Geschäftsbrief: Gelungene Formulierung für Einleitung und Schlusssatz
Die Einleitung: Aller Anfang ist schwer…
… aber entscheidend! Machen Sie sich bewusst, wie wichtig der erste Eindruck ist. Gelingt es Ihnen, den Adressaten Ihres Briefes schon zu Beginn Ihres Schreibens für sich und Ihr Anliegen einzunehmen, steigert das Ihre Chancen, das Gewünschte zu erreichen. Der Einleitungssatz sollte deshalb grundsätzlich freundlich und positiv formuliert sein. Natürlich ist der Ton auch immer vom Anlass Ihres Schreibens abhängig. Doch auch bei einer neutralen Anfrage oder einem Beschwerdebrief ist es unschädlich, Ihr „Gegenüber“ zuvorkommend zu behandeln. Natürlich können Sie in diesen Fällen auch einfach sachlich bleiben. In jedem Fall sollte der Einleitungssatz kurz und verständlich sein. Denn niemand hat Lust, schon den ersten Satz mehrmals zu lesen, um zu verstehen, worum es geht.
Beispiele für die Einleitung eines Geschäftsbriefs
(Anrede),
- über Ihre schnelle Antwort haben wir uns sehr gefreut.
- Ihrer Beschwerde/Frage sind wir sofort nachgegangen.
- bei meiner Recherche zu …. bin ich auf Ihre interessante Webseite gestoßen.
- auf Ihrer interessanten Webseite habe ich gelesen, dass …
- entschuldigen Sie bitte die verspätete Antwort.
- vielen Dank für Ihre Anfrage vom …
- wir freuen uns über Ihre Anfrage vom …
- wir danken/ich danke Ihnen für Ihr Interesse an…
Auch wenn es sich um einen Geschäftsbrief handelt, darf der Einstieg, dort, wo es passt, auch ruhig einmal etwas ungewöhnlich sein. Wollen Sie auffallen – zum Beispiel bei einer Bewerbung oder mit einem Angebot Ihrer Leistungen – sollten Sie sich von anderen abheben. Abhängig vom Anlass kann sich in diesen Fällen beispielsweise der Beginn mit einem Zitat, einem Sprichwort oder auch einer Frage anbieten.
Der Abschlusssatz: Hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck!
Das zuletzt Gesagte oder Geschriebene bleibt meist in Erinnerung. Auch hier gilt also: Beenden Sie Ihren Brief mit einer freundlichen Formulierung. Der Abschlusssatz kann einen Dank oder eine Aufforderung enthalten. Sie haben an dieser Stelle die Gelegenheit, noch einmal auf Ihr Anliegen hinzuweisen. Wollen Sie mit dem Empfänger in Kontakt treten oder bleiben, bringen Sie das deutlich zum Ausdruck. Um den Empfänger zu einer Antwort zu bewegen, können Sie Ihren Brief auch mit einer Frage beenden.
Beispielsätze und –fragen für den Abschluss eines Geschäftsbriefs
- Abschließend möchte ich noch einmal darauf hinweisen, dass…
- Ich versichere Ihnen, dass…
- Für Fragen/weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
- Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen.
- Ich freue mich auf unser Telefonat/unser Treffen/Ihre Rückmeldung.
- Ich melde mich gerne bei Ihnen. Bitte teilen Sie mir mit, wie ich Sie am besten erreiche.
- Vielen Dank für Ihr Verständnis.
- Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit/Ihr Feedback.
- Was halten Sie von unserem Angebot?
- Haben Sie noch Fragen? Dann rufen Sie mich an.
- Kann ich noch etwas für Sie tun?
Zum Schluss noch ein Tipp: Lesen Sie sich den fertigen Entwurf noch einmal in Ruhe durch und versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers: Fühlen Sie sich bereits von der Einleitung so angesprochen, dass Sie mit Wohlwollen den weiteren Text lesen würden? Welchen Eindruck hinterlässt der Abschlusssatz bei Ihnen – würde er Sie zu dem Verhalten veranlassen, das Sie sich als Schreiber wünschen? Wenn Sie beides mit „ja“ beantworten können, hat sich Ihre Mühe gelohnt. Und nun viel Erfolg beim Schreiben!
