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Abgespeichert statt abgeheftet: Ordner machen Platz im Regal

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Den Leitz-Ordner kennt jeder. Aus vielen Büros ist er auch heute noch nicht wegzudenken. Oder doch? Das Unternehmen Leitz selbst war es, das 1996 als erstes einen elektronischen Ordner zum Dokumentenmanagement und zur Archivierung entwickelte und damit einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung machte.

„Dort war man schon damals sehr visionär und glaubte an die Idee des papierlosen Büros“, erzählt der Geschäftsführer und Haupteigentümer von ELO Digital Office Karl Heinz Mosbach. Gemeinsam mit seinem Geschäftsführer-Kollegen und Miteigentümer Matthias Thiele kaufte er 1998 die Division Elektronische Ordner aus der Firma Leitz.

Der Firmenname ELO stammt noch aus dieser Zeit: Er ist abgeleitet von ‘Elektronischer Leitz-Ordner’. Seitdem ist das Unternehmen kontinuierlich aus eigener Kraft gewachsen. Mit 21 Standorten in 17 Ländern Europas, Amerikas, Asiens und Australiens ist ELO weltweit erfolgreich. Bis zu 580 Mitarbeiter beschäftigt das Unternehmen, das jährlich einen wachsenden Umsatz von 64 Millionen EUR vorweisen kann.

Den Anwender abholen

„Wir sind von den Akten, die in Archiven abgelegt wurden, ausgegangen und haben die Anwender dort abgeholt, wo sie unsere Lösungen einsetzen konnten“, berichtet Karl Heinz Mosbach. Anders als andere Softwarehäuser, die mit innovativen und praxisbezogenen Lösungen an den Markt gingen, wählte ELO die Standardisierung: Die Produkte sind in Form eines Baukastens aufgebaut, der sich individuell zusammenstellen lässt. Ziel ist eine effiziente Dokumentenverwaltung inklusive sicherer Archivierung und Aufbewahrung.

„Zusätzlich haben wir Workflow-Komponenten entwickelt, die verschiedene Geschäftsprozesse als vorkonfigurierte Lösungen definiert haben und je nach Bedarf eingesetzt werden können. Sie erlauben aber auch das Erstellen von elektronischen Formularen“, erläutert der Geschäftsführer.

Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH
„Bei Leitz war man damals schon sehr innovativ und glaubte an die Ideen des papierlosen Büros.“ Karl Heinz MosbachGeschäftsführer

Solche Lösungen existieren unter anderem für den Personalbereich, etwa in Form einer Personalakte, oder als internes Rechnungsmanagement, welches das manuelle Eingeben einzelner Buchungsdaten überflüssig macht und somit Zeit spart. „Das intelligente Informationsmanagement bildet den Kern unserer Produkte. Es ermöglicht eine intelligente Suche nach Dokumenten im gesamten System, aber auch eine Datenanalyse, die es erleichtert, Entscheidungen zu treffen.“

Was sich kompliziert anhört, ist es auch – aber nicht für den Anwender, wie Karl Heinz Mosbach betont: „Unsere Software ist intuitiv zu bedienen und damit einfach und schnell anzuwenden, ohne dass lange Schulungen erforderlich sind.“ Während der Mensch mit der Anwendung lernt, lernt auch das System: „Es können Bereiche nachgefragt und korrigiert werden. Beim nächsten Mal weiß das System dann, wie es arbeiten muss.“

Ein Netz von Partnern

Etwa eine Million Anwender weltweit nutzen die Produkte von ELO. Nachdem das Unternehmen mit der Entwicklung von Lösungen für den Mittelstand begonnen hatte, entwickelte es 2004 nach einer Anfrage der Lufthansa ein Produkt, das auf große Konzerne zugeschnitten war. Heute gehören Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zu den Kunden – auch kommunale Einrichtungen und Bundesbehörden. So hat ELO für die Stadt Zürich 10.000 Arbeitsplätze mit den unterschiedlichsten Zuständigkeiten mit seiner Lösung ausgestattet.

„Wir arbeiten in der Regel mit Systemhäusern zusammen. Diese sind oft branchenspezialisiert und kennen daher die Bedürfnisse der Kunden sehr gut. Unser Partner-Netzwerk besteht aus über 1.000 Systemhäusern weltweit“, berichtet Karl Heinz Mosbach.

Digitalisierung mitgestalten

Die Rolle seines Unternehmens im riesigen Feld der Digitalisierung ist für den Geschäftsführer klar umrissen: „Die Digitalisierung bestimmt heute viele Bereiche unseres täglichen Lebens, sowohl in der Berufswelt als auch im privaten Umfeld. Wie weit sie gehen soll und welche Gefahren und welche Anonymität mit ihr einhergehen, muss auch durch die Politik gelenkt werden. Wir wollen ein aktiver Player sein, der die Digitalisierung so steuert, dass sie Erleichterungen und Hilfestellungen bietet.“

So könnten wiederholende Arbeiten durch automatisierte Lösungen ersetzt werden, sodass die Mitarbeiter für wichtige Themen mehr Zeit haben. „Wir sehen uns in diesem Bereich als Gestalter, der sich auch seiner gesellschaftlichen Verpflichtung bewusst ist“, ergänzt er.

Im Gegensatz zu konkurrierenden Unternehmen ist technologische Weiterentwicklung für ELO eine Grundvoraussetzung. „Viele Anbieter haben nur die Oberfläche ihrer Produkte modernisiert, das Innenleben der Technologie ist aber veraltet. Wir aber haben unsere Produkte immer neu entwickelt und damit auf dem neuesten Stand gehalten.“ So waren die Stuttgarter auch die Ersten, die eine Applikation für das Smartphone entwickelt haben. „Wir wollen immer einen Schritt voraus sein“, sagt Karl Heinz Mosbach.

„Wir wollen ein aktiver Player sein, der die Digitalisierung so steuert, dass sie Erleichterungen und Unterstützung bietet.“ Karl Heinz MosbachGeschäftsführer
Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH

Obwohl das Unternehmen eine Standardlösung anbietet, sei diese durch ihr Baukastensystem stets flexibel auf die Geschäftsprozesse anwendbar und biete zudem gute Schnittstellen zu anderen Systemen, hebt er weiter hervor. Auch in Zukunft wird im Unternehmen alles beim Alten bleiben – und sich dennoch alles verändern: „Wir sehen, dass wir auch weiterhin nur Erfolg haben werden, wenn wir am ständigen Wandel teilnehmen und diesen zukunftsweisend mitgestalten. Veränderung ist unser Erfolgsrezept.“

Karl Heinz Mosbachs Ziel sind intelligente Lösungen, die auch die neuen Bedürfnisse der Kunden berücksichtigen – wie etwa die Mobilität. Ein Bauleiter etwa kann sich dank eines Workflow-Moduls Informationen direkt von der Baustelle ‘abholen’ und muss nicht mehr überall vor Ort sein.

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