Es beginnt mit der Ausstattung
Produktivität hängt nicht nur von inneren Faktoren ab. Stattdessen spielen auch äußere Faktoren eine wichtigere Rolle als oftmals angenommen. Es ist deshalb wichtig, die richtigen Rahmenbedingungen für die Arbeit zuhause zu schaffen, um Störfaktoren auf ein Minimum zu reduzieren. Das beginnt beim Arbeitszimmer, denn vor allem, wenn noch andere Personen in der Wohnung oder im Haus leben, wenn dort beispielsweise Kinder spielen oder auch der Partner beziehungsweise die Partnerin arbeitet, kann dies die Produktivität beeinträchtigen. Es ist also wichtig, ungestört in einer ruhigen Umgebung arbeiten zu können und das ist oftmals nur in einem eigenen Büro möglich. Ausgenommen von dieser Regel sind natürlich Personen, die alleine wohnen – dennoch empfiehlt sich auch für sie, zumindest eine eigene „Arbeitsecke“ einzurichten, um dort optimale Bedingungen für ein produktives Arbeiten zu kreieren.
• Ein Büro im eigenen Zuhause einrichten
Wer dauerhaft zumindest teilweise zuhause arbeiten möchte, sollte sich also darüber Gedanken machen, wo eine Ecke oder ein Raum frei gemacht werden könnte, um sie zum eigenen Büro umzuwandeln. Wie bereits erwähnt, ist es vor allem bei anderen Personen im Haus wichtig, sich dabei isolieren zu können für eine maximale Konzentration. Bestenfalls besitzt das Büro also eine abschließbare Tür und befindet sich allgemein an einem eher ruhigen Platz in der Wohnung beziehungsweise im Haus. Wer kein ganzes Zimmer dafür aufbringen kann oder will, baut Schreibtisch & Co also im besten in einem Raum auf, der im Alltag nur wenig genutzt wird und über eine gute Wohlfühlatmosphäre verfügt, wenn es beispielsweise um Faktoren wie Raumklima, Licht oder Geräuschpegel geht. Typische Kombinationen sind daher ein Arbeits- mit einem Gästezimmer oder der Büro- sowie Hobbyraum in einem. Es gilt also im Einzelfall zu prüfen, wo im eigenen Zuhause die besten Arbeitsbedingungen herrschen und ausreichend Platz für die Büroausstattung geboten ist.
• Fragen zu den Kosten im Homeoffice klären
Wenn die Frage nach dem „Wo“ geklärt ist, bleibt jene nach der konkreten Einrichtung offen. Die Antwort hängt von den spezifischen Aufgaben ab, die im Homeoffice bearbeitet werden sollen. In den allermeisten Fällen handelt es sich dabei um klassische Bürotätigkeiten, sodass auch zuhause ein Büroarbeitsplatz eingerichtet werden muss. Schreibtisch, Bürostuhl, Bildschirm, Drucker & Co gehören dabei oftmals zur Standardausrüstung für produktives Arbeiten, sind aber nicht unbedingt günstig – vor allem, weil Qualität und Ergonomie bei der Auswahl höchste Priorität haben sollten, der eigenen Gesundheit zuliebe. Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stellen sich daher die Frage, wer die Kosten für die Einrichtung des Heimarbeitsplatzes trägt? Dabei werden zwei Fälle unterschieden:
- Wer ausschließlich auf eigenen Wunsch im Homeoffice arbeitet, obwohl im Unternehmen ein voll ausgestatteter Büroarbeitsplatz zur Verfügung steht, hat keinen Anspruch auf eine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber. Danach zu fragen, kann sich dennoch lohnen, denn viele Unternehmen sind durchaus bereit, einzelne Kostenpunkte zu tragen oder mit einer Pauschale zur Einrichtung im Homeoffice beizutragen.
- Ziehen die Mitarbeitenden hingegen auf Wunsch oder sogar auf Verlangen des Arbeitgebers ins Homeoffice um, muss dieser für dessen Ausstattung aufkommen. Handelt es sich hingegen um mobile Arbeit, ist das Unternehmen nur für die technische Ausrüstung zuständig, nicht aber für die Gestaltung des gesamten Arbeitsorts.
