Wer muss ein Kassenbuch führen?
Welche Unternehmen in Deutschland ein Kassenbuch führen müssen, ist gesetzlich in den Paragrafen 238 bis 241 im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie im Paragraf 141 in der Abgabenordnung (AO) geregelt.
Ein Kassenbuch müssen demnach nur jene Betriebe führen, die nach der Abgabenordnung auch zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Das ist dann der Fall, wenn der Jahresumsatz über 600.000 Euro oder der Jahresgewinn über 60.000 Euro beträgt.
Wer sich unter diesen Grenzen befindet, gilt als sogenannter „Kleingewerbetreibender“ und muss kein Kassenbuch führen. In diesem Fall ist es ausreichend, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen.
Welche Bestandteile muss ein Kassenbuch enthalten?
Im Kassenbuch werden alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens festgehalten. Basis dafür ist eine reale Kasse. Dabei kann es sich nicht nur um eine Kasse im klassischen Sinn handeln, sondern beispielsweise auch um einen Tresor oder eine Geldkassette. Jedes Mal, wenn aus dieser Kasse Bargeld hinzugefügt oder entnommen wird, müssen die folgenden Informationen festgehalten werden:
• Einnahme oder Ausgabe
• Datum und fortlaufende Nummer
• Buchungstext, der eine genaue Erklärung liefert
• Betrag und Währung
• Steuersatz in Prozent
• Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer in Währungsbetrag
• Kassenbestand
• Aktueller Sollkassenbestand
Der Sollkassenbestand im Kassenbuch muss mit dem Ist-Bestand in der Kasse (Ermittlung durch Zählung des Bargeldes) übereinstimmen.
Grundsätzlich muss die Buchführung laut Abgabenordnung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln kann.
Für Unternehmen mit vielen kleinen Bargeschäften muss allerdings nicht jeder Geschäftsvorfall ins Kassenbuch eingetragen werden. In diesem Fall ist es ausreichend, die Kasseneinnahmen täglich zu summieren. Zum Nachweis der Korrektheit müssen jedoch alle Kassenzettel und Bons aufbewahrt werden.
Welche Fehler können beim Führen eines Kassenbuchs passieren?
Bei der Führung eines Kassenbuchs lauern in der Praxis einige Stolperfallen.
Einer der häufigsten Fehler ist, dass Korrekturen falsch durchgeführt werden. In manchen Unternehmen werden die entsprechenden Einträge oftmals geschwärzt oder Tipp-Ex dafür verwendet. Doch der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Korrekturen und Änderungen im Kassenbuch nachvollziehbar sein müssen. Im Idealfall werden deshalb falsch Buchungen mit einer entsprechenden Gegenbuchung storniert und in weiterer Folge ein neuer Eintrag vorgenommen.
Auch auf die Nummerierung der Bons wird in der Praxis des Öfteren vergessen. Doch zur eindeutigen Zuordnung des Geschäftsfalles muss sowohl im Kassenbuch als auch direkt auf dem Beleg eine eindeutige Belegnummer vorhanden sein.
In manchen Fällen gerät bei der Führung des Kassenbuchs die Kasse ins Minus. Doch das kann in der Praxis nicht sein, denn dann wäre ja weniger als Nichts in der Kasse. Es ist ratsam, der Ursache für die Fehlbeträge unmittelbar auf den Grund zu gehen, denn bei einer Kassenprüfung kann dieser Zustand unangenehme Konsequenzen haben und eine umfassende Betriebsprüfung durch das Finanzamt nach sich ziehen. Lässt sich der Fehlbestand nicht klären, so kann zum Ausgleich eine Buchung mit dem Buchungstext „Sonstige Aufwendungen unregelmäßig“ vorgenommen werden.
Welche Vorteile hat ein elektronisches Kassenbuch?
Als Unternehmer ist es unentbehrlich, wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen im Auge zu behalten. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn auch der Kassenbestand immer auf dem aktuellen Stand ist.
Am einfachsten lässt sich das mit einem elektronischen Kassenbuch erreichen. Vorsicht: Die Kassenbuchführung mit Microsoft Excel ist in diesem Fall nicht erlaubt, weil hier Änderungen ebenfalls nicht nachvollziehbar sind.
Am einfachsten ist es, auf eine fertige Expertenlösung zu vertrauen. Der große Vorteil dabei ist, dass es bei gesetzlichen Änderungen, wie es sie beispielsweise 2020 in Deutschland beim Kassenbuch gab, automatische Anpassungen und Updates bei der Software gibt.
Zudem bietet das elektronische Kassenbuch eine enorme Zeitersparnis gegenüber der händischen Variante, da die Summen und Überträge automatisch ermittelt werden. Das macht zugleich auch Erfassungs- und Rechenfehler wesentlich unwahrscheinlicher.
Mit entsprechenden Schnittstellen kann darüber hinaus eine externe Steuerberatung und das Finanzamt sowie andere Systeme im Unternehmen wie beispielsweise die Warenwirtschaft oder die allgemeine Buchführungssoftware an das Kassenbuch angebunden werden.
