Ziel: Wer nicht dabei war, sollte wissen, worum es geht
Protokolle halten den Verlauf von Besprechungen, Tagungen und Konferenzen fest. Sie behandeln die Themen und dokumentieren Ergebnisse. Personen, die nicht bei der Veranstaltung waren, sollten sich anhand des Protokolls über den Ablauf informieren können. Ob ein Protokoll gelungen ist, zeigt sich nicht zuletzt daran, ob Nicht-Teilnehmer den Verlauf der protokollierten Ereignisse schnell nachvollziehen können.
Verlaufsprotokoll ist chronologisch
Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von Protokollen: das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Ein Verlaufsprotokoll zeichnet gewissermaßen chronologisch den Ablauf einer Veranstaltung auf. Ziel ist die möglichst lückenlose Wiedergabe von Inhalten und Diskussionen eines Treffens. Dabei geht es nicht um die wortwörtliche Dokumentation, sondern um die stichpunktartige Protokollierung wesentlicher Inhalte.
Ergebnisprotokoll ist straffer und zeigt Entscheidungen
Das Ergebnisprotokoll hingegen ist wesentlich gestraffter und konzentriert sich auf die Dokumentation aller Ergebnisse, Entscheidungen, Beschlüsse zum weiteren Vorgehen sowie das Verteilen von Aufgaben. In knapper Form werden zentrale Inhalte und daraus resultierende Folgen behandelt.
Protokoll: Formaler Aufbau
Ein Verlaufsprotokoll sollte wie folgt gegliedert sein:
- Protokollkopf - Er enthält Datum, Ort, Beginn und Ende der Veranstaltung, Teilnehmer und Abwesende sowie den Namen des Protokollierenden
- Gliederung - Aufführen der Punkte einer Tagesordnung (sofern vorhanden)
- Ergebnisse - Straffe, neutrale und sachliche Schilderung von Beschlüssen und deren Zustandekommen. Hier werden also nicht nur Ergebnisse protokolliert, sondern auch deren Entstehung
- Protokollfuß - Unterschrift des Protokollführers sowie des Leiters der Veranstaltung
- Anlagen - Falls Kopien, Dokumente und Handouts verteilt wurden, sind diese zu benennen und dem Protokoll beizufügen. Online-Quellen sind mit Weblink und Zugriffsdatum aufzuführen.
Die formalen Kriterien des Verlaufsprotokolls finden sich auch im Ergebnisprotokoll wieder. So sind auch hier Protokollkopf und Protokollfuß zu beachten. Falls vorhanden, kann der Ablaufplan kurz dokumentiert werden. Im Unterschied zum Verlaufsprotokoll werden hier jedoch lediglich die Ergebnisse einer Versammlung sachlich und neutral dargestellt. Vorhandene Anlagen werden – wie auch beim Verlaufsprotokoll – benannt und als Anhang beigefügt.
Ein Protokoll muss sachlich und neutral geschrieben sein
Unabhängig von der Art des Protokolls gibt es einige Grundsätze, die generell zu beachten sind:
- Ein Protokoll ist immer im Präsens (Gegenwartsform) zu schreiben. Dadurch ist es authentisch und gibt Inhalte und Ergebnisse in der Jetztzeit wieder.
- Begründungen, die ja persönliche Meinungen wiedergeben, sind im Konjunktiv (Möglichkeitsform) zu formulieren. Beispiel: „Peter Meier sagte, er könne sich vorstellen, dass eine Neuwahl möglich wäre.“
- Grundsätzlich ist ein Protokoll objektiv, neutral und sachlich zu führen. Die individuelle Meinung des Protokollierenden sowie wertende Adjektive wie „gut“, „schlecht“, „unqualifiziert“ oder „unsachlich“ sind tunlichst zu vermeiden.
- Sollte ein Sachverhalt eine zusätzliche Erklärung benötigen, muss diese in Klammern gesetzt werden. Damit wird kenntlich gemacht, dass diese Erklärung kein Teil der ursprünglichen Veranstaltung ist.
