Briefumschlag richtig beschriften: Das müssen Sie beachten
Briefumschlag richtig beschriften: Das müssen Sie beachten
Trotz des digitalen Zeitalters ist die Versendung eines Briefes immer noch eine professionelle und oftmals notwendige Form der Kommunikation. Wichtig ist hierbei nicht nur der richtige Inhalt, sondern auch die richtige Beschriftung. Wie Sie Ihre Briefumschläge korrekt beschriften, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.
Briefumschlag richtig beschriften: Wieso ist das notwendig?
Solange Name, Straße, Hausnummer und Ort auf dem Brief stehen, sollte er doch ankommen – oder? In vielen Fällen ist unser Postsystem in Deutschland tatsächlich fähig, auch inkorrekt beschriftete Briefe korrekt zuzustellen. Doch jeder Umschlag, der richtig beschriftet wird, kommt leichter und schneller durch das System. Der Grund: Die Briefe werden zunächst maschinell ausgelesen. Diese Maschinen sitzen in den Briefzentren und orientieren sich an genauen Vorgaben. Wenn Sie sich also an diese Vorgaben halten, machen Sie der maschinellen Auslesung und der händischen Weitergabe das Leben leichter.
Briefumschlag beschriften: Vorderseite versus Rückseite
Folgende Informationen braucht Ihr Brief, um richtig beschriftet zu sein:
• Die Angabe des Absenders
• Die Angabe des Empfängers
• Eine Frankierung, zum Beispiel eine Briefmarke
Einen Fehler, den viele Briefschreiber oft machen, ist die Platzierung des Absenders auf der Rückseite des Briefes. Wichtig: Auf die Rückseite Ihres Briefes werden weder der Absender, noch eine andere entscheidende Information niedergeschrieben. Die Angabe des Absenders platzieren Sie immer auf der Vorderseite Ihres Briefumschlags, und zwar in der oberen linken Ecke. Die Adresse des Empfängers platzieren Sie in der unteren rechten Ecke. Zudem brauchen Sie eine Briefmarke oder eine andere Form der Frankierung. Diese ist in der oberen rechten Ecke, also quasi über dem Empfänger, zu platzieren. Wichtig: Kleben und drucken Sie sonst nichts auf den Briefumschlag!
Die richtige Adressierung bei der Beschriftung eines Briefumschlags
Doch nicht nur bei den Komponenten, auch bei der Angabe der Adresse können Fehler unterlaufen. Die grobe Unterscheidung wird hierbei zwischen Hausanschrift, Postfach und Packstation vorgenommen.
Adressierung an eine Hausanschrift
Unter einer Hausanschrift ist immer die Angabe der korrekten Adresse der jeweiligen Person oder des jeweiligen Unternehmens zu verstehen. Wenn Sie einen Ortsteil angeben wollen, so ist dieser immer nach dem Namen und vor der Straße zu platzieren. Die Adresse beinhaltet keine Leerzeilen.
Musterfirma
Max Mustermann
Musterstadtteil
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
Adressierung an eine Postfachadresse
Die Angabe von Straße und Hausnummer ist bei einem Brief an ein Postfach nicht notwendig. An ihrer Stelle schreiben Sie die Nummer des Postfachs. Auch hier gilt: keine zusätzliche Leerzeile notwendig.
Musterfirma
Postfach 12 34 56
12345 Musterstadt
Adressierung an eine Packstation
Groß- oder Maxi-Briefe und auch andere Großsendungen können Sie auch an Packstationen adressieren. Hierbei müssen Sie die folgenden Angaben machen:
Max Mustermann (Vorname und Nachname)
12345678 (Postnummer des Empfängers)
Packstation 123 (Packstation, Nummer der Station)
Normen und Standards, um Briefe zu beschriften
Für das Briefe-Beschriften gibt es bestimmte Normen und Standards, die beachtet werden müssen. Diese Vorgaben sorgen für eine einheitliche und eindeutige Beschriftung und gewährleisten eine reibungslose Zustellung.
Eine wichtige Norm betrifft die Positionierung der Anschrift auf dem Briefumschlag. Die Anschrift sollte immer auf der Vorderseite des Umschlags platziert werden, in der rechten, unteren Ecke. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass ausreichend Platz für den Poststempel bleibt.
Auch die Schreibweise der Anschrift ist genormt. Die Schriftgröße sollte nicht kleiner als 2,5 mm sein, damit die Beschriftung gut lesbar ist. Die Schriftart sollte klar und einfach sein, zum Beispiel Arial oder Times New Roman. Zudem müssen die einzelnen Zeilen der Anschrift korrekt untereinander platziert werden. Die Empfehlung hierbei lautet: Name, Straße und Hausnummer in der ersten Zeile, Postleitzahl und Ort in der zweiten Zeile.
