Welche Rolle der Verpflegungsmehraufwand in der Wirtschaft spielt

Im Laufe der Zeit hat sich die moderne Arbeitswelt stark verändert. Es gibt eine größere Anzahl an flexiblen Arbeitszeitmodellen, immer mehr Tätigkeiten lassen sich digital über das Internet durchführen und auch die Unternehmenskultur hat sich gewandelt. Hierdurch ergeben sich sowohl Herausforderungen als auch Chancen für die Wirtschaft.

Welche Rolle der Verpflegungsmehraufwand als Arbeitskostenfaktor spielt

Bei dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand handelt es sich um einen für Unternehmen relevanten Faktor der Arbeitskosten. Er sollte daher berücksichtigt werden. Viele Mitarbeiter gehen auf Geschäftsreisen, um wertvolle Kontakte zu knüpfen. Das ist eine wichtige Aktivität für Unternehmen, geht allerdings auch mit entsprechenden Kosten einher. Auch nach der Corona-Krise bleiben Geschäftsreisen voraussichtlich erhalten, sodass sich Unternehmen mit den Auswirkungen beschäftigen müssen. Eine größere Anzahl an mobilen Mitarbeitern in der heutigen Wirtschaft führt zu höheren finanziellen Belastungen für Unternehmen. Schließlich fallen neben den reinen Transportkosten auch finanzielle Aufwendungen für Speisen und Getränke an. Dabei fallen die Kosten für den Mitarbeiter deutlich höher aus, als wenn dieser sich zu Hause selbst verpflegen würde. Schließlich führen Hotels zu zusätzlichen Kosten und auch Speisen sowie Getränke sind an Bahnhöfen und Flughäfen bedeutend teurer.

Was man unter dem Verpflegungsmehraufwand versteht

Der Verpflegungsmehraufwand wurde eingeführt, damit diejenigen, die aufgrund ihres Berufs oft auf Reisen sind, entsprechend finanziell entlastet werden. Das liegt daran, dass sie gegenüber anderen Mitarbeitenden, die nicht oder seltener auf Geschäftsreisen gehen, finanziell benachteiligt sind. Daher werden die Mehraufwendungen, die für die Verpflegung auf Reisen anfallen, vom Unternehmen bezahlt. Das gilt allerdings nicht für alle Kosten, die unterwegs anfallen. Statt einer vollständigen Rückerstattung der finanziellen Aufwendungen während der Reise, kommt es in der Regel zur Zahlung einer Pauschale.

Was der Verpflegungsmehraufwand abdeckt

Grundsätzlich deckt der Verpflegungsmehraufwand die Kosten für alle Mahlzeiten ab, bei denen es sich nicht um Geschäftsessen handelt. Somit sind das Frühstück im Hotel und der Imbiss unterwegs abgedeckt. Voraussetzung ist allerdings, dass die finanziellen Aufwendungen mit gültigen Bewirtungsbelegen nachgewiesen werden können.

Wann der Verpflegungsmehraufwand zum Einsatz kommt

Damit die Verpflegungspauschale greift, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Hierzu zählt, dass es sich um eine andere Arbeitsstätte handeln muss. Das bedeutet, dass sich der Mitarbeiter außerhalb der Tätigkeitsstätte befinden muss, in der er normalerweise seinem Beruf nachgeht. Hierbei handelt es sich in der Regel um seinen gewöhnlichen Arbeitsplatz. Zusätzlich dazu darf die Verpflegungspauschale nur dann beansprucht werden, wenn es gute Gründe dafür gibt, dass der Mitarbeiter die Tätigkeit nicht an seinem normalen Arbeitsplatz ausführen kann, sondern extra an einen anderen Ort reisen muss. Eine weitere Voraussetzung besteht in der Entfernung zum üblichen Ort. Die vorübergehende Arbeitsstätte muss weit genug vom ursprünglichen Arbeitsplatz entfernt liegen, sodass der entsendete Mitarbeiter sich nicht in seiner Wohnung versorgen und dort übernachten kann. Eine Reise zu geschäftlichen Zwecken muss außerdem mindestens 8 Stunden dauern, da ansonsten kein Anspruch auf die Pauschale besteht.

Wie hoch fällt der Verpflegungsmehraufwand aus?

Die genaue Höhe des Verpflegungsmehraufwands ist von der Reisedauer abhängig. Handelt es sich um eine Geschäftsreise, die zwar länger als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden dauert, greift die kleine Spesenpauschale in Höhe von 14 Euro. Handelt es sich um eine längere Geschäftsreise, bei welcher der Mitarbeiter über 24 Stunden unterwegs ist, kommt die große Spesenpauschale in Höhe von 28 Euro pro 24 Stunden zum Tragen.

Deckt der Verpflegungsmehraufwand auch die Übernachtungskosten ab?

Es gibt eine Übernachtungspauschale, die 20 Euro pro Übernachtung beträgt. Es lassen sich aber auch die tatsächlichen Kosten der Übernachtung übernehmen, wenn diese über eine Quittung des Unterkunftsbetriebs nachgewiesen werden. Der Arbeitgeber kann die für die Übernachtung angefallenen Kosten entweder steuerfrei erstatten oder diese als Werbungskosten von der Steuer abziehen.

Die Auswirkungen des technologischen Fortschritts auf den Verpflegungsmehraufwand

Mittlerweile gibt es eine große Anzahl an Essenslieferdiensten und Online-Bestellplattformen, sodass sich Mitarbeiter unterwegs ihr Essen an den temporären Arbeitsplatz oder in ihre Unterkunft liefern lassen können. Dies kann sich positiv auf die Produktivität während der Geschäftsreise auswirken, da weniger Zeit in die Suche nach einem passenden Imbiss in der Nähe verbracht werden muss.

Steuerliche Aspekte

Gesetzlich geregelt ist die Verpflegung von Steuerpflichtigen in § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EstG. Das Gesetz besteht bereits seit 2013 und soll die Unternehmensbesteuerung einfacher gestalten. In diesem Gesetz wird erläutert, dass die Mehraufwendungen für die Verpflegung eines Mitarbeiters steuerlich abgesetzt werden können, wenn dieser vorübergehend außerhalb von seinem gewohnten Umfeld für das Unternehmen tätig wird.