Reibungsloser Ablauf im Betrieb

Betriebliche Prozesse auf dem Prüfstand: Tipps für das Gelingen reibungsloser Betriebsabläufe

Effizienz sicherzustellen, ist ein essenzielles Kriterium, um als Unternehmen wirtschaftlich zu bleiben. So lassen sich nicht nur Umsätze, sondern auch Betriebsgewinne steigern. Effizient zu arbeiten, bedingt jedoch nicht nur qualifiziertes Personal und ein wohldurchdachtes Firmenkonzept, sondern ebenso die richtigen Tools zur Förderung der Prozessgestaltung. Wie sich die unternehmensinternen Abläufe straffen lassen und welche Hilfsmittel dabei relevant sind, fasst dieser kleine Wirtschaftsratgeber zusammen.

Personalorganisation mithilfe digitaler Lösungen

Für einen unproblematischen Ablauf der betrieblichen Abläufe ist es notwendig, dass alle Abteilungen der Firma Hand in Hand arbeiten. Dabei gilt es, sämtliche hierarchischen Ebenen mit einzubeziehen und lückenlos Schnittstellen zu schaffen. Ein digitales Schichtbuch zu führen, ist eine einfache Methode, die Einsätze der Belegschaft mühelos zu koordinieren. Die IT-Lösung kann für Betriebe jeder Größe genutzt werden und dokumentiert die Mitarbeiterschichten nach einem Prinzip, das mit dem im Qualitätsmanagement relevanten Audit konform geht.

Folgender Mehrwert lässt sich aus einem digital geführten Schichtbuch ableiten:

- Transparente und nachvollziehbare Information & Kommunikation
- Ausgabe von Weisungen, Tätigkeiten und Arbeitsunterbrechungen in Echtzeit
- Transfer von Know-how (auch als Grundlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter nutzbar)

Einführung eines Qualitätsmanagementsystems mit ISO-Zertifizierung

Bei einem QM-System werden unternehmensintern Standards entwickelt, die auf den individuellen Betriebsabläufen basieren und den Rahmen für reibungslose Abläufe vorgeben. Das Qualitätsmanagementsystem ist somit ein selbstgeschaffenes Regelwerk, das die einwandfreie Güte der produzierten Waren bzw. die hohe Qualität der Dienstleistungen gegenüber dem Konsumenten sicherstellt. Da hierdurch das Risiko zu Fehlern und einem damit verbundenen Produktionsausschuss bedeutend minimiert wird, nutzen viele zertifizierte Betriebe das QM-System strategisch und binden es in die Markenkommunikation ein. Hieraus ergeben sich eine Steigerung der betrieblichen Wettbewerbsfähigkeit und eine Stärkung des Unternehmensimages. Stoßen neue Mitarbeiter hinzu, gelingt die Einarbeitung bedeutend leichter. Weiterhin werden hierdurch weniger Ressourcen gebunden und das wiederum wirkt sich vorteilhaft auf den Output aus. In Aussicht steht dabei ebenfalls die Erschließung neuer Geschäfte. Denn: Eine herausragende Qualität spricht sich herum.

Die Zertifizierung nach der Norm ISO 9001 führt der TÜV Süd durch.

Einbinden des Personals in die Ausgestaltung der betrieblichen Abläufe

Ein besonders hilfreicher Weg, die Abläufe im Betrieb reibungslos zu gestalten, ist es, die Mitarbeiter an der Gestaltung der Prozesse teilhaben zu lassen. Das bedeutet nicht, dass jeder wahllos tun und lassen kann, was er will. Vielmehr geht es darum, die unternehmensinternen Prozessschritte konzeptionell und auf Basis individueller Erfahrungen zu gestalten. Kaum jemand weiß so gut wie ein Mitarbeiter, an welchen Stellen es bei der Arbeit hakt und was aus Sicht der Belegschaft zugunsten einer erhöhten Effizienz verbessert werden kann. Mitarbeiter gestalten die Arbeitslandschaft dabei nicht nur mit, sondern werden mit ihren Anliegen gehört und erfahren durch die Teilnahme an der Prozessgestaltung seitens der Führungskräfte echte Wertschätzung. Damit schlagen Firmenbosse gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Die betrieblichen Abläufe werden optimiert und das zufriedene Personal wird dank der durch Wertschätzung verbesserten Motivation produktiver.