Lohnabrechnung muss nach gesetzlichen Vorgaben erstellt werden
Jeder Angestellte hat das Recht auf eine Lohnabrechnung, daher ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Abrechnung zu erstellen. Es gibt drei Säulen, auf denen die gesetzlichen Vorgaben klar aufbauen. Hierzu gehören:
• EstG: Im Einkommensteuergesetz ist festgelegt, nach welchen Regelungen die Lohnsteuerklassen festgelegt werden.
• GewO: In der Gewerbeordnung, sind die einzelnen Bestandteile der Vergütung geregelt. Hierzu hilft ein Blick in § 108 der Gewerbeordnung.
• SGB: Im Sozialgesetzbuch sind die Sozialabgaben geregelt. Hierbei handelt es sich um Arbeits-, Renten-, Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung
Welche Inhalte sind bei einer Lohnabrechnung erforderlich?
Wer sich selbstständig gemacht hat, steht vor einigen Fragen. Wann muss die Steuererklärung abgegeben werden, was ist die Umsatzsteuervoranmeldung und welche Inhalte müssen bei der Lohnabrechnung direkt an die Angestellten übertragen werden? Was genau darin vorkommen muss, regelt §108 Abs. 1 der GewO. Die folgende Unterteilung hilft dabei, eine optimale Lohnabrechnung zu erstellen:
Im Kopfbereich der Abrechnung müssen folgende Parameter vorhanden sein:
• Kompletter Name inklusive Anschrift des Arbeitgebers
• Kompletter Name, Anschrift und Geburtstag des Arbeitnehmers
• Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Steuer-ID des Arbeitnehmers
• Anfang und voraussichtliches Ende (falls nicht unbefristet) der Berufstätigkeit
• Ausstellungszeitraum der Bescheinigung
Anschließend erfolgt die Erstellung des Hauptteils der Lohnabrechnung. Hier müssen einige wichtige Faktoren niedergeschrieben werden, damit der Arbeitnehmer ein komplettes Dokument für seine eigene Steuererklärung, falls erforderlich, in der Hand hat. Zu den verpflichtenden Eckdaten gehören:
• Der Bruttoarbeitslohn
• Mögliche geldwerte Vorteile durch den Arbeitgeber
• Geleisteter Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge, falls vorhanden
• Steuerfreibeträge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Abzug der Kirchensteuer
• Sozialversicherungsbeträge, die durch den Arbeitnehmer gezahlt werden
• Persönliche und individuelle Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Tatsächlich ausgezahlter Nettobetrag
Wissen kompakt – so kann die Lohnabrechnung gelesen werden
Nicht nur Arbeitgeber haben Schwierigkeiten ihre Lohnabrechnungen zu erstellen, auch für Arbeitnehmer ist das Lesen eine Herausforderung. Ein paar Fragen werden dabei besonders häufig gestellt.
Die Suche nach der Rentenversicherungsnummer verwirrt viele Arbeitnehmer. Es wird davon ausgegangen, dass sich diese auf der Lohnabrechnung befindet, doch das ist schlichtweg falsch. Wer als Arbeitnehmer seine Rentenversicherungsnummer benötigt, findet diese auf dem Meldebescheid für die Sozialversicherung, der nur einmal pro Jahr ausgestellt wird. Es handelt sich um eine 12-Zeichen-lange Nummer, die aus elf Ziffern und einem Buchstaben besteht. Sie bietet hohes Verwechslungspotenzial mit der Sozialversicherungsnummer.
Auch die Suche nach der Steuer-ID ist ein häufiges Thema bei Lohnabrechnungen, doch diese wird bei der Erstellung erfasst. Sie befindet sich im Kopfteil und enthält insgesamt 11 Ziffern, die zudem Geburtstag und Ort, aber auch Vor- und Nachname erfassen.
Die Sozialversicherungsnummer, die aus Buchstaben und Ziffern besteht, ist ebenfalls im Kopfbereich zu finden. Sie enthält das Geburtsdatum sowie den Anfangsbuchstaben des Nachnamen und wird in der Lohnabrechnung meist als SV-Nummer deklariert.
Lohnabrechnung vs. Jahresübersicht – was ist was?
Die Lohnabrechnung wird dem Arbeitnehmer einmal pro Monat zugestellt, hier sieht er direkt seine Bezüge und weiß, welche Beträge an die Sozialversicherung gingen und welche aufs eigene Konto. Einmal pro Jahr muss der Arbeitgeber eine Jahresmeldung erstellen, die idealerweise am 31.Dezember spätestens übergeben wird. Die späteste Frist ist der 15. April des kommenden Jahres, bis dahin muss die Jahresmeldung ausgehändigt worden sein. Der Arbeitnehmer hat hierauf ein Recht und kann dieses geltend machen. Diese Jahresabrechnung dient unter anderem zur Vorlage beim Rentenversicherungsträger und wird daher auch für die Zukunft dringend benötigt. Die Zustellung kann per Post oder im Betrieb direkt erfolgen.
