Kosten senken als Selbständiger: Welche Möglichkeiten gibt es?

Die Buchhaltung gehört zu den zeitintensivsten, aber auch wichtigsten Nebentätigkeiten in der Selbständigkeit. Nur, wer stets den Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben behält, kann auf Dauer die Liquidität und damit auch den wirtschaftlichen Erfolg des eigenen Unternehmens sichern. Das gilt für Solo-Selbständige ebenso wie für KMUs oder internationale Großkonzerne. Diese Transparenz ist aber noch auf einer weiteren Ebene wichtig, denn nur so können auch Sparpotenziale identifiziert werden. Hierbei handelt es sich nicht um eine einmalige, sondern um eine fortlaufende Aufgabe im unternehmerischen Alltag. Es sollte also bei einmaligen sowie laufenden Kosten jederzeit die Frage gestellt werden, ob und wie diese gesenkt werden können. In vielen Fällen lassen sich nämlich Einsparungsmöglichkeiten nutzen, ohne dadurch Nachteile in Kauf nehmen zu müssen, beispielsweise hinsichtlich der Qualität oder Leistungen. Solche typischen Möglichkeiten, um als Selbständiger die Kosten zu senken, liegen häufig in folgenden Bereichen:

1. Steuereinsparungen

Steuern gehören sicherlich zur größten finanziellen Last eines jeden Unternehmens. Welche Steuern im Einzelfall fällig werden, hängt von unterschiedlichen Faktoren wie der Art, der Größe oder den Umsätzen des Unternehmens ab. In jedem Fall ergeben sich aber Optimierungspotenziale, um die Steuerlast merklich zu drücken. Selbständige genießen gegenüber Angestellten diesbezüglich einige Vorteile, sprich sie können mehr Kosten steuerlich geltend machen, indem sie diese als Betriebsausgaben ansetzen. Das gilt beispielsweise für einen Geschäftswagen, für Geschäftsessen oder auch für betriebliche Investitionen. Es lohnt sich daher, sich einmal intensiv mit steuerlichen Einsparungspotenzialen auseinanderzusetzen und dabei von einem Steuerberater unterstützen zu lassen. Wichtig ist nämlich, dass hierbei nicht die Grenzen der Legalität überschritten werden, ansonsten drohen schwerwiegende Konsequenzen, die vor allem für Einzelunternehmer oder KMUs schnell existenzgefährdend werden können.

2. Outsourcing

Solche Kosten für externe Experten wie einen Steuerberater können wiederum (zumindest teilweise) steuerlich abgesetzt werden. Sie schmälern schließlich den Gewinn des Unternehmens. Outsourcing ist daher eine weitere Möglichkeit, um als Selbständiger die Kosten zu senken. Das funktioniert indirekt, beispielsweise eben durch Steuereinsparungen. Aber auch direkte Ersparnisse sind durch Outsourcing möglich, denn für freie Mitarbeiter entfallen viele Kosten wie die Sozialversicherungsbeiträge. Zudem bieten solche Arbeitsmodelle kleinen oder noch jungen Unternehmen mehr Flexibilität, die für sie essentiell ist, um auf wirtschaftliche Schwankungen oder andere Veränderungen reagieren zu können. Auch, wenn gewisse Leistungen nur einmal oder selten in Anspruch genommen werden, vielleicht die Erstellung einer Webseite, müssen die Selbständige durch das Outsourcing keine überflüssigen, laufenden Kosten in Kauf nehmen. Es lohnt sich daher stets zu prüfen, ob die Einstellung eigener Mitarbeiter notwendig beziehungsweise sinnvoll ist – oder ob das Outsourcing im Einzelfall die bessere sowie zugleich günstigere Alternative darstellt.

3. Versicherungsbeiträge

Steuerlich geltend machen können Selbständige auch einige Versicherungsbeiträge in unterschiedlicher Höhe. An dieser Stelle ergeben sich ebenfalls sowohl indirekte als auch direkte Sparpotenziale. Denn bei den Versicherungen können Selbständige direkt sparen, indem sie überflüssige Policen streichen und bei wichtigen Versicherungen immer wieder die Preise vergleichen. Es ist also zwar wichtig, nicht an der falschen Stelle zu sparen, um ausreichend abgesichert zu sein, beispielsweise mittels Betriebshaftpflichtversicherung. Dennoch können die Kosten durch die Wahl passender Anbieter und Tarife minimiert werden. Selbständige genießen zudem den Vorteil, bei der Krankenversicherung frei zwischen gesetzlicher und privater Versicherung wählen zu können. Da bei einer privaten Krankenversicherung die Beiträge oft geringer sind bei gleichen oder sogar besseren Leistungen, lohnt sich auch diesbezüglich der Vergleich und gegebenenfalls ein Wechsel.

