Schwierige Kunden: So vermeiden Unternehmen Streitigkeiten

Zuhören und Hilfestellung leisten, um Kunden zu besänftigen

Der Kunde ist König. Nach diesem Credo handeln die meisten Unternehmen. Das ist wichtig, um Kunden ein gutes Gefühl zu geben und diese als Bestandskunden zu gewinnen. Während einige Kunden schnell zufriedenzustellen sind, kann bei anderen Kundengruppen mehr Aufmerksamkeit nötig sein. Hier ist es ratsam, sich mehr Zeit zu nehmen und Energie aufzubringen. Es ist zudem notwendig, dem Kunden aufmerksam zuzuhören und bei Bedarf Hilfestellungen oder Lösungen anzubieten. Der Kunde bemerkt den zusätzlichen Service und fühlt sich besser verstanden.

Schwieriger wird es hingegen, wenn sich Mitarbeiter sehr bemühen und zu rechtfertigen versuchen. Selbstverständlich müssen sich Angestellte eines Unternehmens nicht alles gefallen lassen. Kein Mitarbeiter muss sich provozieren und beleidigen lassen. Knickt die Stimmung, ist Fingerspitzengefühl erforderlich. Leider hilft auch das nicht immer weiter. Wenn Kunden sich uneinsichtig zeigen und den Anstand vollkommen verlieren, kann oft nur ein Profi weiterhelfen. In besonders speziellen Fällen ist es sogar sinnvoll, einen geeigneten Rechtsanwalt zu rate zu ziehen. Das ist immer dann empfehlenswert, wenn der Kunde selbst mit Rechtsbeistand droht und die Angelegenheit vor Gericht ausgetragen werden soll.

Verständnis zeigen und Lösungen anbieten

Wenn der Kunde ungehalten und sehr wütend erscheint, ist eine Entschuldigung im Namen des Unternehmens hilfreich. Auch die persönliche Ansprache hilft weiter. Der Kunde merkt demnach, dass er ernst genommen wird. Es ist in diesem Rahmen maßgeblich, dass der Mitarbeiter aufrichtig ist. Eine lediglich halbherzig vorgetragene Entschuldigung und ein flapsiges Auftreten könnten den Kunden nur noch ärgerlicher machen.

Glücklicherweise endet nicht jede Auseinandersetzung im Streit. Daher gilt: Wenn sich Kunden nicht zufrieden fühlen, ist es hilfreich, dass Mitarbeiter eines Unternehmens Verständnis zeigen. Dadurch entwickelt sich ein angenehmes Gespräch, da der Kunde besänftigt wird. Die Atmosphäre wirkt gelockert und der Ärger legt sich. Anschließend ist es ratsam, mit „Wir-Formulierungen“ nach Lösungen zu suchen, die den Kunden ansprechen.

Tipp: Mitarbeiter können einem Kunden anbieten, sich nach Rücksprache mit einem Vorgesetzten zurückzumelden, um Lösungen zu finden. Diese Rücksprache sollte zeitnah erfolgen. Ein wartender Kunde, der sehr wütend ist, wird sich nicht von selbst beruhigen. Es ist entscheidend, eine Lösung vorzustellen, die für alle Seiten akzeptabel ist.

Kundenzufriedenheit sicherstellen und hinterfragen

Es hilft Kunden, wenn Unternehmen Probleme erkennen und ernst nehmen. Das ist möglich, indem Mitarbeiter Reklamationen akzeptieren und sich Zeit für die Sorgen des Kunden nehmen. Nicht immer können jedoch Reklamationen angeboten werden. Das ist immer dann der Fall, wenn der Zeitraum für Ersatzansprüche abgelaufen ist oder offensichtlich ist, dass der Kunde nicht korrekt mit Waren umgegangen ist. Natürlich kann jedes Unternehmen aus Kulanz Ersatz oder Rücksendungen anbieten. Hier spielt immer die eigene Präferenz eine entscheidende Rolle.

Wichtig ist, sich den Folgen des Gespräches im Klaren zu sein. Diese können über Erfolg oder Misserfolg der Interaktion entscheiden. Bleiben Mitarbeiter besonnen und höflich, kann das Gespräch zufriedenstellend beendet werden. Möchte der Kunde keine Lösung annehmen, sondern seine Wut weiterhin am Unternehmen auslassen, ist die Hilfe eines Rechtsbeistandes nötig.