Es ist also wichtig, die Frage der Kostenübernahme im Einzelfall zu klären. Unabhängig von der Beteiligung des Arbeitgebers, können auch steuerliche Besonderheiten zur finanziellen Entlastung beitragen: Viele Kostenpunkte rund um das Homeoffice können von der Steuer abgesetzt werden. Das gilt für anteilige Kosten wie Strom oder Miete ebenso wie für die Ausstattung. Allerdings werden viele dieser Ausgaben nur anerkannt, wenn das Homeoffice ein eigener, abschließbarer Raum ist. Auch in finanzieller Hinsicht lohnt sich daher das eigene Büro, wenn zumindest regelmäßig zuhause gearbeitet wird.
• Die richtigen Rahmenbedingungen für (mehr) Produktivität
Mit dem ruhigen und ergonomisch eingerichteten Büro in den eigenen vier Wänden ist also bereits ein wichtiger Grundstein für produktives Arbeiten gelegt. Allerdings müssen auch die weiteren Rahmenbedingungen stimmen, um die eigene Produktivität nicht zu beeinträchtigen – besser noch, sie zu erhöhen. Dafür ist es einerseits wichtig, eine stabile Internetverbindung mit ausreichend hoher Geschwindigkeit sicherzustellen, denn Störungen durch langsames oder gänzlich ausgefallenes Internet können für Frustration, Überstunden und viele weitere unangenehme Konsequenzen sorgen, welche die eigene Produktivität beeinträchtigen. Da auch diese Kosten zumindest teilweise abgesetzt werden können, sollte diesbezüglich nicht an der falschen Stelle gespart werden. Andererseits muss auch das technische Equipment funktionstüchtig sowie zuverlässig sein. Und zuletzt ist Ordnung ein wichtiges Stichwort: Alles sollte seinen definierten sowie ausreichend Platz haben, damit auf dem Schreibtisch oder im Arbeitszimmer allgemein kein Chaos entsteht. Wenn nämlich alles griffbereit ist, ohne dass lange danach gesucht werden muss, wird zusätzliche Zeit gespart, die stattdessen für produktive Arbeit genutzt werden kann.
Die eigene Leistungsfähigkeit gewährleisten
Nachdem diese äußeren Rahmenbedingungen die Weichen auf maximale Produktivität gestellt haben, gilt es, sich den inneren Faktoren zu widmen. Produktivität hängt schließlich stark mit Leistungsfähigkeit zusammen und diese wiederum mit der eigenen Gesundheit. Nur, wer körperlich sowie geistig fit ist, kann auch im Job beste Leistungen erbringen, ohne dadurch auf lange Sicht „auszubrennen“. Stichwort: Burnout-Syndrom. Schließlich birgt das Homeoffice diesbezüglich besondere Gefahren und obwohl der Arbeitgeber präventive Maßnahmen ergreifen kann und sollte, liegt die Hauptverantwortung doch bei den Arbeitnehmern selbst. Mindestens ebenso wichtig wie die Einrichtung des Arbeitszimmers sind deshalb gesunde Routinen, um die eigene Produktivität zu fördern sowie langfristig zu erhalten. Folgende Faktoren spielen dabei eine wichtige Rolle:
• Schlaf
Der Körper und das Gehirn brauchen ausreichend Schlaf in guter Qualität, um die Ressourcen wieder aufzuladen und somit ausreichend Energie zu haben, um am nächsten Tag über die gesamte Arbeitszeit hinweg produktiv zu sein. Eine gesunde Schlafroutine ist deshalb wichtig, weshalb auch im Homeoffice feste Zeiten für Arbeit, Freizeit und eben Nachtruhe eingeführt werden sollten. Dadurch findet der Körper in einen gewohnten Rhythmus, was beispielsweise beim Ein- sowie Durchschlafen hilft – und wodurch tagsüber in den „Arbeitsmodus“ für maximale Konzentration geschaltet werden kann. Jeder sollte sich deshalb darüber Gedanken machen, wie viel Schlaf er oder sie benötigt und wie sich dieser am besten in den Alltag integrieren lässt, um trotz zahlreicher privater sowie beruflicher Verpflichtungen ausreichend Schlaf zu bekommen. Ansonsten leidet auf lange Sicht nicht nur die Produktivität, sondern es drohen auch schwerwiegende gesundheitliche Konsequenzen. Deshalb ist es auch wichtig, bei eventuellen Schlafstörungen frühzeitig zu reagieren und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
