Stellt sich natürlich die Frage, welcher Dienstleister denn nun der passende ist. Wichtig ist auf jeden Fall, dass man bei der Suche sehr strukturiert vorgeht. Es ist grundsätzlich immer sehr hilfreich, die Bewertungen der Agenturen im Netz, z.B. auf Google oder Portalen wie Agenturtipp, zu prüfen.
Vor Beginn der Agentursuche
Oftmals sieht man sich mit der Frage konfrontiert, welchen Nutzen der Dienstleister im Verhältnis zur Investition bietet. Bei der Agentursuche sollten die folgenden drei Fragen immer berücksichtigt werden:
● Welche Kompetenzen sind für das Projekt erforderlich?
● Welche Erwartungen werden an die Zusammenarbeit und das Ergebnis gestellt?
● Was ist man bereit zu investieren?
Tipp Nr. 1: Ein gutes Briefing erstellen
Es ist ein Fakt, dass, je besser die Suchkriterien formuliert sind, desto besser fällt auch das Suchergebnis aus. Auch für die Suche von Produktdesignern, Markenagenturen oder anderen Beratungsunternehmen ist das gültig. Die persönlichen Vorstellungen müssen also entsprechend präzise formuliert sein, denn damit geht einher, dass dann auch die Kriterien für die Agenturauswahl klar und deutlich werden. Aus diesem Grund ist ein Briefing notwendig.
Dank des Briefings werden die wesentlichen Fragen zum eigenen Vorhaben klar definiert. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob man ein physisches oder digitales Produkt entwickelt, oder einen Service. Dazu sollten Fragen gestellt werden, die das Ziel klar definieren, beschreiben, was das Produkt können muss und darf, wie viel Zeit und Budget zur Verfügung stehen und ob noch andere Stakeholder involviert sind. Schlussendlich muss auch die Frage geklärt sein, welche Aufgaben der Dienstleister genau übernehmen soll. Mit Beantwortung dieser Fragen entsteht ein Briefingdokument, ein Lastenheft oder eine Wertungsliste.
Tipp Nr. 2: Suchen und Ansprechen von eventuellen Dienstleistern
Wenn es sich um ein kleineres Vorhaben handelt, sollte man eine Vorauswahl von zwei bis drei Agenturen treffen. Handelt es sich um größere Projekte, darf die Vorauswahl aber auch größer sein. Ebenso ist es möglich, einen Pitch zu organisieren, oder man vereinbart ein Treffen oder einen Video-Call. Ziel ist es, sich persönlich kennenzulernen, um ein Gefühl für eine eventuelle Zusammenarbeit zu bekommen.
Sobald man das Briefing vorgestellt hat, sollte ein möglichst konkretes und strukturiertes Feedback die Antwort der Agentur sein. Die Agentur sollte in der Lage sein, eigene Projekte, die für das Vorhaben relevant sind, vorzustellen. Wichtig ist es auch, konkrete Fragen zu stellen, um die exakte Vorgehensweise der Agentur zu verstehen.
Den persönlichen Kontakt mit möglichen Dienstleistern aufzunehmen, hat immer den Vorteil, dass man hier selber noch lernen kann. Die Wahrscheinlichkeit, dass man selbst noch nicht Aspekte des eigenen Vorhabens bedacht hat, ist nämlich recht groß. Gerade in dem Erstgespräch können gute Ideen und Inspiration zum Vorschein kommen.
Fragen, die bei der Vorauswahl der Dienstleister helfen können
● Wie steht es um das Knowhow bzw. Expertenwissen der Agentur?
● Wie leistungsfähig ist sie hinsichtlich der personellen Kapazitäten?
● Was die bisherigen Projekte betrifft, wie erfolgreich waren diese?
● Wie gut ist das Auftreten des Dienstleisters der eigenen Person und der Zielgruppe gegenüber?
Vor allem bei aktuellen Referenzen ist es zuweilen möglich, Daten zum Erfolg zu recherchieren, ebenso ist auch möglich, nach einem Referenzkontakt der Agentur zu fragen.
Ist ein Pitch notwendig?
Ein Pitch ist häufig nicht nötig, denn letztlich bedeutet ein Pitch immer einen deutlich höheren Aufwand als „Chemistry Meetings“ oder kleine Probeaufträge. Bei einem Pitch handelt es sich um einen Wettbewerb um den Auftrag. In der Regel ist ein Pitch aber für kleinere und mittlerer Unternehmen im Verhältnis zum Projektbudget zu teuer und zeitaufwendig.
Wann ist ein Pitch sinnvoll?
Das lässt sich am besten an den folgenden Beispielen erklären.
Beispiel 1: Wenn sich das Unternehmen gerade neu erfindet oder man auf völlig neue Märkte abzielt und ein gänzlich neues Geschäftsmodell entwickelt wurde, dann kann ein gut vorbereiteter, kreativer Pitch dabei helfen, die richtige Richtung zu finden.
Beispiel 2: Man ist auf der Suche nach einer Agentur, die langfristig für das Unternehmen tätig sein soll. Dieser Partner soll beim Aufbau des Business begleitend an der Seite stehen.
In diesen Beispielfällen kann ein Pitch durchaus sinnvoll sein.
Tipp 3. Diese Kriterien sind entscheidend bei der Agenturauswahl
Wenn das Kennenlernen einen positiven Ausgang genommen hat, wird ein detailliertes Angebot und eine Kostenkalkulation folgen. Wichtig ist dann, dass das Angebot zum Briefing und dem gesetzten Rahmen passt.
Wenn sowohl das Briefing als auch die Vorauswahl gut vorbereitet wurden, dann sollten die nun ankommenden Angebote im Preis nicht besonders deutlich voneinander abweichen. Es ist an dieser Stelle immer sehr empfehlenswert, die Angebote, die sowohl nach unten als auch nach oben besonders stark abweichen, sehr genau in Augenschein zu nehmen. Oder anders ausgedrückt, die deutlich abweichenden Kalkulationen sollten immer sehr kritisch betrachtet und hinterfragt werden. Es ist zudem an dieser Stelle wichtig zu schauen, welcher Arbeitsaufwand kalkuliert wurde. Es ist nämlich durchaus möglich, dass sich die Agenturen am Budgetrahmen orientieren, aber mit einem unterschiedlichen Arbeitsaufwand abrechnen.
Tipp 4: Bei der Entscheidung spielen das Gefühl und die Chemie eine wichtige Rolle
Ganz am Ende kommen einige Faktoren zusammen: das persönliche Gefühl, die Erkenntnisse aus dem persönlichen Gespräch, die Referenzen der Dienstleister und das Angebot und die Kosten. Das alles muss in Relation gesetzt werden. Um die unterschiedlichen Kriterien und Aspekte besser miteinander vergleichen zu können, ist es empfehlenswert, eine Bewertungsliste zu erarbeiten und hier dann entsprechende Punkte zu vergeben. So sind alle relevanten Aspekt sehr leicht gegenüberzustellen.
Besonders hilfreich erweist sich eine solche Liste vor allem dann, wenn mehrere Kollegen intern an der Auswahl beteiligt sind. Um hier ein vernünftiges Ergebnis zu erhalten, wird es immer zu kritischen Abwägungen kommen. Wichtig ist aber, nicht einfach den günstigsten Preis entscheiden zu lassen, denn letztlich dreht sich alles darum, für die eigene Investition die beste Rendite zu erhalten.
