Heute digitalisieren, um den Ansturm von morgen bewältigen zu können
Interview mit Dr. Benno Quade, CEO der OneQrew und Geschäftsführer der TAIFUN Software GmbH
Wirtschaftsforum: Herr Dr. Quade, mit seiner Handwerkersoftware will TAIFUN dafür sorgen, dass auf der Baustelle und im Büro alle Rädchen ineinandergreifen. Wie genau gehen Sie dabei vor?
Dr. Benno Quade: Mit unserer Lösung stellen wir für viele Gewerke ein durchgängiges ERP-System zur Verfügung. Darüber lassen sich sämtliche Prozesse von der Angebotserstellung über die Pflege der Kundendaten bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung für die anschließende Rechnungsstellung einschließlich des Mahnwesens abwickeln. Das funktioniert sowohl im Büro als auch über eine native mobile App, mit der Geschäftsinhaber und Monteure jederzeit und überall auf sämtliche relevanten Daten zugreifen können. So lässt sich ein Auftrag auch vor Ort auf der Baustelle nahtlos digital abschließen, dokumentieren und vom Endkunden unterschreiben.
Ebenso können über unsere Lösung die Bestellung von Werkzeugen und weiterem Material sowie andere Abläufe auf der Baustelle verwaltet werden.
Wirtschaftsforum: Wie stark muss die Software von TAIFUN an die konkrete Betriebsumgebung des jeweiligen Unternehmens angepasst werden?
Dr. Benno Quade: Unsere Lösung ist im Kern hoch standardisiert und bietet dennoch zahlreiche Optionen, aus denen der Kunde wählen kann – angefangen bei Details wie der Anpassung der Dokumente an sein Briefpapier bis hin zur Abbildung seiner individuellen Prozesse auf Basis bestimmter Vorkonfigurationen. Darum kümmert sich unser eigenes Customer Success-Team. Es verfügt über fundierte Kenntnisse der Betriebsabläufe in den einzelnen Gewerken, vom Sanitärhandwerk über die Elektroinstallation bis zur Klimatechnik, und hört unseren Kunden genau zu, um die passende Lösung für ihre konkrete Betriebsumgebung bereitstellen zu können.
Wirtschaftsforum: Was ist für TAIFUN – gerade vor dem Hintergrund von KI – wichtiger: Software- oder Prozess-Know-how?
Dr. Benno Quade: KI ist ein Werkzeug unter vielen und hilft uns inzwischen häufig dabei, schneller zum Ziel zu kommen – ähnlich wie die Bohrmaschine in den Händen unserer Kunden. Dennoch bleibt es für uns entscheidend, die Software stets in der richtigen Qualität bereitzustellen. Wir müssen also auch mit KI weiterhin genau wissen, was wir tun. Die wichtigste Grundlage für unseren anhaltenden Erfolg ist jedoch unser über Jahrzehnte gewachsenes Prozess-Know-how, das direkt aus der Praxis stammt. So verstehen wir genau, wie eine Angebotserstellung abläuft, wie eine Nachkalkulation erstellt wird und wie die typischen operativen Prozesse in einem Heizungs- oder Kältetechnikbetrieb funktionieren. Diese mehr als 30-jährige Erfahrung fließt bei TAIFUN weiterhin in jede Codezeile ein.
Wirtschaftsforum: Mit HalloPetra bieten Sie Ihren Kunden inzwischen auch eine KI-gestützte Büroassistentin an, die tief in das bestehende TAIFUN-System integriert ist.
Dr. Benno Quade: HalloPetra kann in einer sicheren Umgebung in Echtzeit auf Daten zugreifen und auf dieser Basis unter anderem Anrufe beantworten und Kundentermine vereinbaren. Dafür gleicht sie eingehende Rufnummern mit den TAIFUN-Stammdaten ab, prüft die Verfügbarkeit der Monteure und trägt Termine direkt in den TAIFUN-Kalender ein. Nach dem Gespräch werden die erfassten Informationen als strukturierter Datensatz an die Handwerkersoftware übergeben. Künftig soll HalloPetra auf Grundlage der Anlagen- und Wartungsvertragsdaten auch die Planung von Wartungsterminen automatisieren. Denn das Wartungsgeschäft ist für unsere Kunden besonders attraktiv, weil es wiederkehrende Umsätze verspricht. Bislang ist es jedoch mit einem vergleichsweise hohen administrativen Aufwand verbunden. Diesen soll die KI reduzieren, indem sie Endkunden selbstständig an anstehende Wartungen erinnert, Termine mit ihnen vereinbart und diese direkt in den Kalender einträgt. Auch auf unserer Cloudplattform MyOneQrew kommt inzwischen KI zum Einsatz: Dort können zum Beispiel handschriftliche Belege eingelesen und in strukturierte Daten überführt werden, um sie anschließend direkt in TAIFUN einzupflegen. Zudem steht mit Sketch ein Visualisierungstool zur Verfügung, mit dem sich den Endkunden ihr Bauprojekt im geplanten Zustand zeigen lässt – etwa das neue Badezimmer. Das erleichtert die Entscheidungsfindung und spart den Weg in die Ausstellung.
Wirtschaftsforum: Wie weit ist das Handwerk inzwischen bei der Digitalisierung vorangekommen?
Dr. Benno Quade: Viele Unternehmen haben auf diesem Weg bereits große Fortschritte gemacht und sind sehr an der Digitalisierung interessiert. Unsicherheit oder Frustration entsteht eher, wenn manche Betriebe frühzeitig in eine geplante Umstellung wie die E-Rechnung investieren, die ursprünglich vorgesehene Verpflichtung dann aber aufgeweicht wird. Kurzfristig verschafft das den Unternehmen einen Vorteil, die das Vorhaben auf die lange Bank geschoben haben. Den allermeisten Betrieben ist jedoch klar, dass sich mit gezielten Digitalisierungsmaßnahmen erhebliche Effizienzgewinne erzielen lassen – vor allem, wenn dadurch bislang mühevolle administrative Prozesse entfallen oder zumindest deutlich beschleunigt werden. So bleibt den Handwerkern mehr Zeit für ihre eigentlichen Projekte. Das ist angesichts des allgegenwärtigen Fachkräftemangels besonders wichtig. Er dürfte sich noch deutlicher bemerkbar machen, sobald die Baukonjunktur nach dem Ende der aktuellen wirtschaftlichen Schwächephase wieder anzieht. Darauf können sich die Betriebe bereits jetzt mit schlanken digitalen Strukturen vorbereiten.
Wirtschaftsforum: TAIFUN möchte dabei auch ein wichtiger Sparringspartner für das Handwerk sein.
Dr. Benno Quade: Unbedingt – denn nur durch den kontinuierlichen Dialog mit unseren Kunden und ihre Bereitschaft, neue Funktionen frühzeitig zu testen, können auch wir dazulernen und uns weiterentwickeln. Der enge persönliche Austausch ist deshalb weit über die Anpassung unserer Lösung an die konkrete Betriebsumgebung unserer Kunden hinaus sehr wichtig für uns.