• Bewegung
Ebenso ist ausreichend Bewegung in zweierlei Hinsicht wichtig: Für den Körper, um das lange Sitzen während des Büroarbeitstages auszugleichen, denn im Homeoffice haben viele Menschen noch weniger Bewegung als bei der Arbeit im Unternehmen – und Bewegungsmangel ist bekanntlich das größte moderne Gesundheitsrisiko. Bewegung hilft außerdem beim Stressabbau und macht sozusagen den Kopf frei, um sich anschließend wieder besser konzentrieren zu können. Sie fördert zudem die Durchblutung im Gehirn und bekämpft eine eventuell aufkommende Müdigkeit. Bewegung sollte deshalb nicht nur vor und nach der Arbeit in den Tag integriert werden, sondern auch währenddessen, beispielsweise als Spaziergang in der Mittagspause oder als schnelle Dehnübungen zwischendurch.
• Pausen
Das macht zugleich deutlich, weshalb regelmäßige Pausen wichtig sind und wie diese genutzt werden können. Viele Menschen machen nämlich den Denkfehler, regelmäßige Pausen seien Zeitfresser und damit auch Produktivitätskiller. Allerdings sind sie wichtig, um die Konzentration durchweg auf einem hohen Level zu halten. Das bedeutet, dass nach einer Pause umso produktiver gearbeitet werden kann und somit unterm Strich pro Tag mehr geschafft wird, als wenn die betreffende Person ohne Pausen durcharbeitet. Manchen Menschen hilft es daher, sich selbst daran zu erinnern, regelmäßig eine kurze Pause einzulegen, beispielsweise per Alarm. Aber auch Produktivitätstechniken wie die Pomodoro-Technik haben sich diesbezüglich bewährt und sind für jeden einen Versuch wert.
• Ernährung
Wofür die Pausen noch genutzt werden können und sollten, ist die Ernährung. Zum einen ist es wichtig, ausreichend zu trinken, um das Gehirn mit Flüssigkeit zu versorgen und dadurch die Konzentration zu steigern. Dabei sollte es sich um zuckerfreie Getränke wie Wasser oder Tee handeln, aber auch Kaffee ist in gesunden Maßen durchaus hilfreich, wenn es um maximale Produktivität geht – vor allem, wenn sich das altbekannte „Mittagstief“ einstellt. Zum anderen braucht der Körper ausreichend sowie die richtigen Nährstoffe, um langfristig gesund zu bleiben und damit auch fit zu sein für produktives Arbeiten. Eine ausgewogene Ernährung ist deshalb im Homeoffice ebenfalls wichtig und eigentlich noch einfacher als vor Ort im Büro, schließlich stehen mit Kühlschrank, Herd & Co alle Möglichkeiten zur Verfügung. Es ist also wichtig, diese zu nutzen und in der Mittagspause, aber auch bei anderen Mahlzeiten oder bei Snacks zwischendurch darauf zu achten, dem Körper wertvolle Nährstoffe zu liefern anstelle von ungesunden oder zuckerhaltigen Lebensmitteln.
• Entspannung
Zuletzt spielt die Entspannung eine wichtige Rolle, eben nicht nur in Form von Schlaf, sondern auch von aktiver Entspannung für den Stressabbau. Dabei kann es sich um Entspannungsübungen, um meditative Spaziergänge, um einen Feierabend in der Sauna, um ein entspannendes Hobby oder um ähnliche Maßnahmen handeln. Sie sollte daher ebenfalls während des Arbeitstags, sprich in die Pausen, integriert werden, aber auch in die Freizeit. So wird der Kopf wieder frei, um produktiv(er) arbeiten zu können und langfristige, gesundheitliche Stressfolgen können präventiv verhindert werden.
