Welche Themen Sie im Alltag beschäftigen
Ihr Alltag ist vielfältig und jeder Tag hält Themen bereit, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen. Vielleicht müssen Sie sicherstellen, dass die Flure eines Bürogebäudes gereinigt werden oder in einer seit Kurzem leerstehenden Mietwohnung ist neu zu tapezieren. Wie Sie wissen, halten große Bürokomplexe, Wohnhäuser und Co. diese und ähnliche Aufgaben in unterschiedlichem Umfang bereit. Diese Bereiche sind Ihnen sicherlich schon begegnet:
- Inspektion und Reparatur von Gebäude- und Anlagenkomponenten: Sie lassen regelmäßig verschiedenste Anlagen in Gebäuden auf Schäden oder Mängel prüfen. Stellen damit betraute Fachkräfte wie Hausmeister oder Techniker Handlungsbedarf fest, ist es an Ihnen, diese mit der Reparatur zu beauftragen. Eine defekte Hausleuchte im Wohnhaus oder eine Klimaanlage im Bürokomplex sind so bald wieder intakt. Die Expertise dieser und weiterer Berufe ist unter anderem in Bezug auf Heizungsanlagen, Elektroinstallationen oder Sanitäranlagen gefragt.
- Koordination von Handwerkern und Dienstleistern: Um oben erwähnte Reparaturen, Reinigungsarbeiten in Miethäusern und mehr durchführen zu lassen, sind sie in stetigem Austausch mit den Dienstleistern. Schließlich benötigen diese Informationen darüber, was wann erledigt werden muss. Unter anderem ist Ihre Organisation unerlässlich, wenn es um die Kernsanierung einer Wohneinheit geht: In diesem Fall koordinieren Sie den Einsatz der verschiedenen Gewerke für einen reibungslosen Ablauf.
- Pflege von Grünanlagen und Außenbereichen: Zu jeder Jahreszeit sind Sie und Ihre Hausmeister im Einsatz, um beispielsweise Unkraut zu entfernen, Rasen zu mähen oder Schnee zu räumen. Sie sorgen dafür, dass dies regelmäßig geschieht.
- Kommunikation mit Bewohnern, Mietern oder der Hausverwaltung: Sie stehen stets in Kontakt mit Bewohnern und Mietern und beantworten deren fachliche Fragen oder Anliegen. Wann kommt jemand vorbei, um die defekte Deckenleuchte im Büro zu reparieren? Soll der brüchige Silikonabschluss in der Dusche selbst ausgetauscht werden oder ist das etwas für den Fachmann? Auf der anderen Seite fällt mit den Handwerkern Kommunikation dazu an, wo die Arbeiten auszuführen sind, welche zeitlichen Kapazitäten diese haben und welche Kosten entstehen.
In welchen Tätigkeitsfeldern unterstützen Softwarelösungen?
Eine professionelle Handwerkersoftware für das Gebäudemanagement kann individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Oft wird dazu ein Baustein-Prinzip verwendet. Nun zu den möglichen Einsatzbereiche eines solchen Systems.
• Bei der Inspektion werden jegliche in Ihrem Verantwortungsbereich befindliche Industrie-, Bürogebäude und Co., sowie deren Anlagen, auf den Ist-Zustand kontrolliert. Mit der Wartung stellen Sie sicher, dass die Anlagen jederzeit funktionsfähig sind und Ausfälle erst gar nicht entstehen. Eine Software zeigt auf einen Blick den erwähnten Ist-Zustand, wie weit sie in der Planung oder der Beauftragung der Maßnahmen sind und ob die Arbeiten bereits fertig gestellt wurden.
• Die Verwaltung von Arbeitsprotokollen und anderen Dokumenten geht via Software ganz leicht. Die Kommunikation mit Mietern, Handwerkern und Dienstleistern ist ebenso einsehbar.
• Die Beschaffung von Materialien für Renovierungsarbeiten und Reparaturen in Wohneinheiten wird oft über eine entsprechende Schnittstelle zum Großhandel ermöglicht.
• Möchten Sie den genauen Ablauf und Stand von beispielswiese Renovierungs- und Instandhaltungsprojekten im Blick behalten, fällt das unter Projektmanagement. Mit einer Software koordinieren Sie zuverlässig Heizungsinstallateure, Hausmeister und Co.
Die Auftragsbearbeitung am Beispiel Wohnungsinstandhaltung nach Auszug
Ihre tägliche Arbeitsbelastung wird mit diesem konkreten Beispiel noch besser sichtbar. Gleichzeitig deuten sich Einsatzfelder für moderne Gebäudemanagement-Softwarelösungen an.
Zieht ein Mieter aus einer Wohnung aus, sind oft größere oder kleinere Reparaturen zu erledigen, wie etwa die Instandsetzung von Fliesenspiegeln oder Schönheitskorrekturen an Fensterrahmen und Türblättern. Als Firma für Gebäudemanagement oder Hausverwaltung, stellen Sie dies in der Regel bei einer Vorabbesichtigung oder spätestens bei der Wohnungsübergabe fest. Nimmt sich der Mieter nicht der Reparaturen an, engagieren Sie Profis wie beispielsweise Fliesenleger. Mithilfe von Software erfassen Sie den Ist-Zustand ganz unkompliziert und erstellen von diesem ausgehend einen Reparaturauftrag, der die entsprechenden Arbeiten auflistet.
