Digitale Zusammenarbeit – das Arbeitsmodell der Zukunft

Die Arbeitswelt der Zukunft

Durch den Einfluss der Digitalisierung, einer neuen Arbeitsmentalität und ortsunabhängiges Arbeiten werden neue Arbeitsmodelle in allen Unternehmensbereichen wichtig. Immer bedeutender werden flexible Arbeitszeiten, Remote Work und mehr Eigenverantwortung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Diese neue Art der Arbeit – auch bekannt als New Work – führt, erfolgreich umgesetzt, zu einer nachhaltigen, langfristigen Verbesserung der Arbeitsprozesse und schlussendlich zu besseren Ergebnissen sowie zufriedenen Arbeitnehmern.

Neue Werte durch New Work

Dass die Arbeit aus dem Homeoffice sehr gut funktionieren kann, haben die Corona-Krise und ihre Auswirkungen deutlich gemacht. Eine der Säulen von New Work hat sich damit in vielen Unternehmen als praktikabel erwiesen.

Nicht nur der flexible Arbeitstag gewinnt immer mehr an Bedeutung. Auch hybride Arbeitsmodelle sind Bestandteil unserer Arbeitswelt und gehören somit zur “Normalität”. Ein wichtiger Teilbereich ist das ortsunabhängige Arbeiten – ob im Homeoffice oder in Co-Working-Spaces rund um den Globus – beim mobilen Arbeiten spielt der Ort des Arbeitsplatzes eine untergeordnete Rolle. Anfang 2021 sind bereits 24 Prozent der Beschäftigten aus dem Homeoffice tätig.

Die zentralen Werte von New Work beziehen sich vor allem auf Freiheit, Selbstständigkeit und eine gemeinschaftliche Arbeitsweise, sowohl von Arbeitnehmern als auch von ihren Führungskräften. Die Hierarchie soll flacher, die Kommunikation direkter und vereinfacht werden. Gerade die sogenannte Generation Y will mitentscheiden, eigenverantwortlich arbeiten und ungebunden sein.

Work-Life-Integration statt Work-Life-Balance

Der Wunsch nach diesen Freiheiten ist in unserer digitalisierten und schnelllebigen Zeit auch nicht verwunderlich: Warum nicht Möglichkeiten des Internet-basierten Arbeitens nutzen, die Freiheit und Kreativität fördern? Warum nicht ortsunabhängig arbeiten, wenn das eine ausgeglichenere Work-Life-Integration für einen selbst bedeuten kann?

Bereits die Veränderung der Work-Life-Balance zur Work-Life-Integration gibt einen guten Einblick in diese neue Mentalität: Statt die beiden Lebensbereiche zu trennen, sollen sie miteinander verbunden werden, den eine (erfüllende) Arbeit gehört schließlich zum Leben dazu.

Der Schlüssel für das neue Arbeitsmodell ist dabei eine erfolgreiche, digitale Zusammenarbeit.

Welche Chancen bieten Formen der digitalen Zusammenarbeit?

Das Thema Digitalisierung ist also in aller Munde. Dank vielfältiger Lösungen für Dokumentenmanagement, Kommunikation und Organisation ist es leichter denn je, gemeinsam dezentral zu arbeiten. Das hilft standortübergreifenden Teams ebenso wie Mitarbeitern im Homeoffice oder im Außendienst. Doch welche Chancen bietet eine digitale Zusammenarbeit überhaupt?

Generell steht die Frage nach dem “Warum?” immer häufiger im (Arbeits-)Raum: Von der Sinnhaftigkeit der eigenen Tätigkeit, der Arbeitsweise und auch des Unternehmens bis hin zum alten Wertesystem der Arbeitswelt – der bisherige Status Quo wird zunehmend von allen Generationen hinterfragt. Genau hier liegt der Mentalitätsbruch, die Neuauffassung der Arbeitsbedingungen: Gemeinschaftlich und vernetzt, fachübergreifend und auf Augenhöhe, vertrauensbasiert und sinnstiftend Arbeiten.

Die digitale Zusammenarbeit unterstützt diese neuen Werte und bringt zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer sowie für Unternehmer. Durch Globalisierung und Digitalisierung werden so immer mehr Möglichkeiten eröffnet, für genau den richtigen Arbeitgeber zu arbeiten – oder umgekehrt: genau den richtigen Spezialisten einzustellen – egal, wo sich dieser aufhält.

Wie gelingt ein digitales Miteinander?

In vielen Organisationen und Teams ist eine neue Form der Zusammenarbeit gefragt. Das betrifft – insbesondere durch das Homeoffice – auch Unternehmen, denen das Thema bisher “fremd” war. Aber auch moderne, hybride Arbeitsmodelle tragen zu neuen Arbeitsweisen bei. Um eine digitale Zusammenarbeit letztlich erfolgreich zu gestalten, kommt es auf die Nutzung der richtigen Tools an. Gleichzeitig muss aber auch das Team im Mittelpunkt des Wandels stehen. Denn auch das beste Tool bietet keinen Mehrwert, wenn es von Mitarbeiterinnen wie Mitarbeitern nicht akzeptiert bzw. verwendet wird.

Welche Tools unterstützen eine digitale Zusammenarbeit?

Videokonferenz-Software für eine einfache Kommunikation

Um auch bei einer digitalen Zusammenarbeit eine bestmögliche Arbeitsatmosphäre zu generieren, ist eine offene Kommunikation Voraussetzung, die frei von hierarchischen Strukturen ist. Das Gespräch mit den Arbeitskollegen morgens am Kaffeeautomaten fällt beim Arbeiten im Homeoffice oder remote weg.