Weitere Normen beziehen sich auf die Farbe und das Material des Briefumschlags. Für den nationalen Versand sollten Briefumschläge in Weiß oder Hellgrau verwendet werden, für den internationalen Versand sind auch braune oder gelbe Briefumschläge zulässig. Das Material des Briefumschlags sollte ausreichend stabil sein, um den Transport zu überstehen.
Um die Einhaltung der Normen zu gewährleisten und die Briefe gänzlich korrekt zu beschriften, gibt es auch spezielle DIN-Normen für Briefumschläge. Die DIN-Norm 676 regelt beispielsweise die Maße von Briefumschlägen, während die DIN-Norm 5008 die Gestaltung von Geschäftsbriefen allgemein regelt.
Briefe beschriften: Empfehlungen für die Verwendung von speziellen Schreibwerkzeugen
Für eine professionelle und eindeutige Beschriftung von Briefumschlägen empfiehlt es sich, spezielle Schreibwerkzeuge zu verwenden. Diese können die Lesbarkeit und die Ästhetik der Beschriftung verbessern und somit die Chance erhöhen, dass der Brief korrekt zugestellt wird. Wenn Sie dies direkt in einem Geschäftsbrief anwenden wollen und noch mehr zum Thema Geschäftsbrief: So ist er aufgebaut erfahren wollen, dann informieren Sie sich und fangen direkt an, die Profi-Schreibwerkzeuge anzuwenden.
Empfehlenswertes Schreibwerkzeug, wie der Faserschreiber für die Beschriftung von Briefumschlägen, ist hier von Vorteil. Dieser Schreibstift ist besonders für kleine Schriften geeignet und sorgt für eine präzise Beschriftung. Auch ein Tintenroller kann für die Beschriftung von Briefumschlägen verwendet werden, da er eine klare und gleichmäßige Schrift erzeugt.
Ein weiteres empfehlenswertes Schreibwerkzeug für die Beschriftung von Briefumschlägen ist der Kugelschreiber. Allerdings sollten Sie hierbei darauf achten, dass die Mine des Kugelschreibers nicht zu breit ist, da sonst die Schrift unleserlich werden kann. Eine feine Mine sorgt für eine klare und gut lesbare Schrift.
Es ist ebenfalls empfehlenswert, eine Linealschiene oder einen Zirkel zur Hand zu haben, um die Schrift auf dem Briefumschlag gerade und gleichmäßig zu platzieren. Eine gerade und einheitliche Schrift sorgt dafür, dass der Brief schnell und einfach zugestellt werden kann. So können Sie hier zum Beispiel einen Dankbarkeitsbrief verfassen und Ihren Liebsten eine kleine Freude bereiten.
Tipps für den internationalen Versand: Briefe korrekt beschriften
Wenn Sie Briefe ins Ausland versenden und internationale Briefe beschriften möchten, gibt es ein paar Dinge zu beachten, um sicherzustellen, dass der Brief richtig zugestellt wird, falls Sie nicht schon längst Ihren digitalen Brief per Mausklick in den Briefkasten werfen. Hier sind einige ergänzende Tipps für die Beschriftung von Briefumschlägen für den internationalen Versand:
1. Verwenden Sie eine klare und gut lesbare Schrift: Bei der Beschriftung von Briefumschlägen für den internationalen Versand ist es wichtig, dass die Schrift klar und gut lesbar ist. Vermeiden Sie eine zu kleine oder unleserliche Schrift.
2. Schreiben Sie die Anschrift in englischer Sprache: Wenn Sie Briefe ins Ausland versenden, sollten Sie die Anschrift auf dem Briefumschlag in englischer Sprache schreiben. Das erleichtert die Zustellung im Zielland.
3. Korrekte Adressformatierungen verwenden: Die Adressformatierung kann von Land zu Land unterschiedlich sein. Informieren Sie sich im Voraus über das korrekte Adressformat des Ziellandes, um den Brief richtig zu beschriften.
4. Internationale Abkürzungen benutzen: Um Platz auf dem Briefumschlag zu sparen und Briefe richtig zu beschriften, sollten Sie internationale Abkürzungen verwenden. Zum Beispiel: "Ave." für Avenue, "St." für Street, "Rd." für Road.
5. Geben Sie Ihre eigene Adresse auf dem Briefumschlag an: Es ist empfehlenswert, Ihre eigene Adresse auf dem Briefumschlag anzugeben, falls der Brief nicht zugestellt werden kann und zurückgeschickt wird.
6. Vermeiden Sie farbige Briefumschläge: Farbige Briefumschläge können im Ausland als ungewöhnlich oder verdächtig angesehen werden und somit zu Verzögerungen in der Zustellung führen.
7. Verwenden Sie, um internationale Briefe zu beschriften, einen internationalen Antwortumschlag: Wenn Sie eine Antwort auf Ihren Brief erwarten, können Sie einen internationalen Antwortumschlag beifügen. Dadurch erleichtern Sie dem Empfänger die Antwort auf Ihren Brief.
