Ratgeber zum Thema Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto in Bezug auf die Pflicht zur Zeiterfassung

Zeiterfassung wird verpflichtend: Das ändert sich für Unternehmen & Arbeitnehmer

Gesetzliche Grundlagen der Zeiterfassung

Schon im Mai 2019 kam es auf europäischer Ebene, durch den Europäischen Gerichtshof, zu einem wegweisenden Urteil: Das höchste europäische Gericht nahm die europäischen Mitgliedsstaaten in die Pflicht, Regelungen für eine grundsätzliche Verpflichtung zur vollständigen Arbeitszeiterfassung zu schaffen. Bei der Ausgestaltung derer wurde den Mitgliedsstaaten zwar einigermaßen freie Hand gewährt, dennoch verschätzten sich Arbeitgeber- und Industrieverbände ebenso wie die deutsche Politik - sie allesamt gingen anfänglich davon aus, dass die auf europäischer Ebene geforderten Rahmenbedingungen in Deutschland bereits erfüllt seien.

Zu einem gegenteiligen, wegweisenden Urteil kam das Bundesarbeitsgericht (BAG 1 ABR 22/21). Das BAG stellte fest, dass die auf EU-Ebene geforderte lückenlose Zeiterfassung in Deutschland nicht gegeben sei, die Politik hier folglich mit eigenem Gesetzesentwurf tätig werden müsse. Bis dahin galt nach § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) lediglich eine Pflicht zur Zeiterfassung, wenn die tägliche Arbeitszeit den Grenzwert von acht Stunden überschritt. Außerdem mussten Minijobber und Arbeitnehmer, die an Sonn- und Feiertagen tätig waren, ihre Arbeitszeit erfassen. Durch die forcierte Gesetzesänderung hat sich das geändert: Fortan besteht eine Pflicht zur Zeiterfassung unabhängig von den genannten Sonderfällen, also schlicht immer.

Der Ist-Stand zur Zeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert. Die im Zuge dessen erfassten Daten, unterliegen wiederum den Vorgaben aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Des Weiteren ist an dieser Stelle eine Grundsatzentscheidung des BAG zu berücksichtigen: Selbiges kam zu dem Schluss, dass die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits jetzt existiere, auch wenn die konkrete Ausgestaltung und damit Änderungen am Bundesarbeitszeitgesetz noch nicht abgeschlossen sind.

Die Notwendigkeit der Zeiterfassung

Durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts dürfte sich für viele Deutsche einiges am Arbeitsplatz ändern: Nach einer Befragung durch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin erfassten 21 % aller befragten Arbeitnehmer im Jahr 2019 ihre eigene Arbeitszeit gar nicht, 32 % dokumentierten sie freiwillig - eine Vorgabe durch den Arbeitgeber bestand hingegen nur in 47 % der Fälle.

Unternehmen sind aufgrund des Urteils fortan verpflichtet ein elektronisches Zeiterfassungssystem in allen Ebenen des Betriebs zu integrieren. Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit selbst besteht seit dem September 2022. Arbeitgeber sind nicht nur der elektronischen Aufzeichnungsmöglichkeit verpflichtet, sondern auch der Aufbewahrung dieser - für wenigstens zwei Jahre.

Hier sind individuelle Regelungen mit Hinblick auf die Unternehmensgröße zu berücksichtigen:

- Konzerne und große Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen die elektronische Zeiterfassungspflicht ein Jahr nach Verabschiedung des Gesetzesentwurf einführen
- Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern haben zwei Jahre Zeit
- Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern können sich mit der Umsetzung bis zu fünf Jahre Zeit lassen
- Kleinbetriebe mit zehn Mitarbeitern oder weniger sind von der elektronischen Zeiterfassungspflicht ausgenommen, eine Zeiterfassung muss aber auch da erfolgen

Arbeitnehmer sollen auch weiterhin die Möglichkeit der Vertrauensarbeitszeit, angelehnt an den konsequent steigenden Anteil von Remote-Arbeitnehmern, haben. Des Weiteren kann die Dokumentation wahlweise durch direkte Vorgesetzte oder den Arbeitnehmer selbst erfolgen - entsprechend dem Stechuhr-Prinzip. Arbeitnehmer, die in Betrieben auf biometrische Erfassungen angewiesen sind, unterliegen separaten Regelungen.

Systeme und Methoden der Zeiterfassung

Es obliegt Unternehmen, eine möglichst effiziente und den Vorgaben entsprechende Methode zur Zeiterfassung innerhalb der betrieblichen Strukturen zu etablieren. Des Weiteren müssen Mitarbeiter darin eingewiesen werden, insbesondere wenn es sich um digitale Zeiterfassungssysteme handelt. Das ist gleichermaßen im Interesse der Unternehmen selbst: Deren Ziel ist einerseits die konsequente Einhaltung der neuen Vorgaben, andererseits sollen durch die Zeiterfassung natürlich auch Betriebsabläufe nicht gestört werden.

