„Wir brauchen keine Ordner mehr, um Ordnung zu schaffen!“

Wirtschaftsforum: Herr von Loesch, Ihr Unternehmen hat sich bei seiner Gründung 1987 ursprünglich mit dem Vertrieb von Büromaschinen beschäftigt. Wie ist daraus schließlich ein innovatives Software-Unternehmen entstanden?

Dirk-Carsten von Loesch: Noch heute sind wir der größte Sharp-Händler in Berlin und Brandenburg und damit auch ein Stück weit unseren Wurzeln treu geblieben. Aber natürlich hat sich der Fokus unserer Unternehmenstätigkeit inzwischen stark verändert, denn durch unser Print-Geschäft konnten wir die rasanten Entwicklungen auf dem Gebiet der Digitalisierung schon in den Anfangsjahren von BvL unmittelbar miterleben. So haben wir uns dann auch bald die Frage gestellt, was mit all den Dokumenten passiert, die in den Unternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung eingescannt und digitalisiert werden: Denn sie in irgendeinem Ordnersystem abzulegen, ist das Eine – sie dann jederzeit problemlos wiederzufinden, steht auf einem ganz anderen Blatt. Dank unserer umfassenden IT-Erfahrung gelang es uns, mit BvLArchivio eine einfach zu installierende, schnelle, elegante und rechtskonforme Plug-and-Play-Lösung als eigenständiges Komplettsystem ohne Fremdsoftware zu programmieren, mit der sich genau diese Zielsetzung erreichen lässt.

Wirtschaftsforum: Wie genau funktioniert Ihr System?

Dirk-Carsten von Loesch: Grundsätzlich kann der Kunde BvLArchivio exakt so einsetzen, wie er dies in seinem Unternehmen für sinnvoll erachtet – entweder als autarkes, von seinen übrigen Programmen losgelöstes System, das allein der Dokumentenarchivierung dient, oder über eine Universalschnittstelle, durch die es mit sämtlichen anderen Programmen im betrieblichen IT-Ökosystem interagieren kann. In letzterem Fall kann der Kunde über einen virtuellen Printer alle relevanten Dokumente beispielsweise direkt aus seiner Warenwirtschaft archivieren, und wenn er es wünscht, lässt sich dabei auch sein bestehendes Ordnersystem in seinem virtuellen Archiv reproduzieren – selbst wenn dies bei unserem System gar nicht mehr nötig ist.

Wirtschaftsforum: Wie findet die Anwenderin dann das Dokument, nach dem sie sucht?

Dirk-Carsten von Loesch: Solange die Anwenderin weiß, wonach sie sucht, wird sie es mit Sicherheit finden. Ein Beispiel: Sie möchten die zwei Jahre alte Rechnung eines Lieferanten aufrufen. Dann wissen Sie garantiert, von wem die Rechnung stammt, und können das Datum zumindest etwas eingrenzen; idealerweise ist Ihnen auch noch die Rechnungsnummer bekannt. All diese Informationen können Sie in unserem System in die Suchmaske eingeben, und schon erscheint das gewünschte Dokument auf Ihrem Monitor oder Display – ganz ohne Ordner und Unterordner. Das mag für manche Nutzer zunächst ungewohnt erscheinen, da die Archivstruktur auch in der virtuellen Welt traditionell nach dem Ordnerprinzip aufgebaut ist, weshalb wir selbstverständlich für Anwender, die unbedingt bei dem einmal verinnerlichten System bleiben wollen, auch diese Variante anbieten. Aber eigentlich waren Ordner immer nur eine Krücke, derer wir uns in Ermangelung einer besseren Lösung eben bedienen mussten. Heute gibt es diese bessere Lösung – und wir können unsere Krücken guten Gewissens in die Ecke werfen.

Wirtschaftsforum: Neben der Archivierung brennt Ihnen auch das Thema Cybersicherheit unter den Nägeln – welchen Schutz kann BvL seinen Kunden an dieser Stelle anbieten?

Dirk-Carsten von Loesch: Die Bedrohung durch Ransomware hat in den letzten Jahren extrem zugenommen und muss spätestens seit dem Krieg in der Ukraine auf der Agenda jedes Unternehmens stehen. Gerade kleinere Handwerksbetriebe oder Freiberufler wiegen sich bisweilen in falscher Sicherheit, weil ihnen nicht klar ist, wie die Kriminellen vorgehen: Denn anstatt sich ein konkretes Ziel für ihren Angriff auszusuchen, klopfen sie im Internet zunächst wahllos mögliche Einfallstore ab, nisten sich dann im System des Opfers ein, beginnen, dort alle Daten zu verschlüsseln, und erst dann erscheint die Lösegeldforderung. Selbst wenn man dieser nachkommt, stehen die Chancen leider schlecht, wieder an all seine Daten zu kommen. Deshalb setzt BvL auf ein Frühwarnsystem, in dessen Rahmen unsere Software permanent überwacht, wie viele Dateien in der Unternehmensdatenbank pro Tag verändert werden. Jeden Tag erhält die zuständige Person dann von uns eine E-Mail, in der dieser Wert ausgewiesen wird: Wenn er eine kritische Schwelle überschreitet, muss sofort gehandelt werden. Da alte Dateien bei unserem Archivierungssystem nicht überschrieben werden, ist zudem auch in diesem Fall garantiert noch eine fehlerfreie Version vorhanden, auf die der Kunde dann sicher zugreifen kann, um ohne weitere Schwierigkeiten ungehindert seine Unternehmenstätigkeit fortzusetzen.

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