Personalzeiterfassung: So wird sie sinnvoll in den Arbeitsalltag integriert

Das Bundesarbeitsministerium arbeitet schon seit einer Weile an einem Gesetzesentwurf, der die Arbeitszeiterfassung klar regeln soll. Die elektronische Arbeitszeiterfassung könnte also ohnehin bald Pflicht werden. Unternehmen können sich am besten darauf vorbereiten, indem schon heute ein System integriert wird, das für Arbeitgeber und Arbeitnehmer praktisch und einfach funktioniert.

Intuitive Bedienung kann viele Probleme vermeiden

Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die digitale Personalzeiterfassung alle Wirtschaftszweige erreicht. Einer der Gründe, warum sich manche Betriebe aktuell noch dagegen wehren: Die technischen Herausforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Auf der einen Seite müssen sich Unternehmen für ein System entscheiden und es implementieren. Auf der anderen Seite müssen Mitarbeiter die technischen Fähigkeiten besitzen, um ihre Arbeitszeit zu erfassen.

Somit lohnen sich vor allem Anbieter für digitale Personalzeiterfassung, die auf eine leicht verständliche Benutzeroberfläche setzen – die noch dazu auf einer Vielzahl an Geräten funktioniert. Mitarbeiter müssen mit wenigen Klicks am Terminal, Computer, Tablet oder Smartphone ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende erfassen können.

Nur, wenn das Ganze auch mobil funktioniert, können Mitarbeiter auf Geschäftsreisen oder im Außeneinsatz dieselben Funktionen nutzen wie Büromitarbeiter. Dazu zählt bei moderner Arbeitszeiterfassungssoftware auch das Erfassen von Urlaubs- und Fehlzeiten. Mitarbeitern sollte die Möglichkeit offen stehen, selbst ihre Daten zu überprüfen und schnell und einfach Urlaub beantragen zu können.

Verantwortung gerecht werden

Wie bereits angesprochen, wird die elektronische Personalzeiterfassung in naher Zukunft wahrscheinlich ohnehin verpflichtend sein. Dies kann eine Motivation sein, schon heute auf digitale Lösungen umzusatteln. Allerdings kann hier auch die Verantwortung eine Rolle spielen.

Arbeitgeber müssen daran interessiert sein, dass ihre Mitarbeiter rechtssicher arbeiten. Es geht bei der digitalen Arbeitszeiterfassung aber auch darum, dass Mitarbeiter Verantwortung übernehmen und Informationen einsehen können. Das spart Nerven, denn Anfragen müssen dann nicht immer über die Personalabteilung bearbeitet werden. Die Mitarbeiter selbst können zudem ihre Arbeitszeit besser kontrollieren.

Gerade in Zeiten von Homeoffice und innovativen Arbeitskonzepten müssen Firmen auf veränderte Ansprüche ihrer Mitarbeiter vorbereitet sein. Es ist im Interesse aller Beteiligten, eine leicht zu bedienende Software einzuführen, die allen Abteilungen und somit allen Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Aufwand im Handumdrehen verringern

Zunächst stellt ein neues System zur Personalzeiterfassung natürlich eine Herausforderung dar. Einige Mitarbeiter werden die Notwendigkeit nicht sehen oder sich mit elektronischen Lösungen nicht wohlfühlen. Somit steht am Anfang vielleicht ein recht hoher Aufwand. Später entlastet die digitale Arbeitszeiterfassung allerdings erheblich.

Auf lange Sicht werden HR-Abteilungen entlastet und müssen weniger Rücksprachen halten, z. B. um Urlaubszeit abzufragen. Eine Zeiterfassung mit Employee Self Service (ESS) ermöglicht zudem das selbstständige Ändern von Daten, wie beispielsweise der Wohnadresse nach einem Umzug.

Sinnvolle Systemintegration und notwendige Funktionen

Die Zusammenarbeit mit Experten für Personalzeiterfassung ist wichtig, um möglichst reibungslos weiterarbeiten zu können. Denn die Schnittstellenintegration ist je nach Komplexität des Unternehmens unterschiedlich anspruchsvoll. Somit sollte vor der Entscheidung für eine bestimmte Software zur Arbeitszeiterfassung geprüft werden, ob diese problemlos zu den ERP- sowie Lohn- und Gehaltssystemen passt, die bereits verwendet werden.

Hinzu kommt, dass gute Software sich je nach Bedarf erweitern lässt. Bei der Wahl eines Softwareanbieters lohnt es sich also, auf innovative Funktionen und Weiterentwicklungspotenzial zu schauen. Das zeigte sich jüngst mit der Gesetzesänderung zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die eine GKV-Schnittstelle zur Abfrage bei der Krankenkasse erfordert.