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Dokumentenmanagement: Mit Effizienz die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen

Interview mit Dietmar Nick, Geschäftsführer der Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH

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Wirtschaftsforum: Herr Nick, was bedeutet für Sie modernes Dokumentenmanagement?

Dietmar Nick: Die gedruckte Seite wird digital. Dadurch ergeben sich ganz andere Möglichkeiten im Dokumentenmanagement. Kyocera unterstützt die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse und hilft ihnen dabei, durch effiziente Abläufe ihre Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Dabei ist es wichtig, hochwertige Hardware und innovative Software miteinander zu verbinden und damit die Dokumenten-Workflows zu optimieren. Die ganze Welt redet über das papierlose Büro, aber es gibt eben noch zahlreiche Branchen, in denen nach wie vor Dokumente in physischer Form gebraucht werden. Deshalb suchen wir hier die wirtschaftlichsten und effizientesten Lösungen für das Dokumenten-Management. Drucken und Kopieren ist mit unseren Produkten umweltfreundlich und nachhaltig möglich dank CO2-neutraler Systeme.

Wirtschaftsforum: Warum ist es so wichtig, den Dokumenten-Workflow zu optimieren?

Dietmar Nick: Die Dokumenten-Workflows sind die Grundlage der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Das Workflow Management sorgt dafür, dass Prozesse verzahnter, schneller und reibungsloser funktionieren. Mithilfe von automatisierten Abläufen durch den Einsatz intelligenter Soft-und Hardware können Kosten und Zeit gespart werden. Der Kyocera Workflow Manager automatisiert Abläufe, erlaubt gleichzeitiges Arbeiten und macht Vorgänge nachvollziehbar und damit kontrollierbar.

Wirtschaftsforum: Welche Vorteile bietet Kyocera seinen Kunden?

Dietmar Nick: Wir können seit 30 Jahren Dokumente handeln und mittlerweile sämtliche Prozesse in einem Unternehmen mit unseren Lösungen abbilden. Dazu gehört auf der einen Seite die Hardware mit den Scannern, Druckern und Kopiersystemen sowie der passenden Software für den optimierten Dokumenten-Workflow. Damit bieten wir die gesamte Infrastruktur für das Daten- und Druckmanagement. Die Kyocera Drucker und Kopiersysteme sind State of the Art und von hochwertiger Qualität. Sie drucken CO2-neutral und sind damit eine umweltfreundliche Lösung. Darüber hinaus haben wir mit der Alos GmbH ein Tochterunternehmen, das sich vollständig auf die Erfassung und Speicherung von Daten spezialisiert hat, und damit eine wichtige Komponente im Digitalisierungsprozess darstellt. Die Ceyoniq Technology GmbH aus Bielefeld, die 2015 akquiriert wurde, hat den Fokus auf dem Enterprise Content Management, also auf der intelligenten Informations- und Dokumentenverwaltung. Rechnungen, E-Mails, Personalakten oder Verträge können mit der Software von Ceyoniq einfach verwaltet werden. Unter dem Dach der Kyocera Document Solutions haben wir alle Bereiche zusammengeführt, um den Kunden ein lösungsorientiertes Datenmanagement anbieten zu können.

Wirtschaftsforum: Kyocera in Deutschland ist Teil des japanischen Kyocera Konzerns. Hat die japanische Mutter Einfluss auf Ihre Unternehmenskultur?

Dietmar Nick: Wir agieren wie ein familiengeführtes Unternehmen und kümmern uns um unsere Mitarbeiter. „Respect the Divine and Love People“ – das ist unser Motto. Kyocera hat sich in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt. Als Mitglied der Führungsebene war es meine Aufgabe, den Transformationsprozess zu begleiten und die Mitarbeiter auf diese Reise mitzunehmen. Wir Manager und Vorstände wissen genau, was in den einzelnen Abteilungen passiert und sehen jeden Mitarbeiter als Teil der Familie. Wir gehören zu einem Konzern mit 80.000 Mitarbeitern, aber ich kann lokale Entscheidungen treffen und werde an langfristigen Zielen gemessen. Ich genieße also den Schutz eines Konzerns, bin aber in meinen Entscheidungen vollkommen unabhängig wie ein mittelständisches Unternehmen.

Wirtschaftsforum: Die Coronavirus-Erkrankung hat großen Einfluss auf die Wirtschaft. Wie gehen Sie mit Krisensituationen um?

Dietmar Nick: Ich finde in Krisensituationen zeigt sich, ob ein Unternehmen Werte hat und ob diese auch wirklich bis in die Führungsebene gelebt werden. Für mich ist es zum Beispiel wichtig, keinen Mitarbeiter zu verlieren und auch keine Kurzarbeit in Anspruch nehmen zu müssen. Umsatz, Profit und Wachstum sind natürlich wichtig, aber die Menschen müssen von ihrem Einkommen leben können, ohne Existenzängste zu haben. Wir ernähren 400 Familien, das heißt 1.200 Personen leben von den Entscheidungen des Kyocera-Managements. Das müssen wir uns jeden Tag ins Bewusstsein rufen. Ich selbst bin seit 20 Jahren im Unternehmen, kenne sehr viele Leute und habe das Führungsteam selber aufgebaut in den letzten Jahren. Dieses Team ist eine der großen Stärken von Kyocera. Ich habe gelernt, was man mit Motivation von Menschen erzielen kann. Es ist wichtig, nicht nur Unternehmer zu sein, sondern eine Art Familiengefühl zu kreieren. Kyocera ist ein Teil meiner Familie und die 400 Mitarbeiter ebenfalls. Diese versuche ich, zu beschützen.

Wirtschaftsforum: Wie stellen Sie sich die Rolle von Kyocera im Büro der Zukunft vor?

Dietmar Nick: Wir bleiben bei dem, was wir können, den Dokumenten. Unser Ansatz wird auch weiterhin das Dokumentenmanagement bleiben. Unser Marktanteil bei der Hardware liegt bereits bei 20%, das heißt jedes fünfte Produkt in Deutschland kommt aus dem Hause Kyocera. In fünf Jahren wollen wir eine ähnliche Position erreichen, was den Bereich digitale Dokumente angeht. Kyocera soll unter den Anbietern die erste Wahl sein. Außerdem wollen wir unseren Kunden dabei helfen, wirtschaftlicher zu drucken und zu kopieren. „Put knowledge to work“ ist unser neuer Slogan und die Unternehmen können von unserer Erfahrung profitieren.

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