Was bedeutet Desk Sharing?
Desk Sharing bedeutet die flexible Zuteilung aller vorhandenen Arbeitsplätze innerhalb eines Unternehmens. Die Mitarbeitenden wählen selbstständig aus, wo sie arbeiten möchten. Das ermöglicht es, Platz und Ressourcen zu sparen, denn aufgrund von Krankheit, Urlaub, Homeoffice-Regelungen oder unterschiedlichen Arbeitszeiten sind normalerweise nie alle Angestellten gleichzeitig vor Ort. Das bedeutet, dass es nicht nötig ist, die Menge der Arbeitsplätze an die der Mitarbeitenden anzupassen. Desk Sharing bedeutet, dass es nur so viele Büros, Tische und Bildschirme gibt, wie durchschnittlich Angestellte pro Tag vor Ort sind. Aus den bereits genannten Gründen gibt es dann trotzdem ausreichend Platz für alle Anwesenden, während das Unternehmen verhältnismäßig wenig Platz braucht und so Kosten sparen kann.
Desksharing richtig organisieren
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Desk Sharing zu organisieren. In kleineren Unternehmen kann beispielsweise festgelegt werden, dass die Person, die früher ankommt, auch freie Platzwahl hat. Das ist möglich, solange sich das Unternehmen nicht über viele Büros und Etagen erstreckt, denn sonst sind Mitarbeitende erst einmal damit beschäftigt, einen freien Platz zu finden. Deshalb ist es für größere Unternehmen ratsam, ein strukturiertes System mit einem Desk Sharing Tool zu verwenden. So können freie Plätze eingesehen und gebucht werden.
Eine der größten Herausforderungen liegt darin, dass Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsplatz Zugriff auf alle Ressourcen haben müssen. Das erfordert das Einrichten einer firmenweiten Cloud und das aktive Nutzen von Kollaborationstools. Neue Mitarbeiter müssen Schulungen für die Systeme erhalten, denn vor allem bei der Nutzung einer Cloud kann durch Fehler großes Chaos entstehen. Gleichzeitig sollten alle Arbeitsplätze gleich gut ausgestattet sein, um Ungerechtigkeiten zu vermeiden. Wenn man unterschiedliche Computer und Bildschirme verwendet, müssen sich die Mitarbeiter jeden Morgen neu an ihren Arbeitsplatz gewöhnen, was viel Zeit kostet und die Konzentration stören kann. Es muss sich um ergonomische Arbeitsplätze handeln, was bedeutet, dass Tische und Stühle größenverstellbar sind, damit sie den Ansprüchen aller Mitarbeiter gerecht werden können.
Vor- und Nachteile von Desk Sharing
Die digitale Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich und erfordert ständige Verbesserungen, da weder die Systeme noch die Organisation dieser schon lange genug existiert, um alle Fehler zu korrigieren. Das Desk Sharing setzt sich nicht ohne Grund immer mehr durch, denn es hat viele verschiedene Vorteile. Im Vordergrund steht der Kontakt zu wechselnden Kollegen, der den kreativen Austausch anregt und kollaboratives Arbeiten ermöglicht. Das Unternehmen hat außerdem die Möglichkeit, viel Platz und dadurch auch Kosten zu sparen. Es werden nur so viele Büros und Arbeitsplätze benötigt, wie durchschnittlich Mitarbeitende pro Tag vor Ort sind. Wenn es also Personen gibt, die hauptsächlich im Home Office arbeiten oder viel bei Kunden vor Ort unterwegs sind, dann können Arbeitsplätze gespart werden. Dazu kommt das hohe Maß an Selbstbestimmung und eigenständiger Organisation, welches Angestellte nicht nur untereinander verknüpft, sondern sie auch außerhalb der Wahl von Arbeitsplätzen dazu anregt, sich aktiv im Unternehmen einzubringen. Geteilte Arbeitsplätze sorgen außerdem für ein hohes Maß an Gleichberechtigung, da die Hierarchie innerhalb des Unternehmens aufgebrochen wird. Jeder hat die Möglichkeit, überall zu arbeiten und die Verteilung ändert sich täglich.
Natürlich gibt es trotzdem Nachteile, die meisten können aber durch eine gut organisierte Umsetzung verhindert werden. Wenn man keine Software nutzt, kann das Suchen und Finden eines Arbeitsplatzes einen zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeuten. Zusätzlich erschwert es der ständige Ortswechsel, eine Routine aufzubauen, die für manche Personen essenziell sein kann, um produktiv zu arbeiten. Als Geschäftsführung ist es wichtig, in solchen Situationen offen für Feedback und Verbesserungsvorschläge zu sein.
