Schon mit einfachen Mitteln lassen sich sensible Daten wirksam schützen. Grundsätzlich wichtig ist erst einmal das Bewusstsein für den Datenschutz. Dies gilt sowohl für die Führungsebene wie für jeden einzelnen Mitarbeiter. Ab einer gewissen Firmengröße sollte sich ein IT-Beauftragter um diese Belange kümmern. Er stellt verbindliche Vorgaben für den Umgang mit Daten auf, informiert regelmäßig über Gefahren aus dem Internet – vor allem Viren und Schad-Software – und gibt Verhaltensweisen für den Notfall vor.
Zum Schutz von Firmennetzwerken sollte diese mit Passwörtern gesichert sein. Regelmäßiger Wechsel der Passwörter erhöht die Sicherheit. Am besten geeignet sind Passwörter mit einer Kombination aus Ziffern, Zahlen und Sonderzeichen. Ein absolutes Muss ist professionelle Antiviren-Software. Wirksamer Schutz bieten jedoch nur Programme, die immer auf dem neusten Stand sind. Eine weitere Hürde für unerwünschte Eindringlinge aus dem Internet ist eine leistungsfähige Firewall.
Mitarbeiter sollten keine Zugriffsrechte auf Sicherheitseinstellungen haben oder Inhalte aus dem Internet herunterladen können. Dies ist allein Aufgabe des Systemadministrators. Des weiteren sollten Mitarbeiter nur Anwendungen nutzen können, die für ihre Tätigkeit erforderlich sind. Nutzungsrechte von Beschäftigten, die das Unternehmen verlassen werden, sind weitestgehend einzuschränken.
Sinnvoll ist es auch, dass sich die Rechner der Mitarbeiter bei Nichtgebrauch automatisch aus dem Internet verabschieden. So verringern sich mögliche Zugriffsmöglichkeiten von Hackern. Beschäftigte, die einen Rechner außerhalb der Firma nutzen, sollten ausschließlich mittels verschlüsselter Internetverbindungen auf das Firmennetz zugreifen können. Last but not least sind sämtliche Speichermedien wie Festplatten, Chipkarten und CDs sicher zu vernichten, bevor sie endgültig entsorgt werden.
