Gewisse Distanz des Verfassers erforderlich
Das von einem oder einer Dritten formulierte Empfehlungsschreiben gibt in schriftlicher Form Auskunft über die Arbeitseinstellung und über Fähigkeiten der beurteilten Person. Dabei ist nirgendwo festgelegt, wer ein solches Schreiben ausstellen darf oder sollte. In der Regel wirken Empfehlungsschreiben jedoch wesentlich aussagekräftiger, wenn sie von Personen verfasst werden, denen ein neutrales Urteilsvermögen zugebilligt wird. Eltern und andere nahe Verwandte sowie Freunde zählen sicherlich nicht zu dieser Gruppe. Wesentlich objektiver wirken daher Empfehlungen zum Beispiel von Lehrern oder Vorgesetzten, denen keine allzu große persönliche Nähe nachgesagt werden kann. Grundsätzlich ist es natürlich so, dass auch keine Verfasser ausgewählt werden, die einem nicht wohlwollend gegenüber stehen
Empfehlungsschreiben können den Unterschied ausmachen
Die ursprünglich aus den USA und Südeuropa kommenden Empfehlungsschreiben sind im deutschen Sprachraum noch nicht sehr verbreitet. Deshalb stellen sie eine gute Möglichkeit dar, sich von anderen Bewerbern abzuheben. Es ist davon auszugehen, dass zwei bis vier gute Empfehlungsschreiben, die den übrigen Bewerbungsunterlagen beigefügt werden, durchaus die Chancen auf eine Einstellung verbessern.
Es gibt viele Anlässe für Empfehlungsschreiben
Üblicherweise werden Empfehlungsschreiben bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz eingesetzt. Darüber hinaus gibt es jedoch diverse weitere Anlässe, bei denen Empfehlungen die Chancen verbessern können. Empfehlenswert sind sie auch bei Bewerbungen um ein Praktikum oder ein Stipendium, bei der Suche nach einer neuen Wohnung oder um die Bitte nach einer Beförderung zu unterstreichen. Auch Freiberufler erhöhen mit aussagekräftigen Empfehlungsschreiben zufriedener Kunden ihre Erfolgsaussichten bei der Akquise.
Empfehlungsschreiben ist kein Referenzschreiben
Häufig werden die Begriffe Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben miteinander verwechselt. Ein Empfehlungsschreiben ist gewissermaßen passgenau auf den Empfänger zugeschnitten. Im Idealfall werden die von der angestrebten Stelle gewünschten Kompetenzen (Sprachkenntnisse, soziale Fertigkeiten, Fachwissen, et cetera) genau dort bescheinigt. Ein Referenzschreiben hingegen ist viel allgemeiner gehalten. Es nimmt eher grundsätzlich zur beschriebenen Person Stellung und kann sich daher auch an ganz unterschiedliche Adressaten richten. Deshalb kann ein gut formuliertes Referenzschreiben auch in der Schublade liegen und bei passenden Anlässen hervorgeholt werden.
Formale Kriterien beachten
Unabhängig vom Inhalt sollte ein Empfehlungsschreiben natürlich auch gewissen formalen Kriterien entsprechen. So sollte der Briefkopf den Vor – und Nachnamen des Verfassers enthalten, seine Organisation oder sein Unternehmen sowie die Telefonnummer für eventuelle Rückfragen. Auch das aktuelle Datum, Name und Anschrift des Empfängers sowie die Betreffzeile mit der Angabe „Empfehlungsschreiben für XYZ“ sollten auf keinen Fall fehlen. Den Hauptteil machen die Eigenvorstellung des Verfassers, seine Position zum Empfohlenen sowie die allgemeine Beschreibung seiner Qualifikationen, seiner besonderen Leistungen und Kompetenzen sowie die Bewertung seiner Persönlichkeit aus. Abschiedsgruß sowie Unterschrift bilden den Schlussteil. Das Empfehlungsschreiben sollte den Umfang einer DIN A4-Seite nicht übersteigen und nach Möglichkeit auf offiziellem Briefpapier eines Unternehmens oder einer Institution verfasst sein.
Persönliche Note ist gewünscht
Während ein formales Zeugnis von Sachlichkeit geprägt ist, sind persönliche und zuweilen auch emotionale Töne in einem Empfehlungsschreiben geradezu erwünscht. Gleichwohl sollten sie natürlich nicht übertrieben werden, sondern vielmehr den individuellen Bezug zum Empfohlenen glaubwürdig unterstreichen.