Ein bürotaugliches Outfit anziehen
Wer diese Tipps berücksichtigt, kann die Vorteile der Arbeit in den eigenen vier Wänden bestmöglich ausnutzen und dennoch langfristig gesund sowie produktiv bleiben. Aber noch ein Punkt darf in der „Homeoffice-Routine“ nicht fehlen. Er wird in seiner Bedeutung häufig unterschätzt, was aber zu den wichtigsten No-Gos im Homeoffice gehört. Die Sprache ist von der Kleidung. Das Homeoffice ist diesbezüglich nämlich verlockend, um einfach im „Schlabberlook“ zu bleiben oder im Bademantel zu arbeiten. Das mag gemütlich sein, doch birgt es gleich zwei Stolperfallen: Einerseits ist der- oder diejenige dann nicht für spontane Videocalls gerüstet und das kann durchaus peinlich werden, wenn plötzlich Vorgesetzte oder Kunden durchklingeln. Andererseits wird der Körper durch solche Freizeitkleidung automatisch in einen „Gammel-Modus“ versetzt, wie Studien mittlerweile herausgefunden haben; sprich die Konzentration fällt umso schwerer, wenn sich die Kleidung eigentlich nach Entspannung oder sogar Schlaf anfühlt.
Ein wichtiger Tipp für jeden im Homeoffice besteht deshalb darin, eine ähnliche Morgenroutine beizubehalten wie beim Gang ins Büro und sich somit vor der Arbeit auch entsprechend anzuziehen beziehungsweise herzurichten. Das steigert das Wohlbefinden und sendet dem eigenen Körper das Signal, dass jetzt Arbeitszeit ansteht. Unbewusst wird dadurch also die Konzentration und ebenso die Produktivität gesteigert – und zudem sind die Mitarbeitenden im Homeoffice für spontane (virtuelle) Meetings, aber auch für den klingenden Paketboten oder Treffen mit anderen Personen gerüstet. Dadurch ist die Hürde kleiner, in der Mittagspause draußen einen Spaziergang zu machen oder bei schönem Wetter auf dem Balkon zu arbeiten, um nur zwei von vielen Möglichkeiten zu nennen. Im Homeoffice darf der Look also zwar bequemer ausfallen als beim eigentlichen Gang ins Büro. Das ist durchaus üblich und wird auch bei Videocalls in der Regel akzeptiert. Trotzdem muss klar unterschieden werden zwischen Arbeits- und Freizeitkleidung. Dann fühlt sich auch der Moment umso schöner an, wenn nach Feierabend in den „Gammel-Modus“ gewechselt werden kann.
Ablenkungen vermeiden
Einer der größten Stressoren und auch einer der größten Produktivitätskiller im Homeoffice sind Ablenkungen. Auf den ersten Blick mag es zwar praktisch klingen, in den eigenen vier Wänden zu arbeiten und somit den Beruf mit privaten Verpflichtungen wie der Kinderbetreuung oder dem Haushalt zu kombinieren. Genau das sollte aber vermieden werden, denn Multitasking bedeutet nur unnötigen Stress, erhöht aber nicht die Produktivität – ganz im Gegenteil. Ein abschließbares Büro im eigenen Zuhause dient also vordergründig dem Zweck, potenzielle Ablenkungen zu vermeiden und sich während der Arbeitszeit auch tatsächlich nur auf die Arbeit zu konzentrieren. Das bedeutet mehr Produktivität, dadurch einen früheren Feierabend und somit wiederum ausreichend Zeit, um all die anderen „To-Dos“ noch zu erledigen. Eine wichtige Frage bei der Arbeit zuhause, die jeder im Einzelfall klären muss, lautet daher: Welche Ablenkungen lauern im Homeoffice und wie lassen sich diese vermeiden?
• Familienmitglieder
Partner oder Partnerinnen, Eltern, Kinder – viele Menschen wohnen mit Familienmitgliedern oder auch mit Mitbewohnern zusammen, beispielsweise in Form einer WG. Das kann aber für unnötige Ablenkungen im Homeoffice sorgen. Es ist deshalb wichtig, feste Regeln aufzustellen, wann die Familienmitglieder, Mitbewohner & Co einen bei der Arbeit stören dürfen und wann nicht. Diese Regeln sollten gemeinsam erarbeitet und klar kommuniziert werden. Am Anfang braucht es manchmal ein bisschen Übung, bis alles funktioniert, doch früher oder später wird sich jeder daran gewöhnen.
