Wir machen aus Ihren Daten Geschäftserfolge

Wirtschaftsforum: Frau Sinner, Sie sind zusammen mit Frau Sinner-Kappelmaier und Frau Cammans gemeinschaftlich für die Geschäftsführung der AMS Marketing Service GmbH verantwortlich. Bitte geben Sie uns einen Überblick über die wichtigsten Entwicklungsschritte der Unternehmensentwicklung. Und was sind heute die wichtigsten Standbeine von AMS Marketing?

Jutta Sinner: Gegründet wurde das Unternehmen als Dienstleister für Datenerfassung und Datenpflege. Da wir schnell festgestellt haben, dass die Systeme, mit denen damals gearbeitet wurde, optimiert werden können, haben wir unsere IT Abteilung gegründet. Nach und nach haben wir dann nicht nur unsere Systeme optimiert, sondern auch die unserer Kunden. Von diesem Zeitpunkt ab, haben wir uns von dem anfänglichen Dienstleister für Datenerfassung weiterentwickelt zu einem IT Spezialisten, der Kunden jeglicher Branche berät und dessen Prozesse optimiert und weiterentwickelt. Unsere Datenerfassung, sowie unsere Projektleiter und unser Support-Team gehören aber genauso wie unsere IT-Abteilung zu unserem Gesamtkonzept. Nur durch das Zusammenspiel aller Teams erreichen wir die umfassende Betreuung und Beratung, die wir unseren Kunden bieten wollen. Unser wichtigstes Standbein ist damit auch schon beschrieben. Wir optimieren die Prozesse und Systeme unserer Kunden durch individuell zugeschnittene Lösungen. Unser Portfolio an verschiedenen Leistungen erlaubt es uns dabei, unsere Kunden auch über Jahre hinweg in den verschiedensten Bereichen zu unterstützen.

Wirtschaftsforum: Was unterscheidet AMS vom Wettbewerb? Und was sind die USPs?

Stephanie Sinner-Kappelmaier: AMS optimiert datengetriebene Prozesse und Systeme. Diese Dienstleistung richtet sich an kleine wie große Unternehmen, die mehr aus ihren Daten herausholen wollen. Die besondere Stärke von AMS liegt in der Analyse und dem Aufzeigen von Optimierungspotenzial in bestehenden Systemen, Prozessen und kompletten Situationen bei unseren Kunden. Als Lösungspartner begleiten wir aber eben auch bei der Umsetzung und Betreuung der Projekte, meistens sogar über viele Jahre hinweg. Dabei gewährleisten wir höchst mögliche Datensicherheit und -schutz. Am wichtigsten ist uns aber die Zufriedenheit unserer Kunden.Wir sind der Überzeugung, dass man die Zufriedenheit seiner Kunden am besten über den Service steuern kann. Natürlich bieten wir dank 25 Jahren Erfahrung eine tolle Beratung und liefern hochwertige Ergebnisse. Das tun aber viele unserer Mitwettbewerber auch. Wichtig ist für uns daher nicht nur das Endprodukt, sondern der gemeinsame Weg dorthin. Wir sind ein verlässlicher und kompetenter Partner, der mehr durch Leistung und Bodenständigkeit hervorsticht, als durch Titel und hochgestochenes Auftreten. Wir verwenden keine unverständlichen Anglizismen, sondern kommunizieren transparent und verständlich. Wir versuchen Fragen vorherzusehen und schon vorab zu klären. Natürlich ist bei uns, so wie bei jedem Dienstleistungsunternehmen, der Kunde König. Wir versuchen darüber hinaus aber immer ein Quäntchen mehr zu geben. So basiert der Umgang mit unseren Kunden und Stakeholdern auf Respekt, Freundlichkeit und einer professionellen Atmosphäre aber immer auch geprägt von der Familiarität unseres Unternehmens.

Wirtschaftsforum: Bitte geben Sie uns zwei Beispiele für relativ aktuelle Projekte, bei denen die Stärken von AMS Marketing zum Tragen kamen.

Nikola Cammans: Ein sehr spannendes Thema haben wir mit der Digitalisierung von Verträgen gelöst. Der komplette Unterschriftsprozess ist dabei automatisiert. In der benötigten Reihenfolge unterschreiben alle Vertragspartner online, eine automatische Steuerung sorgt dafür, dass keine Unterschrift fehlt. Wenn ein Vertrag zum Beispiel beim Geschäftsführer Ihres Kunden zur Unterschrift wartet, erhält er direkt eine Email zur Info. Damit kann der Ablauf mit mehreren Unterschriftshierarchien bei unserem Kunden, dem Außendienst und beim Endkunden abgebildet werden. Die Vertragspartner melden sich online in unsere Anwendung an, können alle Vertragsbestandteile einsehen und direkt mit einer digitalen Signatur unterschreiben. Bei Verzögerungen schickt das System automatisch eine Erinnerung. Somit ist auch die Einhaltung von Fristen bei wichtigen Vertragsabschlüssen gewährleistet. Es ist außerdem möglich, einen Vertragsgenerator einzusetzen. Das heißt, wenn Verträge mit verschiedenen Vertriebspartnern abgeschlossen werden sollen, können jedem Vertriebspartner genau seine relevanten Vertragsbausteine zugeordnet werden.

