Projektzeiterfassung im Vergleich 2026: DATEV-Schnittstelle, Rechnungsstellung, Rechtssicherheit – was Unternehmen wirklich brauchen

Wer bietet was?

• ZEP ist eine PSA-Plattform für Projektzeiterfassung, Controlling, Rechnungsstellung und DATEV-Prozesse.
• Clockodo richtet sich an Unternehmen, die eine einfache Zeiterfassung mit schneller Bedienung und übersichtlichen Funktionen benötigen.
• Moco ist eine Agentursoftware mit Fokus auf Projektmanagement, Angebotsverwaltung und Rechnungsstellung.
• Harvest ist eine international verbreitete Lösung für Zeiterfassung und Abrechnung.
• Projektron BCS bietet eine breit gefächerte Projektmanagement-Suite für Unternehmen mit komplexen Projektstrukturen.

Vergleichstabelle: Alle Anbieter im Überblick

Die folgende Übersicht vergleicht die wichtigsten Funktionen der fünf Projektzeiterfassungslösungen. Berücksichtigt werden zentrale Kriterien wie Zeiterfassung, Projektcontrolling, DATEV-Anbindung, Rechnungsstellung, Integrationen, Datenschutz und Preis.

Diese fünf Lösungen wurden verglichen

Die Anforderungen an Projektzeiterfassungssoftware unterscheiden sich je nach Unternehmen stark. Im Zuge der Digitalisierung im Mittelstand stehen bei projektorientierten Dienstleistern zunehmend Aspekte wie Transparenz, Automatisierung und effiziente Geschäftsprozesse im Vordergrund.

Nachfolgend werden die fünf Programme im Detail vorgestellt.

ZEP – Die vollständige PSA-Plattform für projektorientierte Unternehmen

ZEP verbindet Zeiterfassung mit Projektsteuerung und kaufmännischen Prozessen direkt. Die Plattform richtet sich an Unternehmen, die ihre Projekte nicht nur dokumentieren, sondern auch wirtschaftlich steuern möchten.

Bereits über 3.000 Unternehmen verwenden ZEP. Die Lösung wird außerdem mit 4,6/5 Sternen auf ProvenExpert bewertet.

Budgetüberwachung und Projektcontrolling in Echtzeit

Gerade für Agenturen und IT-Dienstleister ist die Kontrolle von Projektbudgets entscheidend. Ein Projekt kann trotz hoher Auslastung wirtschaftlich problematisch werden, wenn der tatsächliche Aufwand die ursprüngliche Kalkulation überschreitet.

Automatische Rechnungsstellung – von der Zeitbuchung zur Rechnung

Seit 2025 gelten neue gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland. Moderne Softwarelösungen müssen diese digitalen Prozesse auch langfristig zuverlässig unterstützen, da manuelle Datenübertragungen zwischen Zeiterfassung und Abrechnung Unternehmen sonst unnötig viel Zeit und Geld kosten.

Mit ZEP können Unternehmen unter anderem aus gebuchten Projektzeiten direkt gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen. Diese Ein-Klick-Rechnungserstellung reduziert den Verwaltungsaufwand und unterstützt einen durchgängigen Prozess: von der ersten Leistungserfassung bis zur fertigen Abrechnung.

DATEV-Anbindung: So fließen Daten in die Buchhaltung

Für viele mittelständische Unternehmen ist die DATEV-Schnittstelle ein wichtiges Auswahlkriterium. Da viele Unternehmen mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, erleichtert eine direkte DATEV-Schnittstelle der Projektsoftware diese Zusammenarbeit.

ZEP bietet eine direkte DATEV-Schnittstelle für Rechnungen, Lohnbuchhaltung und Belegdaten. Für Unternehmen mit DATEV-Steuerberater ist ZEP 2026 die einzige im Vergleich getestete Lösung mit vollständiger DATEV-Anbindung.

Zusätzlich unterstützt ZEP Integrationen mit Personio, HubSpot und Lexware sowie REST- und SOAP-API-Schnittstellen.

Reisekostenabrechnung ohne Medienbrüche

Bei Beratungen oder technischen Dienstleistungseinsätzen entstehen häufig zusätzliche Projektkosten, etwa durch Reisen und Außeneinsätze.

Auch hier unterstützt ZEP Unternehmen, denn das Programm ermöglicht die Erfassung und Zuordnung von Reisekosten. Dadurch erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über die tatsächlichen Kosten und können Projekte präziser kalkulieren. So bleiben Projektkosten jederzeit transparent.

DSGVO, ISO 27001 und Hosting in Deutschland

ZEP ist ISO-27001-zertifiziert. Hosting und Entwicklung erfolgen vollständig in Deutschland und schaffen die Grundlage für hohe Standards bei Datenschutz, Informationssicherheit und DSGVO-Konformität.

Preismodell und Einstieg

ZEP bietet verschiedene Tarifmodelle flexibel an:

• ZEP Clock: 2 €/User/Monat
• ZEP Compact: 7 €/User/Monat
• ZEP Professional: 18 €/User/Monat

Unternehmen können die Lösung 14 Tage kostenlos testen und prüfen, welche Funktionen für ihre Prozesse benötigt werden.

