Nennung Ihrer Kontaktdaten
Angebot: Diese Punkte müssen immer genannt werden
Die sogenannten rechtlichen Vorgaben muss jedes Angebot erfüllen, ansonsten ist es zum einen nicht rechtskräftig und kann Ihnen zum anderen eine Menge Arbeit und Probleme bereiten. Daher gilt: die rechtlichen Vorgaben müssen Sie in jedem Fall in Ihr Angebot inkludieren. Stellen Sie sich daher im Vorhinein die folgenden Fragen:
Was bieten Sie an?
Der wichtigste Punkt des Angebots ist der sogenannte Angebotsgegenstand – also das Produkt, der Service oder die Dienstleistung, die Sie Ihrem Kunden anbieten.
Wie setzen Sie das Ganze um?
Je nachdem, welches Produkt, welchen Service oder welche Dienstleistung Sie anbieten, müssen Sie Angaben zur Umsetzung machen.
Wie viel kostet es?
Auch essentiell: die Angabe des Preises und eventuell anfallender Zusatzkosten.
Gibt es Rabatte?
Kann Ihr Kunde auf besondere Konditionen zurückgreifen, sollten Sie diese schon auf dem Angebot ausweisen. Das überzeugt auch bei noch unsicheren Kunden.
Wie wird das Ganze geliefert?
Die Zeitdauer der Lieferung, wie das Produkt versendet wird, beziehungsweise über welchen Zeitraum sich der Service erstreckt, sind außerdem im Angebot anzugeben.
Wie soll der Kunde zahlen?
Die Bedingungen der Zahlung müssen Sie ebenfalls nennen.
Bieten Sie eine Ware an?
Falls ja, müssen Sie die Verpackungsart nennen.
Wie lange ist das Angebot gültig?
Auch die Gültigkeitsfrist Ihres Angebots muss genannt werden. Je nachdem, welche Services Sie anbieten, können gewisse Angaben auch in den allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen. Allerdings müssen Sie dem potenziellen Kunden jegliche zuvor genannten Informationen zur Verfügung stellen.
Angebot: Diese Struktur müssen Sie einhalten
Auch im Aufbau Ihres Angebots gibt es eine definierte Struktur, beziehungsweise Abfolge, die Sie einhalten müssen.
Nennung der Kontaktdaten des Kunden
Angebotsnummer
Datum der Angebotsstellung
Titel des Angebots (zum Beispiel „Angebot zur Erstellung einer Strategie“)
Anrede
Gegebenenfalls ein Verweis zur vorausgegangenen Kommunikation oder zu bereits getroffenen Absprachen
Position(en), Bezeichnung, Preis (zum Beispiel auf Basis von Ihren Stundensätzen), Gesamtpreis mit steuerlicher Ausweisung
Zahlungsbedingungen
Gültigkeitsbeschränkung des Angebots
Umsatzsteuernummer, Bankverbindung, Verweis auf allgemeine Geschäftsbedingungen (diese müssen dem Kunden vorliegen)
Um ein gleichbleibendes Bild aller Angebote zu generieren, sollten Sie initial ein Musterangebot erstellen, das Sie immer wieder anpassen können.
So überzeugt Ihr Angebot Ihren Kunden
Schön und gut, wenn es rechtliche Vorgaben und eine festgelegte Struktur gibt, denken Sie sich? Auch in diesem Rahmen können Sie den Kunden individuell von Ihren Leistungen überzeugen. Beachten Sie dabei folgende Punkte:
Reagieren Sie schnell: Wenn Sie nach einem Angebot gefragt werden, lassen Sie diese Anfrage nicht einige Tage liegen, sondern stellen dem Kunden möglichst zeitnah ein Angebot zur Verfügung.
Seien Sie persönlich: Neben der persönlichen Anrede des Kunden auf dem Angebot sollten Sie – sofern vorhanden – auf bereits geführte Gespräche und vom Kunden genannte Ansprüche im Einleitungstext eingehen. Zum Beispiel: „Wie bereits telefonisch besprochen, finden Sie anbei unsere Leistungsübersicht zu…“
Seien Sie übersichtlich: Die Struktur ist nicht nur für die Gültigkeit des Angebots wichtig, sondern auch für das Verständnis des Kunden. Daher gilt: knapp und präzise formulieren und eine klare Struktur einhalten.
Seien Sie kulant: Besteht die Möglichkeit für Rabatte, zum Beispiel bei erneuter Beauftragung? Weisen Sie diese Vorteile für den Kunden klar aus.