Wann sich die Handwerker an die Arbeit machen, welche Materialien diese dazu benötigen, wie der aktuelle Arbeitsstand ist und mehr halten Sie ebenfalls in der Softwarelösung fest. Sind Fliesenspiegel, Türblatt, Fensterrahmen und Co. wieder intakt, wird auch dies dokumentiert und in der Lösung hinterlegt.
Was sind die Vorteile von Softwarelösungen für das Gebäudemanagement?
Es gibt einige Gründe, warum Sie mit modernen Software-Lösungen arbeiten sollten:
- Zeit- und Kostenersparnis: Softwarelösungen erleichtern Ihnen die Arbeit, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und die Verwaltung von Daten und Dokumenten vereinfachen. Ob Bürokomplex oder Wohngebäude, regelmäßig müssen Mülltonnen so bereitgestellt werden, dass sie schnell von der Müllabfuhr entleert werden können. Das geschieht beispielsweise wöchentlich. Mit der Software erinnern Sie die Hausmeister automatisch an diese Tätigkeit oder ständig selbst daran denken zu müssen. Der Hausmeister kann ganz einfach in der Lösung kenntlich machen, dass die Aufgabe vollbracht ist. Dies optimiert Ihre Arbeitszeit und reduziert Kosten.
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Softwarelösungen bieten zudem die Möglichkeit, Informationen und Daten (z.B. erteilte Arbeitsaufträge und den jeweiligen Stand der Bearbeitung) zentral zu speichern und zu teilen. Dadurch werden Kommunikation und Zusammenarbeit mit Dienstleistern wie Heizungsmonteuren und Co. verbessert, da alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Ideal, wenn unter anderem Reparaturen in einer bewohnten Einheit vorgenommen werden und die Mieter wissen möchten, wie lange die Maßnahme noch dauern wird.
- Überblick und Transparenz: Softwarelösungen ermöglichen es Ihnen, den Überblick über alle Aufgaben und Aktivitäten zu behalten, um das Arbeitspensum zu planen und zu steuern. Wie viele Leute sind wann im Einsatz, um die Flure eines Bürogebäudes zu reinigen? Kann ein Teil dieser Kräfte am selben Tag für eine andere Immobilie abgezogen werden? Auch für Mieter bieten Sie auf diese Weise mehr Transparenz und tragen dazu beitragen, das Vertrauen in Sie zu stärken. Schließlich können Sie alle Fragen in Richtung von „Wann wird der Flur gereinigt?“ oder „Wann wird im Winter die Einfahrt freigeräumt sein?“ stets beantworten.
- Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit: Zur Umweltfreundlichkeit tragen alle digitalen Lösungen bei, denn beispielsweise in den Punkten Kommunikation und Protokollierung sparen Sie mit dem Einsatz von Software Papier ein.
- Mobilität: Viele Softwarelösungen sind auch als mobile Apps verfügbar, die es ermöglichen, von überall auf wichtige Informationen und Funktionen zuzugreifen. Das kann besonders praktisch sein, wenn Sie Termine wie eine Wohnungsbesichtigung vor Ort haben und das Portfolio nicht in Papierform dabei haben wollen.
Welche Aspekte gilt es in Bezug auf die Softwarelösungen zu beachten?
Bevor Sie sich eine Gebäudemanagement-Softwarelösung zulegen, um deren Vorteile zu nutzen, sollten Sie einige Punkte im Blick behalten.
Wie auch bei anderen digitalen Hilfsmitteln, können bei der Einführung und Nutzung von Softwarelösungen für Ihre Branche Kosten anfallen. Gerade kleinere Firmen sollten das verfügbare Budget genau planen, um dauerhaft von den Programmen profitieren zu können.
Nicht alle Lösungen haben denselben Funktionsumfang. So unterstützt beispielweise nicht jedes Programm beim Thema Abrechnung. Eine Ausrichtung auf rein operative Aufgaben wie Wartung und Reparatur ist möglich. Prüfen Sie vor dem Erwerb also, ob sich die favorisierte Lösung für die Gebäude oder Anforderungen eignet, welche Ihnen im Alltag begegnen.
Bedenken Sie, dass Sie und andere Nutzer der Softwarelösung sich erst einmal in diese einarbeiten müssen und planen Sie dafür wenn möglich einen zeitlichen Puffer in Ihre täglichen Aufgaben ein.
Fazit
Das gute Zusammenspiel von Qualität und Effizienz ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je. Damit Sie diese von Mietern und Dienstleistern (z.B. Hausmeistern) gestellte Anforderung problemlos erfüllen, lohnt sich der Einsatz einer Softwarelösung auf jeden Fall. Sie gehen Ihren täglichen Aufgaben nach und genießen gleichzeitig eine nicht unerhebliche Arbeitserleichterung,
