E-Rechnungspflicht in Deutschland: Wie Unternehmen sich vorbereiten können
Ab wann und für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Sämtliche Unternehmen aus dem B2B-Bereich müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen schreiben können, wenn sie anderen Unternehmen in Deutschland Produkte oder Dienstleistungen verkaufen. Papierrechnungen entfallen ab dann komplett.
Die E-Rechnung hat ein standardisiertes XML-Format, sodass der Austausch und die elektronische Verarbeitung leichter und schneller erfolgen. Damit will der Gesetzgeber mehr Transparenz und Effizienz für Unternehmen schaffen. Der Austausch der E-Rechnung erfolgt zudem über eine zentralisierte Plattform, auf die auch die Finanzbehörden Zugriff haben. Damit soll Steuerbetrug verhindert werden.
Gibt es Übergangsfristen und Ausnahmen?
Da die Umstellung auf die E-Rechnung für Unternehmen einen Aufwand darstellt, räumt der Gesetzgeber Übergangsfristen ein:
• Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen versenden
• Ab dem 01.01.2028 müssen auch Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen versenden
Nach Ablauf dieser Fristen ist der alleinige Versand von Papierrechnungen nicht mehr gestattet.
Einzige Ausnahme von der E-Rechnungspflicht stellen Kleinbetragsrechnungen dar mit einem Rechnungsbetrag von weniger als 250 Euro. Fahrscheine (z.B. für Bus oder Zug) sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
So bereiten Sie sich auf die E-Rechnungspflicht vor
Damit die Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos abläuft, empfehlen wir Ihnen, strukturiert und schrittweise vorzugehen.
1. Infrastruktur bereitstellen
Zum Empfang und Versand von E-Rechnungen müssen Ihre Buchhaltungssysteme möglicherweise erweitert werden. Ihre Systeme müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten.
Prüfen Sie baldmöglichst die Kompatibilität. Falls Ihre Systeme die E-Rechnung nicht unterstützen, schauen Sie sich nach einer Alternative um. Mittlerweile gibt es viele Anbieter von E-Rechnung-kompatibler Software. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass das System auch kompatibel mit den Datenschutzvorschriften aus der DSGVO ist.
In Hinblick auf die Zukunft sollte das System auch den Peppol-Standard nutzen (Pan-European Public Procurement Online). Dieser Standard ist zum europäischen Austausch von E-Rechnungen gedacht, sodass Unternehmen aus Deutschland auch mit Unternehmen aus anderen EU-Ländern E-Rechnungen im standardisierten Format austauschen können.
2.Prozesse anpassen
Stellen Sie auf die E-Rechnung um, müssen Sie eventuell auch interne Buchhaltungsprozesse anpassen. Haben Sie beispielsweise immer Rechnungen im PDF-Format oder als Papierrechnung versendet, entfallen diese Prozesse komplett in Zukunft.
Die Prüfung und die Freigabe von Rechnungen läuft ebenfalls komplett digital ab. Weisen Sie bestimmten Angestellten Rollen zu, damit diese Rechnungen freigeben können. Viele Systeme bieten auch die Option zu einer automatischen Freigabe an, sofern sich die Daten in der empfangenen E-Rechnung mit den anderen Daten im Buchhaltungssystem decken. Eine manuelle Prüfung ist dann nur notwendig, wenn es Diskrepanzen gibt.
3. Angestellte schulen & einbeziehen
Führen Sie ein neues System ein, sollten Sie Ihren Angestellten in Form einer Schulung die neuen Funktionen vermitteln. Damit erleichtern Sie ihnen die Übergangsphase. Wählen Sie eventuell einen ihrer Angestellten als Ansprechpartner aus und lassen Sie diesen extra schulen. Damit haben andere Angestellten immer eine Anlaufstelle, wenn sie Fragen haben oder auf Probleme stoßen.
Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Angestellten die neuen Prozesse und binden Sie sie in die Umgestaltung und die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen mit ein. Das erhöht die Akzeptanz der neuen Systeme und Ihre Angestellten finden sich schneller in den neuen Prozessen zurecht.
Fazit: Die Umstellung auf die E-Rechnung fällt mit der richtigen Vorgehensweise leicht
Die E-Rechnung kommt am 01. Januar 2025 und wird spätestens ab dem 01. Januar 2028 für sämtliche B2B-Unternehmen in Deutschland Pflicht sein. Grund genug also, sich jetzt schon damit auseinanderzusetzen, um einem holprigen Start vorzubeugen. Gehen Sie dabei mit Bedacht und Struktur vor, fällt Ihnen die Umstellung jedoch leicht. Wichtig ist, dass Sie Ihre Systeme auf Kompatibilität prüfen und sicherstellen, dass der Empfang, die Verarbeitung und das Versenden von E-Rechnungen möglich ist. Beziehen Sie Ihre Angestellten in die Umstrukturierung der Prozesse mit ein, um zu vermeiden, dass diese sich vom neuen System und den neuen Prozessen vor den Kopf gestoßen fühlen. Schulungen für das neue System erleichtern ihnen den Umstieg noch mehr, sodass schon bald niemand mehr an PDF- oder Papierrechnungen denken wird.