4. Automatisierung

Die Digitalisierung birgt heutzutage vielfältige Möglichkeiten, um Prozesse in Unternehmen zu automatisieren. Das gilt längst nicht nur in großen Industriebetrieben mit hochmoderner KI (Künstlicher Intelligenz). Stattdessen kann schon vergleichsweise einfache und günstige Software für Selbständige im Arbeitsalltag eine große Erleichterung darstellen. Sie kann wiederkehrende Aufgaben ganz oder teilweise übernehmen, sodass für die Selbständigen mehr Zeit für ihre Kernarbeit bleibt. Das bedeutet Umsatzsteigerungen auf der einen Seite und Kosteneinsparungen auf der anderen, denn durch die Automatisierung können externe oder interne Ressourcen eingespart werden. Es sind zum Beispiel keine zusätzlichen Mitarbeiter oder externen Berater für entsprechende Aufgaben notwendig. Von der Buchhaltung bis hin zum Monitoring der eigenen Webseite gibt es heutzutage also vielerlei Möglichkeiten für eine Automatisierung und die Kosten hierfür können auch noch als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Erneut lohnt es sich daher, diese Möglichkeiten zu prüfen und zu nutzen, wann immer sie konkrete (Kosten-) Vorteile bringen.

5. Remote Work

Es gibt Branchen, in denen kann ein Unternehmen nur mit eigenen Räumlichkeiten arbeiten, weil es sich beispielsweise um produzierendes Gewerbe handelt oder weil eine Werkstatt notwendig ist. In immer mehr Branchen kann auf solche Räumlichkeiten jedoch verzichtet und damit ein großer Kostenpunkt gestrichen werden. Hierin liegt ein weiterer Vorteil, den die Digitalisierung mit sich gebracht hat. Durch sie ist nämlich die „Remote Work“ in zahlreichen Berufen möglich geworden, auch in der Selbständigkeit und sogar für Unternehmer mit eigenen Mitarbeitern. Wenn die Tätigkeiten dies zulassen, kann jeder in den eigenen vier Wänden arbeiten und auf virtuellen Wegen mit Kollegen, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern, Investoren & Co kommunizieren. Und selbst, wenn diese Lösung nicht oder nicht ausschließlich gewünscht ist, so sollten zumindest flexible Lösungen wie ein Coworking Space in Betracht gezogen werden. Dieses bringt zugleich den Vorteil mit sich, dass Selbständige ihr so wichtiges Netzwerk erweitern können. Auch lässt sich die Anzahl angemieteter Räumlichkeiten oft auf ein Minimum reduzieren und ein Vergleich verschiedener Angebote spart zusätzliche Kosten.

6. Energiekosten

Auf solche flexiblen Arbeitsmodelle umzustellen als Alternative zu eigenen Büroräumlichkeiten, bringt auch Einsparungen bei den Energiekosten mit sich. Denn die Rechnungen für Strom und Heizung machen in vielen Unternehmen einen erheblichen Kostenblock aus – Tendenz steigend. Je kleiner also das Unternehmen in räumlicher Hinsicht ist, desto geringer sind dessen Kosten. Zusätzliche Optimierungen lassen sich durch stromsparende Geräte oder Leuchten, durch optimale Routinen beim Heizen und Lüften sowie bei der Wahl günstiger Anbieter vornehmen. Rund einmal im Jahr sollten deshalb die Preise verschiedener Tarife miteinander verglichen werden, dann dadurch sind erhebliche Einsparungen möglich, was ebenso im Homeoffice gilt. Eine Versorgungslücke beim Strom oder der Heizung muss hingegen nicht befürchtet werden, denn notfalls springt zwischenzeitlich der Grundversorger ein. Es gibt also keinen Grund, um vor einem Anbieterwechsel zurückzuschrecken.

7. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen

Früher oder später kommen viele Unternehmer an den Punkt, an dem sie eigene Mitarbeiter einstellen wollen oder müssen. Wie bereits erwähnt, kann das Outsourcing hierzu eine Alternative sein. In einigen Fällen ist die Festanstellung aber die bessere Wahl, wenn es sich um eine Position handelt, die dauerhaft besetzt werden muss. Es geht also um eine Entscheidung, die im Einzelfall getroffen werden muss, doch die Einstellung von Mitarbeitern bedeutet stets hohe Fixkosten. Jedoch gibt es auch hier Möglichkeiten, um diese zu senken, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit zu beeinträchtigen. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen erfreuen sich diesbezüglich großer Beliebtheit. So können Selbständige das Gehalt ihrer Mitarbeiter indirekt erhöhen, ohne selbst eine finanzielle Mehrbelastung zu haben. Solche Benefits, wie Fahrtkostenzuschüsse, Gutscheine oder Zusatzkrankenversicherungen, sind somit eine hervorragende Möglichkeiten, um als Selbständiger die Kosten zu senken – und gleichzeitig helfen sie dabei, gegenüber größeren Unternehmen auf dem Stellenmarkt konkurrenzfähig zu bleiben. Es entsteht demnach eine Win-Win-Situation mit zahlreichen Vorteilen sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer.

Fazit

Unterm Strich gibt es viele Möglichkeiten, um in der Selbständigkeit einmalige oder laufende Kosten zu senken. Welche dies im Detail sind, hängt aber von individuellen Faktoren ab. Es ist daher wichtig, diese im Einzelfall zu prüfen, um die Kosten zu minimieren, ohne dadurch Nachteile zu erfahren, beispielsweise beim Versicherungsschutz oder bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Wer jedoch richtig an die Sache herangeht, kann diesen Drahtseilakt meistern und stellt somit die Weichen für das eigene Unternehmen auf Erfolg.