Clockodo vs. ZEP: Welche Lösung eignet sich für professionelle Projektzeiterfassung?

Clockodo ist eine etablierte Lösung für Unternehmen, die eine einfache und übersichtliche Zeiterfassung benötigen. Die Software überzeugt vor allem durch die mobile Nutzung und deutschsprachigen Support.

Wer nach einer Alternative zu Clockodo sucht und zusätzlich Projektcontrolling, Rechnungsstellung und DATEV-Prozesse benötigt, findet mit ZEP eine umfassendere Lösung.

Der Unterschied liegt vor allem in der kaufmännischen Tiefe:

Moco – Agentursoftware mit Rechnungsstellung, aber anderem Fokus

Moco richtet sich vor allem an Agenturen und kleinere Kreativunternehmen. Die Software bietet ein modernes Interface sowie Funktionen für Projekte, Angebote und Rechnungen.

Die Stärke von Moco liegt in der einfachen Bedienung und der Ausrichtung auf typische Agenturprozesse.

Unternehmen mit umfangreichen DATEV-Prozessen, größerem Controlling-Bedarf oder vielen Projektbeteiligten benötigen jedoch häufig weitere Funktionen.

Harvest – Internationale Lösung für Zeiterfassung und Abrechnung

Harvest ist international verbreitet und bietet Nutzern Zeiterfassung, einfache Rechnungsfunktionen sowie Integrationen mit Tools wie Asana oder Jira.

Die Lösung eignet sich insbesondere für international aufgestellte Teams, die eine unkomplizierte Zeiterfassung und Abrechnung benötigen.

Für deutsche Unternehmen können jedoch zusätzliche Kriterien relevant sein, wie beispielsweise eine enge Verbindung zu DATEV, deutschsprachiger Support oder ein Hosting nach lokalen Datenschutzvorgaben.

Projektron BCS – Mächtig, aber komplex

Projektron BCS bietet einen breiten Funktionsumfang für Unternehmen mit komplexen Projektstrukturen. Die Lösung unterstützt eine umfassende Steuerung und Organisation von Projekten aller Art.

Vorteile dieser Software sind die hohe Flexibilität sowie die Möglichkeit einer On-Premise-Nutzung. Gleichzeitig kann die Einführung einer solchen Lösung aufwendiger sein und erfordert häufig mehr interne Ressourcen.

Für größere Unternehmen mit eigenen IT-Abteilungen und komplexen Anforderungen kann Projektron BCS interessant sein. Mittelständische Unternehmen, die einen schnelleren Einstieg suchen, profitieren häufig von leichter zugänglichen Lösungen.

Rechtssicherheit 2026: Was muss Zeiterfassungssoftware leisten?

Die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung haben sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 wurde festgelegt, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.

Zuverlässig dokumentiert werden müssen insbesondere:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit
• Pausen und Ruhezeiten

Für Unternehmen sind außerdem Datenschutzanforderungen entscheidend:

• Serverstandort in Deutschland (bzw. der EU)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Datenlöschkonzept
• Zugriffskontrollen und Protokollierung

ZEP unterstützt diese Anforderungen mit manipulationssicherer Zeiterfassung und ISO-27001-zertifizierten Sicherheitsstandards.

Fazit: Welche Projektzeiterfassung ist 2026 die richtige?

Während Clockodo, Moco, Harvest und Projektron BCS jeweils eigene Schwerpunkte setzen, kombiniert ZEP zentrale Anforderungen mittelständischer Dienstleistungsunternehmen in einer einzigen Plattform. Als empfohlene Lösung im Vergleich unterstreicht ZEP seine Positionierung als passende Plattform für Unternehmen, die Projektprozesse effizienter und transparenter gestalten möchten. Die Software ist die einzige Lösung im Vergleich, die alle sieben Kernkriterien vollständig erfüllt.

FAQ: Häufige Fragen

Welche Projektzeiterfassung bietet eine DATEV-Schnittstelle?
ZEP bietet eine native DATEV-Schnittstelle für Rechnungen, Lohnbuchhaltung und Belegdaten.

Welche Software kann automatisch Rechnungen aus Arbeitszeiten erstellen?
ZEP ermöglicht die Rechnungserstellung direkt aus gebuchten Projektzeiten und unterstützt digitale Abrechnungsprozesse.

Was ist eine gute Alternative zu Clockodo?
Unternehmen, die neben Zeiterfassung auch Projektcontrolling, Rechnungsstellung und DATEV benötigen, finden mit ZEP eine umfassendere Alternative zu Clockodo.

Was muss gesetzeskonforme Zeiterfassung 2026 erfüllen?
Eine Lösung sollte Arbeitszeiten nachvollziehbar erfassen, Änderungen dokumentieren und eine revisionssichere Speicherung ermöglichen.

Ist DSGVO-konforme Zeiterfassung mit deutschem Hosting möglich?
Ja. ZEP setzt auf Hosting und Entwicklung in Deutschland sowie ISO-27001-zertifizierte Sicherheitsstandards.

Welche Software eignet sich für Beratungsunternehmen?
Beratungen profitieren besonders von Lösungen, die Zeiterfassung, Projektsteuerung und Rechnungsstellung verbinden.