Eine Kontrolle über den Status innerhalb des Unterschriftenprozesses ist für unseren Kunden dabei jederzeit möglich. Der Endkunde kann bei seinen Verträgen ebenfalls nachvollziehen, ob nach ihm in der Staffel noch eine Unterschrift fehlt.

Die Praxis hat gezeigt, dass die Unterschriftsprozesse wesentlich beschleunigt werden. Statt sechs Wochen über den Postversand dauert es heute im Idealfall weniger als eine Stunde, bis alle Vertragspartner unterschrieben haben. Und die unhandlichen Papierstapel entfallen komplett. Neben den Vertragsunterlagen können über die Website auch redaktionelle Inhalte eingeblendet werden, oder Mailings versendet werden, sodass das Vertragsmanagement gleichzeitig zu einem direkten und umfassenden Kommunikationskanal mit dem Endkunden wird.

In einem anderen Projekt haben wir ein Reporting- und Auditsystem für den Außendienst erstellt. Quartalsweise erfolgen Audits zwischen Innen- und Außendienst, um verschiedene Kennzahlen zu besprechen und Maßnahmen zur Marktentwicklung zu entwerfen. Unser Kunde im Innendienst hat für die Vorbereitung mit mehreren Excel Listen jedes Quartal 3 Wochen benötigt, bis er alle relevanten Kennzahlen ermittelt hatte. Unser Auftrag lautete, ein zentrales online Reporting zu erstellen, und Excel als Fehlerquelle und Zeitfresser zu ersetzen. Als Lösung haben wir ein vielfältiges Importmodul programmiert, dass auch bei Veränderungen innerhalb der Quell-Excel-Datei die korrekten Daten speichert. Automatische Vorgänge ziehen es vor, dass immer alles an der gleichen Stelle steht. Unser IT Kollege hatte damit schon eine kleine Nuss zu knacken, aber das Ergebnis ist spitze geworden. Zusätzlich zum Import von Excel Dateien nutzen wir auch Schnittstellen zu mehreren internen Anwendungen unseres Kunden. Das hat den Vorteil, dass man tagesaktuelle Daten für die Auswertungen erhält und minimiert das Risiko von Fehlern in Excel. Mit dem Reporting hat unser Kunde nun alle Kennzahlen auf einen Blick, wann immer neue Basisdaten für die Verarbeitung bereitstehen. Mit nur einem Knopfdruck. Als Optimierung haben wir später den Fragebogen für den Außendienst in die Website integriert. Der Außendienst bewertet jetzt vor dem Audit seinen Status im online Fragebogen. Die Ergebnisse werden im Audit neben den dazu gehörigen Kennzahlen eingeblendet. Unser Kunde kann während des Audits mit dem Außendienst neue Maßnahmen festlegen und den Erfüllungsgrad der letzten Maßnahmen per Mausklick festhalten.

Wirtschaftsforum: Ihre Zielgruppen: Welche Branchen und Regionen/Länder sind aktuell die wichtigsten Märkte von AMS Marketing? In welchen Bereichen und Regionen sehen Sie für die Zukunft vielversprechendes Potenzial?

Jutta Sinner: Die Automotive- und die Bankenbranche sind derzeit unsere wichtigsten Kundengruppen. Unsere Erfahrung im Automotive Bereich vervollständigen wir seit 25 Jahren. Wir kennen die Herausforderungen, die mit einer Vertriebsstruktur freier Handelspartner einhergehen. Man hat einfach nicht jede Filiale im direkten Zugriff, sondern es ist ein permanentes Geben und Nehmen, bei dem jeder Handelspartner sein eigenes Auskommen braucht. Mit den Jahren haben wir vielfältige Lösungen entwickelt, wie man Steuerungselemente und Anreizsysteme miteinander verbinden kann.

Der Sicherheitsstandard in der Zusammenarbeit mit Banken war am Anfang für uns schon eine Herausforderung. Die Ansprüche an Informationssicherheit und Datenschutz sind immens und gehen deutlich über die Inhalte unserer Zertifizierung nach dem ISO Standard für das Informations-Sicherheits-Management hinaus. Wir haben über die Jahre viel gelernt und uns stark weiterentwickelt. Vor allem die permanent hohe Sensibilität unserer Mitarbeiter ist für uns unersetzlich. Vor Kurzem bezeichnete einer unserer Kunden uns als Fort Knox, worauf wir wirklich sehr stolz sind.

