Nachhaltigkeit als Kostenvorteil

Schon seit Jahren ist Nachhaltigkeit ein immer wichtiger werdender Aspekt in der Wirtschaft. Viele Verbraucher kaufen inzwischen bevorzugt ökologisch hergestellte Produkte ein und werfen vor dem Kauf einen Blick auf die Einstellung des Unternehmens zu diesem Thema. Nachhaltiges Wirtschaften ist allerdings nicht nur ein gutes Aushängeschild, es kann auch die Kosten im Unternehmen deutlich senken.

In Büros kann das schon bei der Kostenstelle Drucker umgesetzt werden.

Sparsame Geräte können den Tintenverbrauch im Unternehmen spürbar senken. Bei der Anschaffung eines neuen Gerätes macht es außerdem Sinn, im Vorfeld nicht nur die Anschaffungskosten zu prüfen, sondern auch die Folgekosten über Patrone und Toner. Ein Drucker, der in Anschaffung günstig ausfällt, überrascht hinterher eventuell mit hohen Kosten für die Tinte oder erweist sich als unerwartet wartungsbedürftig. Hier lohnt es sich, vor dem Kauf Testberichte zu den in Frage kommenden Geräten zu lesen.

Häufig ist es auch sinnvoll, Ersatzprodukte zu benutzen oder nachfüllbare Patronen. Ob das beim jeweiligen Drucker möglich ist, sollte unbedingt vorab überprüft werden. Die meisten Drucker arbeiten inzwischen mit verbauten Chips, die den Tintenstand auslesen, aber auch erkennen, ob eine originale Patrone eingesetzt wurde. Einige Geräte verweigern unmittelbar den Dienst, wenn kein Originalzubehör verwendet wird. Hier kann auch zu Refill- und Rebuilt-Produkten gegriffen werden. Refill bedeutet, dass originale Patronen erneut befüllt worden sind, während sich Rebuilt auf Tonerkartuschen bezieht. Bei einem Rebuilt werden beim Toner bewegliche Teile wie etwa die Trommel ausgetauscht. Es sollte allerdings darauf geachtet werden, dass für das erneute Befüllen eine passende Tinte verwendet wurde, denn gerade bei Tintenstrahldruckern sind die Düsen der Patronen auf die Originaltinte ausgelegt und können bei alternativer Befüllung schmieren oder verstopfen.

Tintenstrahldrucker haben den Vorteil, dass für jede Farbe eine einzelne Patrone genutzt wird. Entsprechend muss nur diejenige ausgetauscht werden, die auch wirklich leer ist. Bei Kombi-Patronen wird oftmals unnötig Resttinte mit weggeworfen. Generell empfiehlt es sich, nicht direkt bei der ersten Meldung die Patrone auszutauschen, da meist noch ausreichend Tinte für einige Druckaufträge vorhanden ist.

Je nach Bürostruktur kann auch die Anzahl der Geräte reduziert werden, was Anschaffungs- und Wartungskosten verringert sowie den Stromverbrauch. Abteilungen, die eng zusammenarbeiten oder räumlich dicht beieinander liegen können sich Geräte teilen.

Schon seit einiger Zeit geht der Trend nicht nur zu Druckern mit niedrigem Tintenverbrauch, auch die Möglichkeit, Tinte nachzufüllen wird gern in Anspruch genommen. Epson beispielsweise überraschte im letzten Jahr mit seiner neuen Produktlinie Ecotank, die seit Oktober im Handel ist. Auf tintencenter.de wird der Drucker ausführlich vorgestellt. Das Besondere an der Ecotank-Linie ist, dass die einzelnen Patronen manuell aufgefüllt werden können und daher nur selten komplett gewechselt werden müssen, was die Kosten deutlich senkt.

Was muss wirklich gedruckt werden?

Nicht jedes Memo muss ausgedruckt und an den Arbeitsplätzen verteilt werden und auch bei Präsentationen genügt es oft, im Anschluss selbige online zur Verfügung zu stellen.

Weitere Einsparmöglichkeiten ergeben sich auch im allgemeinen Druckverhalten innerhalb des Betriebs. Unternehmen sollten zunächst prüfen, welche Ausdrucke wirklich notwendig sind. Hierfür können auch die Mitarbeiter einbezogen und entsprechend geschult werden, damit die Maßnahmen anschließend konsequent umgesetzt werden. Angestellte kennen ihren eigenen Arbeitsablauf am besten und liefern oft wertvolle Hinweise darauf, an welchen Stellen Ressourcen ungenutzt verpuffen.

Wenn keine hohe Qualität notwendig ist, lohnt es sich, den Drucker im Sparmodus zu nutzen. Gerade bei reinen Textdokumenten ist der Unterschied mit bloßem Auge kaum erkennbar, doch die Tintenersparnis summiert sich. Sollen Bilder und farbige Ausdrucke möglichst sparsam ausfallen, sollte eher der Sparmodus verwendet werden als die Graufabstufung, da die Graustufen aus den Farben zusammengemischt werden.

Tatsächlich hat sogar die Schriftart erhebliche Auswirkung auf den Tintenverbrauch. Standardmäßig ist bei den meisten Office-Produkten Arial eingestellt, doch Schriftarten wie Garamond oder Century Gothic sollen bis zu etwa 30 Prozent an Tinte einsparen. Herausgefunden hat dies ein amerikanischer Schüler im Rahmen eines Schulprojektes, wie winfuture.de schreibt

Der Druckerstandort spielt ebenfalls eine Rolle, denn unter direkter Sonneneinstrahlung können Druckerpatronen vorschnell austrocknen und müssen unnötig früh gewechselt werden. Eine regelmäßige Reinigung und Wartung schont darüber hinaus die Verschleißteile und sorgt dafür, dass über einen langen Zeitraum eine hohe Druckqualität beibehalten wird.

Auch wenn Tinte den größten Kostenfaktor beim Drucken stellt, sollten die Papierkosten nicht unterschätzt werden. Insbesondere bei Dokumenten mit vielen Seiten empfiehlt sich der Duplexdruck. So ausgedruckte Dokumente können langfristig auch den benötigten Platz verringern im Vergleich zu einseitig bedrucktem Papier. Recyclingpapier schont die Umwelt und ist oftmals günstiger als herkömmliches Druckerpapier.

Letztlich ist das Einsparen von Papier und Tinte natürlich nicht nur ein Kostenersparnis, sondern wirkt auch ressourcenschonend, was sowohl der Umwelt als auch dem Image des Unternehmens zugutekommt.

Eine sinnvolle Unterstützung für die Prozessoptimierung beim Drucken können Print und Document-Management-Konzepte bieten. Die IDC veröffentlichte 2014 eine Studie, nach der 39 Prozent der befragten Unternehmen angaben, dass insbesondere bei der Archivierung von Dokumenten Optimierungsbedarf besteht. Sehr häufig würden Dokumente in Papierform abgelegt und seien dadurch teilweise schwerer auffindbar, wie bei it-business.de nachgelesen werden kann. Erfahrungen haben gezeigt, dass hier nicht nur Kosten eingespart werden können, sondern ganze Abläufe besser strukturiert werden. Mittels dieser Konzepte verschaffen sich Unternehmen beispielsweise zunächst einen Überblick über die vorhandene Druckerflotte, das Druckverhalten der Mitarbeiter und weitere Faktoren, um den tatsächlichen Verbrauch einzuschätzen. Anschließend werden die Prozesse überprüft und angepasst, um die Kosten zu senken und die Usability für die Anwender zu erhöhen.