Den Wandel in die digitale Dokumentenwelt begleiten

Interview mit Oliver Paul, Geschäftsführer der GAA GmbH & Co. KG

GAA GmbH & Co. KG Datenerfassung — Hohe Kompetenz und große Erfahrung: Hier werden Daten erfasst und digitalisiert

Geht es um Archivierung, Posteingang, Personalakten und Informationsmanagement, dann ist die GAA GmbH & Co. KG der kompetente Ansprechpartner. Mit der Erfahrung von fast 50 Jahren bietet das Familienunternehmen aus dem hessischen Friedrichsdorf seinen Kunden umfassende Workflow-Komplettlösungen. Dazu gehören die Leistungen eines Systemhauses und Systemhosting ebenso wie Scanservice, digitaler Postkorb, DMS, ECM, Akteneinlagerung und Datensicherheit.

Seit 2019 leiten Oliver Paul und seine Gattin Alexandra Stöckl-Paul die GAA GmbH & Co. KG und die GAA Archiv GmbH & Co. KG, nachdem Firmengründerin Elfriede Gaa im Alter von 83 Jahren die Geschäftsführung abgegeben hat. Damit finden sich unter dem Dach der Holding der Familie Paul – der FAMO Holding GmbH – neben den drei Firmen der Heydt-Gruppe nun auch die beiden GAA-Unternehmen.

Bereits seit 1994 tragen die Eheleute Paul die Verantwortung für die drei Firmen der Heydt-Gruppe, die Heydt-Verlags-GmbH, die Heydt-Services-GmbH – beide in Rottenburg – sowie die Heydt-Services-GmbH im schweizerischen Dattwil. Technisch gesehen ist das Unternehmen Pionier bei den Dokument-Management-Systemen sowie als Scan-Dienstleister. Die Firma Heydt hat mit HYDMedia ein bis heute marktführendes Produkt entwickelt, das vom Großkonzern Dedalus HealthCare im Gesundheitsmarkt vertrieben wird.

Bis heute arbeitet Heydt mit Dedalus als exklusivem Lösungsanbieter für großvolumige Archive zusammen. Heydt ist Marktführer bei Krankenhäusern und bedient viele Kunden mit Scan-Dienstleistungen. Die Firma GAA hingegen hat sich auf Dienstleistungen für Banken, Versicherungen, Industrie, öffentliche und kirchliche Verwaltungen sowie den Handel spezialisiert. Schon in den frühen 1990er-Jahren entwickelte GAA Dokumenteneingangslösungen mithilfe künstlicher Intelligenz.

Menschliches Miteinander

Heute beschäftigt GAA 140 Mitarbeiter, bei der Heydt-Gruppe arbeiten 400 Beschäftigte. Die Heydt-Gruppe zeichnet aus, dass sie immer wieder Produkte erfand, die es so auf dem Markt noch nicht gab und die oftmals Nischen abdeckten. Zu diesen Nischenprodukten zählen zum Beispiel die Softwarelösungen C[act] für das Aktenforderungsmanagement, C[arc] als sicheres Cloudarchiv, der sichere und datenschutzkonforme Datenübermittlungsdienst C[serve] sowie der sichere und schnelle Zugriff auf ausgelagerte Dokumente mittels C[depot].

Oliver Paul kümmert sich um IT, Marketing, Vertrieb und Technik, seine Frau um Personal, Finanzen und Produkte. Ihre Tochter belebt das HR-Management mit vielen neuen Ideen, während sich der Sohn gerade in IT und Marketing einarbeitet. Die Familie unterstützt Frauen nicht nur in Führungspositionen. Grundsätzlich sind innerhalb der Firmengruppe deshalb auch mehr Frauen als Männer beschäftigt.

Beim Marketing setzt die Gruppe auf User Stories, Anzeigen in der Fachpresse, das Internet sowie Fachbeiträge auf Kongressen. Vernünftiges Wirtschaften sowie gutes Kostenmanagement sind ebenso Erfolgsfaktoren der Unternehmensgruppe wie technische Innovationen, die im Team entwickelt werden. Prozesse werden angeschaut und mittels Standards umgesetzt. Einen hohen Stellenwert innerhalb des Familienbetriebes hat auch eine menschliche Unternehmenskultur, in der die Reinigungskraft ebenso wichtig ist wie der IT-Spezialist. Dabei wird versucht, gegen die Gleichgültigkeit von Menschen anzugehen und jeden Mitarbeiter wertzuschätzen.

Die qualifizierte Begleitung der Kunden beim Wandel zum digitalen Dokumentenmanagement ist für das familiär aufgestellte Unternehmen die bedeutendste Zukunftsaufgabe: damit auch die nächste Generation ein solides und soziales Haus erfolgreich weiterführen kann.