Sparmöglichkeiten von rund 3,5 Milliarden Euro pro Jahr
Dabei würden Unternehmen massiv von der Gesetzesänderung profitieren. So errechnete der Nationale Normenkontrollrat (NKR), der die Bundesregierung bei der Senkung von Bürokratiekosten berät, allein für deutsche Firmen Sparmöglichkeiten von rund 3,5 Milliarden Euro pro Jahr. Kernstück der vereinfachten Rechnungslegung ist der Verzicht auf die so genannte „qualifizierte elektronische Signatur“ oder den als EDI-Verfahren bekannten elektronischen Datenaustausch. Diese Methoden bergen einige Hindernisse, die viele Unternehmen bislang davon abhielten, Rechnungen elektronisch zu übermitteln.
Vereinfachung für Unternehmen
Die neue Regelung sieht vor, Rechnungen direkt per E-Mail, im Anhang als PDF- oder Textdatei, per Computer-Fax oder Fax-Server oder per Web-Download zu übermitteln. Neben dem schnelleren Versand der Rechnungen sparen die Unternehmen neben Porto, Papier- und Druckkosten auch wertvolle Zeit, die bislang zur Erstellung von Rechnungen in Papierform nötig waren. Durch automatische Prüfungs- und Freigabeworkflows lässt sich die vereinfachte elektronische Rechnung zudem komplikationsloser in die Verwaltungsprozesse integrieren. Außerdem können die Daten mit entsprechenden Sicherungskopien platzsparend papierlos archiviert werden.
Trotz des Einspruchs vom Bundesrat ist die Vereinfachung nicht vom Tisch. Nun kann die Bundesregierung den Vermittlungsausschuss anrufen. Da die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung bis spätestens Ende 2012 in der gesamten EU umgesetzt sein muss, besteht nach wie vor die Aussicht, dass diese Erleichterung in nicht allzu ferner Zukunft Wirklichkeit wird.
Vorteile der elektronischen Rechnung:
- Weniger Porto- und Druckkosten
- Einfachere Prüfung und Freigabe
- Zeitersparnis
- Leichtere Einbindung in Verwaltungsprozesse
- Papierlose Archivierung
