicht dulden.“

Androhung der Kündigung

Weisen Sie den Arbeitnehmer explizit darauf hin, dass er im Fall einer Wiederholung mit der Kündigung rechnen muss.

Beispiel: „Sollte es erneut zu einer derartigen oder gleichartigen Pflichtverletzung kommen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.“

Am Ende der Abmahnung folgt ein Vermerk, mit dem der Arbeitnehmer den Empfang des Schreibens bestätigt. Allerdings ist er nicht verpflichtet, diese Empfangsbestätigung zu unterschreiben. Wenn Sie einen sicheren Nachweis über die erfolgreiche Zustellung haben wollen, versenden Sie die Abmahnung als Einschreiben mit Rückschein.

Diese Fehler sollten Sie beim Schreiben einer Abmahnung vermeiden

Einige Fehler schleichen sich beim Verfassen des Schreibens gerne ein. Doch Vorsicht: Kleine Unaufmerksamkeiten können im schlechtesten Fall die Unwirksamkeit der Abmahnung zur Folge haben! Vermeiden Sie daher: 

  • Unwahre Sachverhalte – bedenken Sie, dass Sie im Fall einer Kündigung den dargelegten Sachverhalt beweisen müssen
  • Schwammige, unkonkrete Formulierungen
  • Durchnummerieren von Abmahnungen, wenn Sie denselben Arbeitnehmer mehrmals abmahnen: Ist in diesem Fall eine der Abmahnungen unwirksam, gilt dies auch für alle darauffolgenden
  • Mehrere Pflichtverstöße in einer Abmahnung: Ist einer der genannten Pflichtverstöße unwirksam, gilt das für die gesamte Abmahnung

Fazit: Der Teufel steckt hier im Detail. Grundsätzlich werden an eine Abmahnung hohe Ansprüche gestellt. Deshalb ist beim Verfassen des Schreibens besondere Sorgfalt gefragt. Bereits eine falsche Formulierung kann zur Unwirksamkeit führen. Wer ganz sichergehen will, lässt sich von einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt beraten.

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