Wie kann das Personal bei ihrer Produktivität unterstützt werden?

Die Produktivität der Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Aspekte der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Egal um welche Branche es sich handelt, ob es um die Stückzahlen in der Produktion von Bauteilen geht, beratende Dienstleistungen oder andere Bereiche, die Produktivität ist der ausschlaggebende Punkt für ein erfolgreiches Unternehmen. Dabei geht es aber nicht nur darum, dass der Mitarbeiter eine gewisse Grundeinstellung zu seinen Tätigkeiten hat, vor allem das Unternehmen kann die Produktivität aktiv beeinflussen.

Was ist die Produktivität?

Der Definition nach ist die Produktivität eine Kennzahl, bei der die produzierten Güter dem Einsatz von Produktionsfaktoren gegenübergestellt werden. Diese Kennzahl kann durch verschiedene Verfahren gemessen werden. In der Praxis bedeutet diese Kennzahl: steigert das Unternehmen die Produktivität der Mitarbeiter, steigert es damit auch den Output, ohne mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Technische Verbesserungen richtig implementieren

Die Digitalisierung ist in den meisten Bereichen der Industrie in vollem Gange. Dafür werden Arbeitsabläufe und Produktionsschritte abgeändert, teilweise aber auch ganze Strukturen im Unternehmen neu aufgestellt. Die Anschaffung geeigneter Ausrüstung ist nicht nur auf der Hardwareseite wichtig, auch die Software muss effizient arbeiten können. Nur eine gut geschriebene Software kann einen optimalen Workflow bereitstellen.

Um dies zu erreichen, sollten die Mitarbeiter dann auch an der Software geschult werden, Investitionen in die Mitarbeiterausbildung stellen dies sicher. Rückmeldungen von den Mitarbeitern sind ein wichtiges Feedback, oft zeigen sich Hindernisse erst in der Praxis. Wird dieses Feedback eingeordnet und bei Bedarf geändert, steigert dies die Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig deren Produktivität.

Standardisierung von Prozessen

Gerade regelmäßig anfallende Prozesse sollten für die beteiligten Mitarbeiter standardisiert werden. Eine Gleichbleibende Form und Qualität der Produkte erleichtert die Produktionsschritte danach. Gerade bei der Dokumentation und Archivierung sind klare Standards eine große Hilfe hinterher auf Daten zugreifen zu können, ohne diese lange zu suchen. Gleichzeitig können standardisierte Prozesse besser bewertet werden und Optimierungsbedarf wahrgenommen werden.

Angenehme Arbeitsatmosphäre

Eine der wichtigsten Faktoren ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Sind Mitarbeiter unzufrieden, oder gar unglücklich mit ihrer Arbeit, führt dies häufiger zu Krankheitsausfällen und den Wechsel in ein neues Unternehmen. Auch die Produktivität leidet stark bei dem Mitarbeiter: Arbeiten werden dann nur so schnell und in einem Umfang wie unbedingt nötig abgeschlossen.

Ein wichtiger Aspekt ist die Arbeitsatmosphäre, sie entscheidet, wie sich der Mitarbeiter am Arbeitsplatz fühlt. Das Büro sollte ansprechend ausgestattet sein, helle Büroräume, die in den dunklen Jahreszeiten gut beleuchtete werden steigern das Gemüt schon stark. Auch die Möbel entscheiden darüber, wie gut ein Mitarbeiter sich mit seinem Arbeitsplatz identifizieren kann: Zweckmäßige und praktische Möbel können gleichzeitig auch schön anzusehen sein, Pflanzen steigern nicht nur die Luftqualität, auch haben sie einen beruhigenden Einfluss. Gerade Stress auf der Arbeit, sorgt für große Unzufriedenheit, gleichzeitig müssen die Menschen in den Teams gut zueinander passen.

Meetings reduzieren und optimieren

Meetings werden von vielen Mitarbeitern als eine Störung in ihrem Arbeitsablauf angesehen und selten als eine Bereicherung. Nicht wenige Mitarbeiter suchen sich Ausreden, Meetings nicht besuchen zu müssen. Es sollte in Bezug auf Meetings also vor allem eingeordnet werden, ob diese nötig sind und wenn ja, sollten diese optimiert werden: Bei jedem eingeladenen Mitarbeiter sollte vorher genau bewertet werden, ob dieser überhaupt eine Bereicherung für das Meeting ist und umgekehrt, ob das Meeting für den Mitarbeiter eine Bereicherung ist. Sollen nur Informationen und Zahlen geteilt werden, sollten hierfür auch andere Kanäle genutzt werden, ist ein Meeting dafür überhaupt notwendig? Meetings unterbrechen vor allem Arbeitsabläufe und das Pensum muss meist hintendran gehangen werden.

Anreize schaffen

In vielen Unternehmen gibt es schon Belohnungssysteme, wenn Mitarbeiter besonders produktiv sind. Ob dies über Prämien und Geschenke passiert, oder Freizeitvergütung, ist dabei zweitrangig. Der wichtigste Punkt ist, dem Mitarbeiter positives Feedback zu geben. Dies kann auch öffentlich passieren und mit Urkunden oder anderen Auszeichnungen belegt werden. Mitarbeiter sehen so direkt, warum eine höhere Produktivität nützlich ist und was es ihnen einbringen kann. Die Kommunikation über die Zufriedenheit mit den Mitarbeitern ist ein elementarer Schritt, ihnen auch das richtige Mindset mitzugeben, um zufrieden und produktiv arbeiten zu können.

Fazit

Es gibt eine Vielzahl an Stellschrauben, die bei richtiger Einstellung die Produktivität der Mitarbeiter steigen kann. Genauso wie die Produktivität gesteigert werden kann, kann auch das Gegenteil erzielt werden. Bei der Implementierung neuer Maßnahmen, Arbeitsschritte oder auch nur neuer Technik, sollte immer auch die Mitarbeiterzufriedenheit herangezogen werden. Gleichzeitig sind Menschen Gewohnheitstiere, es wird lieber an verinnerlichten und ineffizienten Arbeitsabläufen festgehalten, als neue optimierte anzunehmen. Die klare Kommunikation, warum es sinnvoll ist, Gewohntes zu ändern und die neue Einarbeitungsphase in Kauf zu nehmen, hilft den Mitarbeitern trotzdem diese abgeänderten Arbeitsschritte anzunehmen. Gerade eine fehlende Kommunikation, oder unzureichende Information über Abläufe kann Mitarbeiter frustrieren, eine Plattform dafür zu schaffen und auch zu pflegen wird die Zufriedenheit schnell steigern.