• Haustiere
Selbiges gilt für Haustiere: Hunde können und müssen ebenfalls Regeln lernen, dass sie beispielsweise entspannt schlafen, während Herrchen oder Frauchen arbeitet. Andere Haustiere, die nicht „erzogen“ werden können, sollten hingegen während der Arbeitszeit ausgesperrt werden, falls sie ansonsten die Produktivität beeinträchtigen. Auch können dann Betreuungszeiten mit anderen Familienmitgliedern abgesprochen werden, damit eben kein Multitasking zwischen Tierversorgung und Arbeit notwendig wird.
• Türklingel
Seien es die Nachbarn, die einen Kuchen vorbeibringen möchten, oder der Postbote, der ein Paket abliefert: Ständig klingelt es an der Tür, was jedes Mal die Konzentration durchbricht und somit die Produktivität beeinträchtigt. Es kann deshalb hilfreich sein, während der Arbeitszeit im Homeoffice die Türklingel auszuschalten oder auch diesbezüglich mit anderen Familienmitgliedern beziehungsweise den Mitbewohnern eine Vereinbarung zu treffen, wer während der Arbeitszeit für die Tür zuständig ist. Selbiges gilt für das Festnetztelefon.
• Lärm
Ein echter Produktivitätskiller kann auch ein allgemein hoher Lärmpegel sein – in der Wohnung, im Treppenhaus oder vielleicht auf einer Baustelle draußen. Nicht immer liegt es also in der eigenen Macht, diesen Lärm zu unterbinden. Dann sind geräuschunterdrückende Kopfhörer die Lösung, um in Ruhe zu arbeiten.
• (Mobiles) Internet
Zwei weitere, enorme Produktivitätskiller können das Internet sowie das Smartphone sein. Durch die ständige Vernetzung über das (mobile) Internet kann es nämlich passieren, dass die Arbeitenden im Homeoffice ins Online-Shopping oder in andere Freizeitbeschäftigungen abrutschen. Auch ständig eingehende Messenger-Nachrichten oder Benachrichtigungen auf Social-Media-Kanälen können die Konzentration stören. Um produktiv zu arbeiten, sollten daher private Geräte während der Arbeit ausgeschaltet oder zumindest stumm geschaltet werden. Weiterhin ist es wichtig, eigene Regeln zur Internet- oder Social-Media-Nutzung aufzustellen und einzuhalten, um während der Arbeitszeit produktiv zu bleiben – und danach umso mehr Zeit für Online-Shopping & Co zu haben.
Arbeitszeit und Freizeit trennen
Es gibt also für jedes Problem eine Lösung und wie an dieser Stelle deutlich wurde, lautet diese oftmals: Arbeits- und Freizeit strikt trennen. Dann können viele Produktivitätskiller präventiv eliminiert werden. Dadurch lassen sich die Vorteile der Arbeit im Homeoffice vollumfänglich nutzen und auch die Gesundheit profitiert, ohne an Produktivität einzubüßen. Feste Arbeitszeiten sind daher im Homeoffice essentiell, damit die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit gewahrt werden. Das bedeutet fixe Pausen, einen fixen Feierabend, fixe freie Tage – beispielsweise am Wochenende – sowie einen fixen Urlaub. Und das bedeutet auch, in der Freizeit nicht erreichbar zu sein und nicht gedanklich bei der Arbeit zu bleiben. Wichtig ist daher, auch im Homeoffice zu lernen, abseits der Arbeitszeit gedanklich abzuschalten und zwischen Privat- sowie Berufsleben zu „switchen“. Das mag zu Beginn ein bisschen Übung erfordern, doch mit der Zeit gelingt das gewiss immer besser und dann bedeutet das Homeoffice nicht nur mehr Produktivität, sondern auch eine bessere Work-Life-Balance!
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