Entsprechend den im vorherigen Abschnitt dargelegten Regelungen, wird das Gros der deutschen Unternehmen einer elektronischen Zeiterfassung verpflichtet sein. Für kleinere Unternehmen, die dieser Pflicht nicht unterstehen, kommt auch eine manuelle Dokumentation in Frage.

Manuelle Methoden zur Zeiterfassung

Ein handschriftlicher Stundenzettel ist eine manuelle und wohl die klassischste aller Methoden. Diesen dürfen aber auch nur sehr kleine Betriebe nutzen. Eine digitale Variante des Stundenzettels ist eine einfache Excel-Tabelle: Für die meisten Unternehmen wird sie aber kaum die praktischste Lösung darstellen - denn eine einzige Tabelle für alle Angestellten ist aufgrund der datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht möglich. Es muss also jeder Arbeitnehmer seine eigene Tabelle führen.

Hardwarelösungen zur elektronischen Zeiterfassung

Festinstallierte Terminals bieten am Unternehmensstandort die Möglichkeit, die Vorgaben zur elektronischen Zeiterfassung zu erfüllen. Dafür werden typischerweise Transponder oder Chipkarten genutzt, mit denen Arbeitnehmern dann digital “einstempeln”. Problematisch ist dieses System offensichtlich, wenn mehrere Mitarbeiter gar nicht direkt am Unternehmensstandort, sondern zum Beispiel im Home-Office oder Außendienst arbeiten.

Apps, Software- und Cloud-Lösungen

Für die meisten Unternehmen dürften spezialisierte Softwarelösungen und digitale Arbeitszeitkonten die ideale Wahl darstellen. Sie ermöglichen ortsunabhängig eine elektronische, datenschutzkonforme Zeiterfassung jedes einzelnen Mitarbeiters. Derartige Softwarelösungen für den deutschen Markt sind zudem technisch so konstruiert, dass sie einerseits eine transparente Dokumentation ermöglichen und andererseits keine Datenschutzvorgaben verletzt werden. Nachteilig sind an dieser Stelle natürlich die höheren Investitionskosten, allen voran gegenüber einfachen Papierzetteln oder Excel-Tabellen.

Einrichtung und Verwaltung eines Arbeitszeitkontos

Arbeitszeitkonten dokumentieren die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und gleichen diese mit der vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeit ab. Sobald diese überschritten wurde, sammelt der Arbeitnehmer gewissermaßen “Plus-Stunden”, die er dann wiederum zu einem späteren Zeitpunkt abbauen kann.

Arbeitszeitkonten, beziehungsweise dafür verfügbare Softwarelösungen, erfassen daher diese Informationen transparent:

- Start, Ende und Pausen von Arbeitszeiten
- zu leistende Soll-Stunden
- Überstunden und Fehlstunden
- Urlaubszeiten, Krankzeiten und Fortbildungszeiten
- Darstellung des persönlichen Stundenkontos eines jeden Arbeitnehmers

Arbeitszeitkonten erfüllen damit auch die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Zeiterfassung.

Aus Sicht von Arbeitgebern erzielen sie die folgenden Vorteile:

- Erfüllung der gesetzlichen Rahmenbedingungen
- digital gestützte Personalplanung
- flexible Anpassung der Arbeitszeiten
- evtl. Einsparung von Personalkosten durch Vermeidung von Überstunden
- evtl. gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch eine flexible Lösung zur Erfassung und Arbeitszeit

Auch Arbeitnehmer erhalten dadurch Vorteile:

- verbesserte Planung von Fehl- und Urlaubszeiten in Teams
- eigenständige Erfassung
- transparente Kontrolle zwischen Ist- und Soll-Stunden der Arbeitszeit

Um auf beiden Seiten das Potenzial freizulegen und zugleich eine rechtskonforme Dokumentation zu gewährleisten, sollten Mitarbeiter detailliert in die Software des Arbeitszeitkontos eingeführt werden und zugleich Anlaufstellen haben, um gegebenenfalls um Hilfe zu bitten - was speziell für ältere und/oder wenig technisch affine Mitarbeiter gilt.

Fazit

Die Pflicht zur Zeiterfassung ist da, auch wenn um präzise gesetzliche Ausgestaltungen noch gerungen wird. Unternehmen sollten, da die Zeiterfassungspflicht nicht verschwinden wird, daher proaktiv agieren - und frühzeitig elektronische Zeiterfassungssystem etablieren und Mitarbeiter in die Nutzung dieser schulen. So können aus der veränderten Gesetzeslage durchaus Vorteile sowohl für Arbeitnehmer als auch -geber entstehen.

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