Wie man die Dokumente von morgen managt

PROXESS ist spezialisiert auf die Digitalisierung und Automatisierung von Dokumentenmanagement in Unternehmen. Mit über 30 Jahren Erfahrung sieht sich die Softwarefirma als Pionier im wachsenden Markt für maßgeschneiderte, effiziente Dokumentenmanagementlösungen. PROXESS geht zurück auf das 1991 gegründete Unternehmen HABEL Dokumentenmanagement.

„HABEL suchte nach neuen Partnern, um sich zu vergrößern und technisch weiterzuentwickeln.“, erläutert Martin Fecker, Geschäftsführer von PROXESS und zuvor Geschäftsführer bei HABEL. „So kam es im Jahr 2018 zum Zusammenschluss mit der Akzentum GmbH in Rengsdorf.“

Mit dem Zusammenschluss von HABEL und Akzentum zu PROXESS konnte mit der Beta Systems Software AG zugleich ein leistungsfähiger Investor für das neue Unternehmen gewonnen werden. „Beta Systems ist selbst Softwarehersteller für Versicherungen und Großbanken“, erklärt Martin Fecker. „Das war ein wichtiger Schritt für uns, der uns die Weiterentwicklung von Funktionalitäten, zum Beispiel cloudfähige Lösungen, ermöglicht hat.“

Hohes Wachstumstempo

PROXESS hat mehr als 2.800 Kunden, hauptsächlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz, und beschäftigt aktuell 108 Mitarbeiter. „Es war uns wichtig, für das noch junge, gemeinsame Unternehmen einen Team-Spirit zu schaffen“, so Martin Fecker. „Das hat enorm dazu beigetragen, nachhaltiges Wachstum zu generieren.“ So konnte man den Umsatz in den letzten zwei Jahren jedes Jahr um 15% steigern, auf heute zwölf Millionen EUR – in der Coronakrise.

„Wir haben uns in den letzten drei Jahren stabil entwickelt und sowohl bei Mitarbeitern und Umsatz zugelegt“, bestätigt Martin Fecker. „Corona hat die digitale Transformation deutlich beschleunigt, davon konnten sowohl unsere Kunden als auch wir profitieren.“ PROXESS bietet Dokumentenmanagementlösungen für den Mittelstand, insbesondere für die Möbelindustrie und den Großhandel.

„Wenn es um diese beiden Branchen geht, kommt man an uns nicht vorbei. Dennoch ist unsere DMS-Lösung branchenneutral und so sind wir auch in vielen anderen Branchen erfolgreich unterwegs“, sagt Martin Fecker. Die Softwarelösungen des Unternehmens kümmern sich um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten im Unternehmen, von der Prüfung von Eingangsrechnungen über alle Dokumente der Auftragsbearbeitung und dem nachgelagerten Kundenservice.

„Wir bieten ein Komplettpaket für den gesamten Workflow von Dokumenten im Unternehmen mit Integrationen in viele unterschiedliche ERP, FIBU, CRM-Systeme sowie Office-Apps wie Outlook 365“, erklärt Martin Fecker. „Es geht dabei nicht mehr nur um Dokumente, sondern darum durch integrierte Prozesse sämtliche Informationen und Daten in einem nahtlosen Workflow ständig verfügbar zu machen.“ Wichtig seien darüber hinaus das einfache Handling und eine möglichst positive User Experience. „Unsere Lösungen haben eine nutzerfreundliche Oberfläche und sind intuitiv bedienbar“, hebt Martin Fecker hervor.

Beratung auf Augenhöhe

Alle Projekte, die von PROXESS beim Kunden umgesetzt werden, starten mit einer kundenindividuellen Bedarfsanalyse. „Wir beraten auf Augenhöhe, wir kennen und verstehen die Prozesse des Kunden, sind flexibel und schnell und agieren nach dem Grundsatz ‘One-face-to-the customer’“, fasst Martin Fecker die Vorzüge einer Zusammenarbeit mit dem Branchenspezialisten zusammen, dessen Zielgruppe mittelständische Unternehmen mit 50 bis 1.000 Mitarbeitern sind.

Hauptmarkt ist die DACH-Region, indirekt – über das Partnernetzwerk und ERP-Partner in 56 Ländern – liefen die Softwarelösungen sogar in Malaysia und China. „Hier sind wir viel gemeinsam mit unseren Kunden gewachsen“, so Martin Fecker, der den Erfolg vor allem darauf zurückführt, dass man die Dokumentenprozesse von morgen gestalte. „Wir denken heute schon an morgen, wir denken in Integration und Services, gerade hybrides Arbeiten werden wir weiter unterstützen. Die Arbeitswelt wird sich nicht zurückentwickeln, die Menschen werden noch mehr dezentral arbeiten. Hier unterstützen wir mit nativen Apps und der Integration in Office 365.“

Der Fachkräftemangel mache sich immer stärker bemerkbar, PROXESS habe jedoch keine große Fluktuation. „Wir haben viele langjährige Mitarbeiter mit entsprechendem Know-how“, sagt Martin Fecker. „Gleichzeitig möchten wir mehr junge Leute rekrutieren und im Betrieb weiterentwickeln, um nachhaltiges Wachstum zu sichern“, beschreibt Martin Fecker die Personalstrategie. „Wir versuchen, mit unserer Betriebskultur zu überzeugen, oft kommen Leute auf Empfehlung zu uns. Unsere Unternehmenskultur ist frisch und fair, junge Leute fühlen sich wohl bei uns“, erklärt Martin Fecker. Im laufenden Jahr wolle man das internationale Partnernetzwerk weiter aufbauen und den Multiplikatoreffekt nutzen. „Das Ziel ist, durch neue Partner einen schnellen und tiefen Zugang zu den jeweiligen Märkten zu gewinnen“, sagt Martin Fecker.

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