Kostensenkung im Unternehmen mit cloudbasierter Entgeltabrechnungssoftware

In den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen sorgt die Digitalisierung bereits für deutliche Veränderungen. Oftmals geht es dabei um die Produktivitätssteigerung und die Kostensenkung. Dabei rückt auch die Entgeltabrechnung in den Fokus. Denn diese ist längst mehr als eine Backoffice-Funktion. Tatsächlich rückt sie in zukunftsorientierten Unternehmen immer weiter in den Mittelpunkt. Hier laufen IT, HR und Finanzen mit anderen wesentlichen Unternehmensbereichen zusammen. Leistungsstarke, cloudbasierte Lösungen helfen dabei, die Kosten zu senken und Verwaltungsschritte zu optimieren.

Wie funktioniert Entgeltabrechnungssoftware?

Durch eine cloudbasierte Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung werden zeitaufwändige, sich wiederholende Verwaltungsaufgaben automatisiert. Vieles muss nicht mehr manuell eingegeben werden, was die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert. Cloud-Lösungen entlasten HR-Teams von der Bearbeitung zahlreicher Routineaufgaben. Wenn die Software optimal in das System der Personalverwaltung eingebunden ist, hat man stets den vollständigen Überblick über alle Personaldaten und kann die Prozesse der Entgeltabrechnung deutlich kosteneffizienter gestalten. Gesetzliche Vorschriften werden dabei bereits berücksichtigt. Mitarbeitende können, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, ein Mitarbeiterportal als digitale Verbindung von der Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt zum Mitarbeiter zur Verfügung stellt, auf ihre jeweils betreffenden Abrechnungen jederzeit über den eigenen Computer oder das Smartphone zugreifen.

Welche Vorteile hat die Entgeltabrechnungssoftware?

Die Vorteile der cloudbasierten Abrechnungssoftware sind breit gefächert. Zu nennen sind hier vor allem

die Reduzierung der Belastung durch Steuergesetzgebung und Compliance,
die Implementierung von HR und Entgeltabrechnung zwecks Rationalisierung von Verwaltungsprozessen,
die Optimierung der Mitarbeitererfassung mithilfe einer vereinheitlichten Lösung sowie
die Reduzierung von Systemkosten mittels nahtlosen Workflow- und Datenprozessen.

Warum ist die cloudbasierte Entgeltabrechnung für Unternehmen sinnvoll?

Für zahlreiche Unternehmen ist die lokale Abrechnung von Entgelten ein so teures wie aufwändiges Unterfangen. Nicht nur während der zurückliegenden Corona-Pandemie ergaben sich daraus zahlreiche Schwierigkeiten – auch aufgrund der Erfordernis, für das bisherige Verfahren an die Räumlichkeiten der Lohnbuchhaltung gebunden zu sein.

Zwar ist der Wechsel von der lokalen zur cloudbasierten Entgeltabrechnungssoftware eine finanzielle Investition. Diese amortisiert sich allerdings bereits innerhalb recht kurzer Zeit: Mit dem neu installierten System lassen sich bis zu einem Drittel der Kosten einsparen – und zwar nicht nur einmalig, sondern langfristig.

Wie kann man die Kosten für die Entgeltabrechnung im eigenen Unternehmen reduzieren?

In jeder Organisation und in jedem Unternehmen sind die Herausforderungen individuell. Auch die Optimierung der Entgeltabrechnung kann sich als komplex erweisen. Es gibt jedoch einige Schritte, die bereits zeitnah zu operativen wie finanziellen Vorteilen für das Unternehmen führen.

Zeitaufwändige Aufgaben automatisieren. Die cloudbasierte Software reduziert den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden. Zeitgemäße, digitalisierte Systeme helfen dem Lohnabrechner die Entgeltabrechnung effizienter durchzuführen. So können z.B. die Daten aus der Zeiterfassung automatisiert übernommen werden. Alle Daten können jederzeit transparent überblickt und analysiert werden.
Papierbasierte Aufgaben digitalisieren. Bei der klassischen Form der Entgeltabrechnung fielen nicht nur hohe Kosten für Papier und Druck an. Ein großer Teil der Arbeitszeit musste alleine für das Scannen und Drucken eingeplant werden, sodass die Digitalisierung eine Beschleunigung der Arbeit bedeutet. Auch die Lagerung und Sicherung von Papierdokumenten spielt keine Rolle mehr.
Weitere Funktionen in das Entgeltabrechnungssystem integrieren. Hierzu können etwa die Richtlinien zur Erstattung von Auslagen oder zum bezahlten Urlaub gezählt werden. Da keine separaten Systeme genutzt werden, spart man wertvolle Zeit.
Berichte und Analysen konsolidieren. Die cloudbasierte Software zur Entgeltabrechnung bietet einen konsolidierten und zuverlässigen Überblick über die Entgeltausgaben auf allen Gebieten.