„Event-Zukunft gehört den hybriden Formaten“

Markus Struppler ist seit zehn Jahren Geschäftsführer der Proske GmbH. Larissa Steinbäcker ist seit acht Jahren bei Proske und seit 2021 Co-CEO. Beide haben Proske von Beginn an als flexibles Unternehmen kennengelernt, das mit Offenheit für unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und eine gute Work-Life-Balance fördern möchte.

„Wir sind und bleiben ein Familienunternehmen und wollen trotz unseres starken Wachstums und auch in der virtuellen Welt an unseren familiären Werten festhalten“, betont Larissa Steinbäcker. Über den historischen Hintergrund berichtet Markus Struppler: „Wir kommen aus der Eventlogistik. In der Pharmabranche, aus der ein Großteil unserer Kunden kommt, bedeutet das, die Teilnehmer gut zu Veranstaltungen zu bringen, sie angemessen unterzubringen, sie über die Abläufe zu informieren und dafür zu sorgen, dass sie wieder gut nach Hause kommen. Vor ein paar Jahren sind wir dann in den Bereich strategisches Meeting-Management eingetreten.“

Seitdem berät Proske seine Kunden umfangreich darüber, wie Veranstaltungen wirtschaftlich sinnvoll und unter Einhaltung aller einschlägigen Richtlinien auch virtuell durchzuführen sind.

Virtuell ist nachhaltig

Mit dem Ausweiten der Beratungsleistungen und der damit verbundenen digitalen Transformation war Proske gewissermaßen der Zeit voraus, macht Larissa Steinbäcker deutlich: „Schon 2018/2019, also vor Corona, haben wir uns überlegt, dass wir mit Blick auf die Nachhaltigkeit ein virtuelles Tool brauchen, weil die Menschen in Zukunft nicht mehr so viel reisen werden wie früher. So entstand die Idee unseres Virtual Venue. Damit hatten wir eine Vorreiterfunktion.“

Proske stellt nicht nur viel Flexibilität zur Verfügung, so Markus Struppler: „Auch unsere Mitarbeiter haben extrem flexibel reagiert, als 2020 alles auf die virtuelle Schiene übertragen werden musste.“ Der Einsatz hat sich schon im ersten Corona-Jahr gelohnt. „2020 sind wir extrem gewachsen; es war das beste Jahr unserer Geschichte. Wir haben in kurzer Zeit viele neue Kunden gewonnen, weil wir in der Lage waren, virtuelle Konzepte sofort zu liefern. Sie bleiben auch, weil ihnen klar ist, dass das Virtuelle als Veranstaltungsformat bleiben wird“, erzählt Markus Struppler.

Für Larissa Steinbäcker ist die Nachhaltigkeit die große Gewinnerin der Coronapandemie. „Das Thema wird von den Unternehmen inzwischen aktiv verfolgt. Wir haben zum Beispiel Veranstaltungen, bei denen wir für den Kunden tracken, wie groß die CO2-Einsparung gegenüber einer Face-to-face-Veranstaltung ist“, berichtet sie. Trotz allem wissen auch Larissa Steinbäcker und Markus Struppler, dass es immer ein Bedürfnis nach persönlichen Treffen geben wird – auch im eigenen Unternehmen. Die Co-CEO rechnet deshalb damit, dass die Zukunft in den hybriden Formaten liegt.

Eigene Plattform bietet Sicherheit

Die Vorteile des virtuellen Events liegen jedenfalls auf der Hand, macht Markus Struppler deutlich: „Im Pharma-Bereich eröffnen sich bei den Kongressen neue Möglichkeiten, weil viel mehr Teilnehmer erreicht werden können. Statt nur Chef- und Oberärzte einzuladen, die dann durch die Welt fliegen, kann jetzt auch das Klinikpersonal teilnehmen.“

Im Bereich der Pharmabranche haben sich die rund 100 Mitarbeiter von Proske seit Jahren branchenspezifische Kenntnisse angeeignet. Viele ihrer Kompetenzen, insbesondere was die Richtlinien zur Event-Durchführung angeht, ließen sich aber auf andere Branchen übertragen, so Markus Struppler. Proske nutzt für die Durchführung der Events eine Plattform, die sie mithilfe speziell dafür eingestellter IT-Spezialisten entwickelt hat. Dafür war ein Investment in Höhe von mehreren Millionen EUR erforderlich. „Diese High-End-Plattform, die deutsche Datenschutzrichtlinien erfüllt und ISO-zertifiziert ist, überzeugt besonders die IT-Abteilungen in den Unternehmen“, betont Markus Struppler.

Löschen nach Plan

Aufgrund der meist angestrebten Konsolidierung der Tools vieler Unternehmen, werden Verträge zunehmend langfristig mit den Kunden abgeschlossen. „Die Daten, die wir über unsere Plattform sammeln und reporten, haben für den Kunden einen größeren Nutzen, wenn sie über einen längeren Zeitraum erhoben werden“, erklärt Larissa Steinbäcker.

Mit den Kunden wird ein umfangreiches Löschkonzept vereinbart, das je nach Sicherheitsstufe der Daten und den Datenschutzrichtlinien des Kunden variiert. So werden diese über die geplante Löschung von Teilnehmerdaten einer Veranstaltung eine gewisse Zeit nach dem Event informiert, erhalten den Zugriff auf die Daten und können sich diese selbst herunterladen. Mit der Zahl der Kunden wächst auch der Bedarf an Mitarbeitern. „Wir sind immer auf der Suche nach neuen Talenten. Aber auch wir spüren den Fachkräftemangel und arbeiten hart um unser Unternehmen noch attraktiver zu gestalten “, sagt Larissa Steinbäcker.

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