Daher sind Alternativen gefragt: Anstelle der klassischen E-Mail rücken moderne Kommunikationstools in den Vordergrund. Für einen einfachen Austausch eignen sich Chat-Tools wie Slack oder MS Teams, bei denen nach Bedarf auch Videokonferenzen möglich sind.

Projektmanagement-Tools: Wer macht was und bis wann?

Damit die digitale Zusammenarbeit nicht zu einem Organisations-Chaos wird, bei dem Führungskräfte wie Angestellte gleichermaßen nach Dateien und E-Mails suchen oder keinen Überblick über ihre Tagesplanung haben, ist ein passendes Tool für das Managen von Aufgaben sowie Projekten der Schlüssel.

Sogenannte Projektmanagement-Tools helfen dabei, Aufgaben nach ihrer Priorität aufzulisten und nach der jeweiligen Deadline zu ordnen. Da Änderungen in Echtzeit erfasst werden, ist das gesamte Team zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand. Beliebte Tools sind Asana und Trello. Diese haben allerdings Lücken im Bereich Datenschutz – eine DSGVO-konforme Alternative ist z.B. factro.

Software für digitales Dokumentenmanagement

Papierakten gehören längst der Vergangenheit an – doch auch Dokumente, z.B. in Form einer PDF in E-Mail-Anhängen, können bei der digitalen Zusammenarbeit eine zeitintensive Suche auslösen. Denn meistens sind Unterlagen genau dann nicht mehr auffindbar, wenn sie dringend benötigt werden. Von Vorteil ist daher ein virtueller Ort, an dem sämtliche Dokumente, Formulare, Anträge sowie Analysen gesammelt, parallel bearbeitet und geordnet werden können.

Digitale Speicherorte bieten z.B. Google Drive oder Microsoft OneDrive. Sie ermöglichen ein gemeinsames Arbeiten, z.B. beim Erstellen einer gemeinsamen Präsentation.

Warum gerade Führungskräfte von den richtigen Tools profitieren können

Eine solche digitale Zusammenarbeit unterstützt Sie in Ihrer Rolle als Führungskraft in der Arbeitswelt der Zukunft. Damit können Möglichkeiten zur Umsetzung eines neuen “Arbeitsplatzes” realisiert und vereinfacht werden:

Hybride Arbeitsmodelle und flexible Arbeitszeiten sind auch in eng verzahnten Projekten kein Problem mehr. Agile Teams können nach ihrer Kompetenz (und nicht ausschließlich nach ihrem Standort) zusammengestellt werden und so optimale Ergebnisse erzielen. Sie als Führungskraft erreichen damit beides: zufriedene, leistungsbereite Mitarbeiter und ein zukunftsfähiges, attraktives Unternehmen.

Tipps für eine digitale Zusammenarbeit

1. Kenntnisse vermitteln und das Team auf einen Wissensstand bringen

Oberstes Ziel der digitalen Zusammenarbeit ist es, alle Mitarbeitenden auf einen gemeinsamen Wissensstand zu bringen. Gerade bei grundlegenden Veränderungen, wie der Digitalisierung von Abläufen, passiert es schnell, dass viele Neuerungen gleichzeitig anstehen. Um die Offenheit und Akzeptanz zu steigern, muss das Team in den Change-Prozess mit einbezogen werden.

2. Unterstützung anbieten

Bei der Umstellung von einer Zusammenarbeit vor Ort auf eine digitale Kollaboration benötigt das Team Unterstützung. Teammitglieder müssen Wissen, an wen sie sich wenden können – z.B. bei technischen Schwierigkeiten oder Ausfällen. Für das Team ist es wichtig zu wissen, wer bei Problemen der richtige Ansprechpartner ist.

3. Wir-Gefühl fördern

Virtuelle Teams benötigen eine moderne Führung, bei der durch flache Hierarchien verstärkt auf Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein gesetzt wird. Teamgeist und ein Wir-Gefühl müssen stärker gefördert werden, um Nähe in die Distanz zu bringen und das Team zu verbinden. Aktives Teambuilding durch Spiele kann den Zusammenhalt fördern.

4. New Leadership

Es wird deutlich, dass digitale Zusammenarbeit nicht auf Videokonferenzen oder Software reduziert werden darf: Es ist vor allem eine Veränderung der Führungsrolle erforderlich. Anstatt Aufgaben von oben zu delegieren und starre Positionen oder Machtgefälle zu erhalten, soll eine gemeinsame, gleichberechtigte Zusammenarbeit und Weiterentwicklungen der Mitarbeiter gefördert werden.

Offenheit, direkte Kommunikation und der Mut zu neuen Herangehensweisen sollten zentrale Kompetenzen einer Führungskraft sein. Denn genau dort, in der digitalen Zusammenarbeit, liegt eine entscheidende Veränderung für Vorgesetzte. Sie sollen…

● eine Führung für ein kompetentes Team sein, ohne Mitarbeitende zu “erdrücken”.
● der Flexibilität und Eigenverantwortung einen projektorientierten Rahmen geben.
● den Mitarbeitenden das Vertrauen zurückgeben, das sie auch in Sie setzen.

Damit ergänzen Digital Leader die Anforderungen der neuen Arbeitswelt – wie hybride Arbeitsmodelle, Remote Work, Co-Working Spaces und Desk-Sharing – um ein modernes Team.