So kann im Handumdrehen eine aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertung erstellt werden

Für Geschäftsführer ist es besonders wichtig, alle Prozesse sowie die Kosten- und Ertragslage des Unternehmens im Blick haben, um zu wissen, wo das eigene Unternehmen hinsteuert und um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dafür werden betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Controlling-Tools benötigt. Eines der wichtigsten Controlling-Tools ist dabei die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Was genau unter einer BWA verstanden wird und wie Unternehmen schnell und einfach eine aussagekräftige BWA erstellen können, ist in diesem Artikel zusammengefasst.

Definition und Zweck einer betriebswirtschaftlichen Auswertung

Die erste Version der BWA wurde Ende der 1960er Jahre von DATEV in Deutschland veröffentlicht. Seither gilt die Auswertung als beliebtes Controlling-Tool für Start-ups, kleine, mittlere sowie große Unternehmen. Die BWA basiert dabei auf den laufenden Daten der Buchhaltung und ist eine Ermittlung von verschiedenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Damit gleicht die BWA dem Jahresabschluss, doch im Gegensatz zum Jahresabschluss wird die BWA unterjährig, d.h., monatlich oder quartalsweise, erstellt. Die BWA bildet somit die aktuelle wirtschaftliche und finanzielle Lage des Unternehmens ab, wodurch sie eine wichtige Entscheidungsgrundlage für unternehmerische Maßnahmen ist. Gleichzeitig ist die BWA eine wichtige Information für externe Stakeholder: So stellt die BWA den wirtschaftlichen Fortschritt eines Unternehmens im Vergleich zum Vorjahr dar, wodurch die Einschätzung für Fremdkapitalgeber erleichtert wird. Die BWA wird in der Regel vom Steuerberater zur Verfügung gestellt, doch viele Unternehmen entscheiden sich aus Kostengründen dazu, die BWA selbst zu erstellen.

Tipps für eine effiziente Erstellung

Aktuelle Zahlen im Blick behalten

Die BWA ist ein wichtiges Planungs- und Steuerungsinstrument, deren größter Vorteil die Aktualität ist. Damit die BWA im Handumdrehen erstellt werden kann, ist ein Überblick über alle Finanzdaten in Echtzeit nötig. Hierfür eignen sich ganzheitliche Ausgabenlösungen wie Moss. Das Tool basiert auf vielen virtuellen und physischen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter. Mitarbeitern wird es ermöglicht, unendlich viele Firmenkreditkarten für bestimmte Zwecke zu erstellen. Dabei sind die Karten stets mit einem Limit ausgestattet, sodass es zu keinen Budgetüberschreitungen kommt. Alle anfallenden Ausgaben werden dann über die dedizierten Kreditkarten getätigt, wodurch die Transaktionen stets lückenlos und aktuell abrufbar sind. Die nötigen Daten können anschließend ganz einfach exportiert werden, wodurch die BWA monatlich ohne hohen Arbeits-, Zeit- oder Wissensaufwand erstellt werden kann.

Verwendung von Softwares

Viele Unternehmen erstellen ihre BWA mithilfe von Excel, Word oder gar handschriftlich. Dabei gibt es heutzutage eine Vielzahl von modernen Buchhaltungssoftwares, die es ermöglichen, schnell und einfach eine professionelle BWA zu erstellen. Insbesondere die Buchhaltungssoftware DATEV erfreut sich hier einer großen Beliebtheit – sowohl bei großen Unternehmen als auch Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. Die BWA basiert auf den Daten der Gewinn- und Verlustrechnung, welche bereits mit der Buchhaltungssoftware bequem erstellt werden kann. Unternehmen haben dann die Möglichkeit, mit derselben Software ihre BWA zu erstellen und zu individualisieren. Die Verwendung einer Software hat dabei den großen Vorteil, dass durch die automatische Datenübernahme viel Zeit und Geld gespart werden kann, Fehler in der Erstellung vermieden werden und die Vorlagen der BWA immer auf dem neuesten Stand sind.

Essenzielle Bestandteile berücksichtigen

Die Erstellung einer BWA unterliegt keiner gesetzlichen Verpflichtung, weshalb es für die Form und Inhalte einer BWA auch keine festgelegten Regelungen gibt. Dementsprechend gibt es verschiedene Varianten, die sich abhängig von der Branche und vom Zweck der BWA unterscheiden. So wird die BWA beispielsweise unterschiedlich aufgebaut, wenn die Auswertung als persönliche Entscheidungsgrundlage oder als Information für externe Stakeholder dient. In allen Fällen sollte aber die Aussagekraft und die Auswertbarkeit der Daten im Vordergrund stehen. Damit dies gegeben ist, sollte die BWA in jedem Fall die kurzfristige Erfolgsrechnung, die Bewegungsbilanz sowie die statische Liquidität beinhalten. Außerdem sollte für die Vergleichbarkeit darauf geachtet werden, dass die BWA größenordnungsneutral, standardisierbar, rechtsformneutral gestaltet und mit einem Branchenvergleich kompatibel ist sowie eine integrierte Darstellung mit dem Rechnungswesen und statistischen Daten eines Unternehmens erlaubt.

Fazit

Die BWA gilt als schneller und aussagekräftiger Nachweis über die wirtschaftliche und finanzielle Lage eines Unternehmens. Die Auswertung wird dabei unterjährig erstellt. Damit ist die BWA aktueller als der Jahresabschluss und ist somit nicht nur für Unternehmen, sondern auch für externe Stakeholder ein wichtiger Bericht. Auf Basis der BWA können Unternehmen gezielte Maßnahmen planen und umsetzen, während Fremdkapitalgeber das Unternehmen einschätzen können. Dank moderner Tools wie Ausgabenlösungen und Buchhaltungssoftware ist die Erstellung auch im Handumdrehen erledigt. Obwohl die Erstellung der BWA dabei nicht verpflichtend ist und keine gesetzlichen Regelungen unterliegt, sollte die Aufstellung bestimmte Bestandteile enthalten, um die Vergleichbarkeit zu garantieren.