ERP & KI: Erleichterter Umgang oder technische Spielerei?

Die Verwaltung interner Ressourcen mittels Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Systemen ist aus gut organisierten Unternehmen gar nicht mehr wegzudenken. Mit einer zentralisierten Verwaltung von Ressourcen, Finanzen und Informationen rund um die Geschäftsprozesse geht jedoch eine unleugbare Komplexität einher. Die Integration Künstlicher Intelligenz (KI) in ein ERP-System scheint diesbezüglich Erleichterung zu versprechen. Doch wie genau sieht diese aus und lohnt sich das für Unternehmen wirklich?

Drei Herausforderungen bei der Arbeit mit ERP

Im Allgemeinen wiegt der Mehrwert des ERPs die Komplexität der Nutzung auf – er ist sogar durch diese erst möglich. Die Herausforderungen eines ERP ohne KI-Assistent existieren jedoch trotzdem.

1. Die Komplexität der Implementierung: Eine bedarfsgerechte Anpassung eines ERP-Systems erfordert ein strukturiertes Vorgehen, das von detaillierter Planung über akribisches Monitoring der Implementierung bis hin zur Wartung des Systems während des operativen Geschäfts reicht. Das kostet Ressourcen.
2. Die Datenqualität und -konsistenz: Für verlässliche Entscheidungen, die mithilfe von ERP-Systemen getroffen werden, braucht es genaue und konsistente Daten. Unvollständige oder inkorrekte Daten können zu Fehlentscheidungen führen.
3. Die Benutzerakzeptanz: Verantwortliche Mitarbeiter müssen das System akzeptieren und in der Lage sein, es effektiv zu nutzen. Komplexe Systeme erschweren diese Akzeptanz. Ein Widerstand seitens der Mitarbeitenden gegen Veränderungen hemmt die Produktivität.

Bisherige Lösungen für diese Herausforderungen

Traditionell wird bei der Integration neuer Systeme auf Schulung und Aufklärung gesetzt. Das sollte auch perspektivisch nicht an Bedeutung verlieren, denn mit einer persönlichen Auseinandersetzung kann der Faktor “Mensch in der Bewältigung dieser Herausforderungen gestärkt werden.

1. Sorgfältige Planung und Schulung: Um der Komplexität eines ERP-Systems Herr zu werden, setzen Unternehmen seit jeher auf umfangreiche Mitarbeiterschulungen und Workshops. Angesichts des technischen Fortschritts sind diese immer wieder notwendig.
2. Datenmanagement-Strategien: Mit einer Gestaltung von Richtlinien zur standardisierten Datenerhebung werden Datenqualität und -konsistenz aufrechterhalten. Ein Restrisiko für menschliche Fehler bleibt jedoch.
3. Change Management: Eine aktive Einbindung der Mitarbeitenden in den Implementierungsprozess fördert die Akzeptanz neuer Systeme bei den Verantwortlichen.

KI als Lösungsansatz: Warum?

Angesichts der oben genannten Lösungsansätze kommt die berechtigte Frage auf, warum wir nach einer weiteren Lösung suchen sollten, wenn wir diese doch längst haben. Die Hersteller und der Vertrieb dieser Systeme nutzen neuerdings vermehrt KI. Doch das Ziel ist nicht, Schulungen obsolet zu machen. Es geht darum, die Benutzererfahrung intuitiver zu gestalten und den Umgang mit komplexen Datenstrukturen zu vereinfachen, um so fehlerhafte Datensätze zu vermeiden.

Ganz konkret: So unterstützt KI bei der Bewältigung der Herausforderungen mit ERPs

Während die Komplexität der anfänglichen Implementierung nicht so leicht zu beseitigen ist, können KI-gestützte ERP-Systeme in den folgenden beiden Bereichen entschärfend wirken:

Die Datenqualität und -konsistenz
KI kann repetitive Aufgaben übernehmen, wodurch menschliche Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Zudem führen automatisierte Prozesse und intelligente Datenanalysen zu schnelleren und präziseren Abläufen. Die Vollständigkeit von Datensätzen ist schneller erreichbar. Die Qualität der Gesamtheit der Daten wird verbessert.

Die Benutzerakzeptanz
KI-basierte Chatbots und virtuelle Assistenten verbessern die Benutzerfreundlichkeit von ERP-Systemen deutlich. In Echtzeit können Chatbots Fragen beantworten und durch komplexe Prozesse führen. Das erleichtert den Umgang und sorgt für eine bessere Akzeptanz. Zudem unterstützt es die Erfahrung von Selbstwirksamkeit des Verantwortlichen.