Das zukunftsfähige Kassensystem – TSE-Pflicht fordert neue Lösungen

Steuerbehörden fordern Transparenz und Manipulationssicherheit

Im Zuge der Digitalisierung steigen nun auch die Anforderungen an das Kassensystem. So müssen elektronische Registrierkassen bspw. seit dem 01.04.2021 aufgrund der neuen Kassensicherungsverordnung mit einer sogenannten Zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Dieses spezielle Modul verhindert die nachträgliche Manipulation der Kassendaten und schafft somit mehr Transparenz sowie Sicherheit bei der steuerlichen Abrechnung. Das heißt, mit der Einführung von TSE verpflichtet der Gesetzgeber alle Händler, Restaurantbetreiber und andere Nutzer eines Kassensystems zur lückenlosen Aufzeichnung ihrer Kassendaten. Zudem wird festgelegt, dass jede elektronische Kasse eine Einheitliche Digitale Schnittstelle (EDS) beinhalten muss, über die u.a. ein Steuerprüfer alle relevanten Daten abrufen kann - z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Was hier zunächst nach Vorteil klingt und zweifelsfrei auch zur Vermeidung von Steuerbetrug beiträgt, stellt vor allem kleine Händler und Restaurants vor große Herausforderungen. Denn: Diese müssen ihre bestehende Kasse umrüsten oder ein System kaufen, das den neuen Anforderungen gerecht werden kann. In jedem Fall ist das mit einem nicht unerheblichen Aufwand und signifikanten Kosten verbunden.

Neukauf erforderlich - Viele Kassen lassen sich nicht umrüsten

Zum Glück lassen sich einige Modelle mithilfe eines USB-Sticks oder eines Software- bzw. Hardware-Updates nachrüsten. Doch das gilt bei Weitem nicht für alle Geräte! Denn: Gerade die kleinen und eher preiswerten Kassen, die wohl mehrheitlich bei den kleinen Händlern und Restaurants zu finden sind, lassen sich oftmals nicht nachrüsten. Somit dürfen sie zukünftig auch nicht weiter genutzt werden. Die Folge: Vor allem kleine Unternehmen sind derzeit gezwungen, ihre bewährte Kasse durch ein neues, zukunftsfähiges TSE-System zu ersetzen.

Die Zukunft ist Digital

Doch worauf muss ein Unternehmen achten, wenn es sich eine neue TSE-Kasse anschaffen möchte? Natürlich kann hier auch ein Steuerberater guten Rat erteilen, denn er kennt die Anforderungen der Finanzämter wie kein anderer. Doch es ist auch unbestritten, dass die Digitalisierung unsere Gesellschaft in ihrer gesamten Breite erfasst hat und mit großen Schritten voranschreitet. Deswegen ist es wichtig, dass nicht nur die TSE-Kasse sondern auch das Kartenterminal den Anforderungen der Kunden entspricht. Terminals, an denen kontaktlos mit der Kredit- oder Debitkarte oder dem Handy sowie der Smartwatch bezahlt werden können, sind Branchenstandard und gehören in jedes (noch so kleines) Geschäft.

Und genau diese Entwicklung hat mittlerweile auch die öffentliche Hand erfasst, was bei vielen deutschen Behörden zu einem regelrechten Digital-Boom geführt hat. So haben verschiedene Bundesländer bereits jetzt ein elektronisches Meldeverfahren für Kassen eingeführt und mit dem Regierungsprogramm ‚Digitale Verwaltung 2020‘ werden unsere Behörden in naher Zukunft umfassend digital erneuert. An dieser Entwicklung führt kein Weg vorbei und man kann schon heute davon ausgehen, dass weitere Schritte mit neuen gesetzlichen Regelungen folgen werden! Und aus diesem Grunde muss jedes neue Kassensystem auf eine Vielzahl von kommenden Herausforderungen vorbereitet sein – egal, ob es bei einer großen Handelskette steht oder bei einem kleinen Imbiss irgendwo im Kietz!

Fazit: Kleine Unternehmen brauchen kompakte Lösungen mit intelligenter Datenverarbeitung und flexibler Hardware

Um angesichts dieser Entwicklung nicht schon bald wieder mit einer veralteten Kasse da zu stehen, sollte der Einzelhandel ebenso wie die Gastronomie sorgfältig überlegen und bspw. über die Einführung eines Cloud-basierten Kassensystems nachdenken, denn diese Technologie ist besonders flexibel und sie kann den zukünftigen Entwicklungen wohl am besten gerecht werden. So könnte ein kompaktes Einzelsystem mit intelligenter Datenverarbeitung in der Cloud, flexibler Hardware und stationärem Drucker die ideale Lösung für den kleinen Einzelhandel und viele Restaurants sein. Hinzu kommt der Vorteil, dass die Anschaffungskosten für ein Cloud-basiertes System sehr überschaubar sind, jedoch fallen je nach gebuchtem Paket kontinuierliche Kosten für das Daten-Hosting in der Cloud an. Die Alternative wäre ein Kassensystem mit lokaler Datenverarbeitung, das praktisch kaum laufenden Kosten verursacht, aber im Hinblick auf zukünftige Anforderungen weniger flexibel ist.

Die Entscheidung für das jeweils am besten geeignete Kassensystem kann letztendlich nur der Anwender selbst treffen. Egal, wofür er oder sie sich entscheidet, eine zukunftsfähige Lösung muss derzeit mindestens ein TSE-Modul beinhalten, das den Anforderungen des Finanzamts (KassenSichV) entspricht, indem es alle Umsätze manipulationssicher aufzeichnet und der Kassenbonpflicht zuverlässig nachkommt.