Die natürliche Weiterentwicklung dieses Sicherheitsdenkens haben wir in den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung von letztem Jahr kennengelernt. Durch die langjährigen Erfahrungen waren wir bereits gut aufgestellt. Den Änderungen des letzten Jahres konnten wir somit glücklicherweise relativ entspannt begegnen. In einem unserer Projekte beantworten wir nahezu alle Endkundenanfragen, die unser Kunde im Kontext der DSGVO erhält. Ich glaube, dass hier in den nächsten Jahren noch eine Menge Potenzial liegt, weil die Firmen häufig noch unsicher sind, wie mit den Vorgaben der DSGVO umzugehen ist.

Unser Hauptaugenmerk liegt im deutschen Markt, auch wenn wir international in verschiedenen Ländern tätig sind. Heutzutage lassen sich alle Fragen digital besprechen und veranschaulichen. Ländergrenzen sind schon lange kein Hinderungsgrund mehr, das sehen wir immer wieder an unseren internationalen Projekten. Da für uns aber die persönliche Betreuung eine zentrale Rolle spielt, sehen wir unseren Schwerpunkt auch künftig in Deutschland.

Wirtschaftsforum: Wie stellen Sie sicher, aktuell und auch in Zukunft technologisch dem Wettbewerb einen Schritt voraus sind?

Nikola Cammans: Das ist eine der größten Herausforderungen, denen wir im IT Geschäft entgegensehen. Da wir unsere Anwendungen auf unserer eigenen Serverinfrastruktur hosten, sind nicht nur neue Trends in Endgeräten und Programmierung wichtig. Auch die Infrastruktur muss laufend mit den neuen Technologien schritthalten und den großen Datenmengen gewachsen sein.

Selbstverständlich informieren wir drei uns laufend über Trends, die im entstehen sind und finden heraus, wohin die Reise gehen wird. Die wichtigsten Impulse kommen aber direkt von unseren Mitarbeitern. Wir haben das große Glück, dass unsere Mitarbeiter Freude an neuen Ideen haben und voll hinter den Leistungen der AMS stehen. Wir stehen mit unseren Kunden immer wieder vor neuen Herausforderungen und um diese optimal zu lösen, suchen wir immer nach neuen Wegen. Natürlich gibt es Schulungen für uns und unsere Mitarbeiter, aber das allein ist nicht ausreichend, um am Zahn der Zeit zu bleiben. Dazu gehört immer auch Eigeninitiative und Engagement jedes Einzelnen. Nur weil jeder Einzelne die beste Lösung für unsere Kunden erarbeiten möchte haben wir Mitarbeiter, die sich auch über die Arbeitszeit hinaus auf dem Laufenden halten und das Unternehmen mit ihrem Wissen bereichern. Das erreichen wir durch Motivation und Wertschätzung unserer Mitarbeiter.

Wirtschaftsforum: Welche Ziele, Pläne und Projekte möchten Sie kurz- und mittelfristig noch realisieren? Und wo würden Sie AMS Marketing gerne zukünftig bis circa 2025 am Markt stehen?

Stephanie Sinner-Kappelmaier: Wir sind ein Familienunternehmen und unser oberstes Ziel ist somit ein kontinuierliches und gesundes Wachstum, um unseren Mitarbeitern auch in Zukunft einen sicheren Arbeitsplatz und unseren Kunden den besten Service anbieten zu können. Kurzfristig möchten wir mit unserem digitalen Vertragswesen neue Kunden gewinnen. Wir sind der Überzeugung, dass es über alle Branchen hinweg ein sinnvoller Bestandteil der voranschreitenden Digitalisierung ist.

Dieses Jahr starten wir mit dem nächsten Level unseres Total Quality Management Systems. Die Zertifizierung nach dem ISO 9000 Standard haben mittlerweile viele Unternehmen. Da wollen wir schon noch eine Schippe drauflegen. In Kürze haben wir unser erstes Assessment durch die European Foundation for Quality Management. Die Anforderungen des EFQM setzen weit mehr voraus, als allgemeine Normen. Wir hoffen, dass aus der Erfahrung der Assessoren für uns viele spannende neue Herausforderungen entstehen, die unseren eigenen Stärken/Schwächen Katalog sinnvoll ergänzen. Wir sind gespannt, wie lange wir den Status ‘recognized for excellence’ behalten werden. Unser Ziel ist es, in den nächsten Jahren den Ludwig-Erhard-Preis sowie später den EFQM-Excellence-Award zu erwerben. Dabei geht es uns weniger um einen hübschen Pokal für die Vitrine am Empfang. Das Wissen und die Weiterentwicklung, die daraus erwachsen, sind für uns der eigentliche Gewinn.