Zukunftsweisende Digitalstrategien für ein agiles und smartes HR-Management

Wie es um die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft steht, war bis vor wenigen Jahren noch stark von der jeweiligen Branche abhängig. Spätestens durch die Corona-Pandemie sind viele Unternehmen aber in Zugzwang geraten und versuchen nun, Versäumnisse im Eiltempo nachzuholen. Zum einen geht es darum, den Anschluss nicht zu verlieren und sich gut am Markt zu positionieren, doch gleichzeitig entdecken immer mehr Betriebe ganz konkrete Potenziale zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Von der voranschreitenden digitalen Transformation ist daher auch das Personalwesen nicht ausgenommen. HR-Abteilungen müssen sich deshalb konkret mit zukunftsfähigen Digitalstrategien befassen.

Digitale Transformation lohnt sich immer

Die erfolgreiche Integration digitaler Technologien erfordert eine gezielte Ermittlung des tatsächlichen Digitalisierungsbedarfs und die Entwicklung einer klaren Strategie. Da Digitalisierung ganz unterschiedliche Maßnahmen und dementsprechend die Einführung ganz verschiedener Tools und Systeme umfassen kann, sind die anfänglichen Investitionskosten in manchen Bereich recht hoch. Eine gute Digitalisierungsstrategie versucht daher zuerst beim größten Hebel anzusetzen, also der geringsten Investition mit dem vergleichsweise größten Nutzen. Administrative Bereiche wie das Personalwesen eignen sich deshalb besonders gut für Digitalisierungsinitiativen. Entscheidend ist eine klare Zielsetzung, die herausstellt, wie stark gewisse Prioritäten gewichtet werden sollen. Neben der reinen Effizienzsteigerung kann es beispielsweise um eine Reduzierung des Arbeitsvolumens gehen und damit verbunden um eine Entlastung beschäftigter Fachkräfte.

Weitere nennenswerte Vorteile sind die Zeit- und Kostenersparnis sowie eine höhere Genauigkeit und mehr Transparenz in der Personalabteilung. Hervorzuheben ist die Relevanz für eine zeitgemäße Kommunikation – sowohl intern als auch extern. Chatbots, Messenger und virtuelle Meetings vereinfachen die Interaktion zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sowie des Unternehmens mit seinen Kunden. Für die Personalabteilung ist hierbei vor allem die ortsunabhängige Echtzeit-Kommunikation zwischen dem HR-Bereich und der Belegschaft interessant.

Automatisierung als Grundpfeiler guter Digitalisierungsstrategien

Sollte die Entlastung von HR-Experten im Vordergrund stehen, führt kein Weg an der Automatisierung von Routineaufgaben vorbei. Im Alltag der Personalabteilung fallen zahlreiche repetitive Aufgaben an, die oft einen erheblichen Zeitaufwand erfordern. Dazu gehören die Datenpflege, das Abgleichen von Arbeitszeiten sowie die Verwaltung von Urlaubsanträgen. Moderne Software übernimmt solche Aufgaben eigenständig und sehr zuverlässig, wodurch langwierige Arbeitsabläufe wie die Aktualisierung von personenbezogenen Daten mit nur einem Klick erledigt sind.

Am Beispiel neuer Versionen professioneller Software für die Personalabrechnung zeigt sich, wie Personaler von der Automatisierung und weiteren Trends profitieren. So werden Berechnungen nicht nur automatisch, sondern auch präziser durchgeführt. Überdies berücksichtigt das Programm aktuelle steuerrechtliche Bestimmungen, wodurch die rechtssichere Abrechnung gewährleistet bleibt.

Innovative Ansätze sind gefragt

Ein Kandidat für eine besonders disruptive Innovation sind leistungsstarke KI-Modelle, die über eine gute und selbstlernende Mustererkennung verfügen und auf der Grundlage gesichteter Daten Empfehlungen und Prognosen erstellen. Anwendung findet dies bereits im Recruiting, wo KI die Bewerberauswahl effektiver und treffsichererer macht. Die Einsatzmöglichkeiten reichen von einer automatisierten Vorauswahl der Bewerbungen über die Analyse von Lebensläufen bis hin zur Vorhersage von Qualifikationen und Potenzialen ausgesuchter Kandidaten.

Auch abseits der KI setzt die Personalverwaltung von morgen verstärkt auf datengestützte Entscheidungsprozesse. Die Datenanalyse ermöglicht eine präzise Bewertung von Mitarbeiterleistungen, Fluktuation und der Kompetenzentwicklungen einzelner Arbeitnehmer. Personalexperten nehmen so eine aktive Rolle ein, aus der heraus sie nicht nur reagieren, sondern proaktiv handeln können. Das trifft insbesondere auch auf das Skill-Management zu. In einer hoch technisierten Welt wird die Entwicklung und Pflege von Schlüsselkompetenzen zum Motor für den Erfolg.

Vor diesem Hintergrund gilt es, Förder- und Weiterbildungsmaßnahmen zu individualisieren. Um Entwicklungspläne anbieten zu können, die möglichst exakt auf den einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sind, bedarf es einer gründlichen Analyse, die wiederum KI-Tools übernehmen.

Flexible Arbeitsmodelle erfordern ein agiles HR

Der Übergang zu agilen Arbeitsmodellen wie dem Home-Office bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Neben der technischen Umsetzung für das ortsunabhängige Arbeiten muss auch das HR-Management auch Fragen zur Anpassung an die neue Form der Arbeitsorganisation stellen. Beim Thema Remote-Arbeit ist der HR-Bereich ebenfalls auf digitale Hilfsmittel angewiesen. Die Arbeitszeiterfassung oder auch der die Stellung von Urlaubsanträgen und ähnlichen Angelegenheiten müssen von jedem Ort aus möglich sein. Dafür setzen moderne HR-Abteilungen auf integrierte Systeme, die diese Funktionen per Cloud-Anbindung realisieren. Ebenso sinnvoll ist oft der direkte Zugang zu Dokumenten, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsplänen über Self-Service-Portale, auf denen Mitarbeiter sich von jedem Ort aus und zu jeder Tageszeit anmelden können.