Was auf Geschäftsreisen alles schiefgehen kann - und wie sich die Probleme abfedern lassen

Geschäftsreisen sind nicht selten zeitkritisch - doch was lässt sich gegen mögliche Verzögerungen tun? Bildquelle: @ Briana Tozour / Unsplash.com

Im Business-Alltag gehören Geschäftsreisen einfach dazu. Trotz der Möglichkeit von Videokonferenzen ist der persönliche Kontakt nach wie vor sehr wichtig. Was auf den ersten Blick dank Flugzeug und Bahn kein Problem sein dürfte, sorgt regelmäßig für Ärger. Mal kommt ein Zug beim Umsteigen zu spät, dann startet der gebuchte Flug deutlich später als geplant. Wie gehen Geschäftsreisende mit solchen Problemen um? Und gibt es noch andere Ärgernisse, die Geschäftsreisen regelmäßig frustrierend machen?

Flugreisen: Verspätungen einkalkulieren

Wer im Rahmen einer Geschäftsreise in den Flieger steigt, muss sich darüber im Klaren sein, dass Verspätungen nicht ausgeschlossen sind. Es zahlt sich demnach immer aus, einen Puffer einzuplanen. Gerade für einen sehr wichtigen Termin kann darüber nachgedacht werden, vielleicht am Vortag anzureisen, um den Termin nicht zu verpassen. Wer diesen Schritt nicht gehen kann oder will, sollte auf einen frühen Flug setzen, da in den frühen Flugplänen Verzögerungen noch keine so große Rolle spielen.

Eine zweite Option: Für die Geschäftsreise immer einen Direktflug einplanen. Damit umgehen Geschäftsreisende das Risiko, beim Zwischenstopp mit einer Verspätung des Anschlussflugs konfrontiert zu werden. Was zur entspannten Anreise zum Geschäftstermin beitragen kann, ist das Setzen auf besonders zuverlässige Airlines. Es gibt durchaus Unterschiede zwischen den Fluglinien in Bezug auf Pünktlichkeit.

Der Flug verspätet sich: Welche Rechte haben Geschäftsreisende?

Was passiert bei einer Flugverspätung? Es ist wichtig, als Geschäftsreisender die eigenen Rechte zu kennen. Verspätet sich der gebuchte Flug, können Betreuungs- und Ausgleichsleistungen in Anspruch genommen werden. Wie hoch Ausgleichszahlungen werden, hängt von der Flugstrecke und der Dauer der Verspätung ab.

Zu den Betreuungsleistungen bei einer Verspätung von mehr als zwei Stunden zählen Snacks und Getränke sowie eine Kommunikationsmöglichkeit. Als Ausgleichszahlungen haben Geschäftsreisende Anspruch auf 250 Euro bis 600 Euro. Als Faustregel gilt: Je weiter die Flugstrecke und umfassender die Verspätung, desto umfangreicher fallen die Betreuungs- und Ausgleichsleistungen aus.

Zugreisen: Gerade das Umsteigen ist kritisch

Gerade bei geschäftlichen Reisen innerhalb Deutschlands wird gern auf die Schiene gesetzt. Allerdings zeigt sich, dass hier Verspätungen keine Seltenheit sind. Leider zeigen Statistiken, dass sich die Pünktlichkeit im Zugverkehr in den letzten Jahren deutlich verschlechtert hat. Laut Tagesschau.de kamen 2023 nur knapp 70 Prozent der Bahnreisenden pünktlich ans Ziel.

Was bedeutet diese Erkenntnis für Geschäftsreisen? Ein zeitlicher Puffer ist unbedingt einzuplanen. Je zeitiger Geschäftsreisende unterwegs sind, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, durch einen Ausfall im Zugverkehr zu spät zum Termin zu kommen. Ein zweiter wichtiger Punkt: Es empfiehlt sich, mit möglichst wenigen Umsteigehalten zu reisen. Hierdurch verringert sich das Risiko, auf eine Verbindung zu stoßen, die erheblich verspätet im Bahnhof einfährt.

Organisatorische Stolpersteine

Probleme tauchen nicht nur durch Verspätungen bei Flugreisen oder bei Geschäftsreisen mit dem Zug auf. Es gibt Situationen, in denen der Termin selbst zum Ärgernis wird – etwa im Fall unklarer Terminabsprachen oder bei kurzfristigen Terminverschiebungen. Um hier Ärger zu vermeiden, gibt es verschiedene Stellschrauben wie die frühzeitige Bestätigung des Termins und eine enge Kommunikation mit Geschäftspartnern.

Ein weiteres Problem sind fehlende Reisedokumente. Um diesem Problem aus dem Weg zu gehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten – wie die Arbeit mit einer Checkliste.

Damit behalten Geschäftsreisende immer den Überblick, ob ein Visum beantragt werden muss oder es für die Einreise besondere Bestimmungen (etwa in Bezug auf den Impfschutz) gibt. Auf die Checkliste gehört auch eine Kontrolle, ob sich in die Buchung von Airline oder Hotel Fehler eingeschlichen haben.

Eine mögliche Checkliste für wichtige Reisedokumente:

Personalausweis oder Reisepass
Ticket und Buchungsbestätigung
Bei Bedarf: Visum oder andere Einreisebescheinigungen
A1-Bescheinigung
Krankenkassenkarte und Impfausweis
Buchungsunterlagen für das Hotel und eventuell einen Mietwagen
Bei Bedarf: Führerschein

Fazit: Bei Geschäftsreisen immer einen Schritt weiterdenken

Wer geschäftlich unterwegs ist, hat einen eng getakteten Terminplan. Oft kommt es aber bei der Anreise zu Verspätungen. Das heißt im Klartext: Jeder, der mit dem Flieger oder auf der Schiene unterwegs ist, muss sich fragen, wie sich Ärger vermeiden lässt. Ein Ansatz: Einfach etwas früher anreisen – um mit Verspätungen umzugehen. Geschäftsreisende dürfen aber auch nicht vergessen, dass unklare Absprachen mit Geschäftspartnern oder dem gebuchten Hotel für Ärger sorgen.