„Das Backoffice ist ein unterschätzter Arbeitsbereich!“

Interview mit Nick Göttmann, Gründer und Geschäftsführer von Göttmann Dienstleistungen

office-2360063 — Ein organisiertes Backoffice führt zu einem effizienteren Arbeitsalltag im gesamten Unternehmen. © louisehoffmann83

In größeren Unternehmen fallen zahlreiche Aufgaben an, die sich nicht sofort in Einnahmen widerspiegeln. Dazu gehört das sogenannte Backoffice. Viele Unternehmen vernachlässigen diesen Aufgabenbereich, da er sich nicht sofort rentiert. Dabei kann eine Investition in ein organisiertes Backoffice langfristig viele Vorteile bieten. Wir haben den Gründer und Geschäftsführer eines Dienstleistungsunternehmens speziell für das Backoffice zum Interview getroffen.

Herr Göttmann, was ist das Backoffice und welche Aufgabenbereiche gehören dazu?

Im sogenannten Backoffice laufen in einem Unternehmen alle Fäden zusammen. Wer hier zuständig ist, koordiniert die Kommunikation mit Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden, Bewerbern und natürlich der Chefetage. Ein gutes Organisationstalent ist wichtig, um die verschiedenen Prozesse zu strukturieren. Der Aufgabenbereich im Backoffice variiert je nach Unternehmen. Dazu kann etwa der Mailverkehr gehören, Telefonate zu führen, oder auch der komplette Recruitingprozess bei Neueinstellungen. Der jeweilige Aufgabenbereich wird durch den Chef festgelegt. In meinen Augen wird das Backoffice als Arbeitsbereich oft unterschätzt. Wenn hier alles reibungslos funktioniert, geht die Abwicklung von Aufträgen schneller, offene Stellen lassen sich in der Hälfte der Zeit besetzen und die Gewinnmarge kann weitaus höher ausfallen. Deshalb sollten Unternehmen dem Backoffice dringend mehr Beachtung schenken.

Wie kann ein einzelner Dienstleister, der nichts mit dem Unternehmen zu tun hat, dieses breite Aufgabenspektrum übernehmen?

Hier spielen Erfahrung und Branchenkenntnis eine große Rolle. Mein Team von Göttmann Dienstleistungen hat viele Jahre Expertise in der Betreuung von Unternehmen. Wir können uns schnell in neue Arbeitsprozesse einarbeiten und das Backoffice so auf den neusten Stand bringen. Selbst im Unternehmen mitzuarbeiten, ist dafür nicht notwendig. Unsere Kunden stellen uns alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Wir haben Zugriff auf die gleiche Software wie fest angestellte Mitarbeiter und können uns so schnell und unkompliziert einarbeiten. Es spielt dabei übrigens keine Rolle, aus welcher Branche die Unternehmen kommen. Über die Jahre haben wir ein Team zusammengestellt, dass durch branchenübergreifende Erfahrung punktet. Wir haben ein dichtes Netz an starken Partnern an unserer Seite, die aus den unterschiedlichsten Bereichen kommen. Und schlussendlich sind die Backoffice-Aufgaben in vielen Unternehmen ähnlich, unabhängig von der einzelnen Branche.

Sie sprechen von einem starken Netzwerk. Wie profitieren Unternehmen von Ihren Kontakten?

Neben den herkömmlichen Backoffice-Aufgaben lagern immer mehr Kunden auch das Recruiting, also die Besetzung offener Stellen, an uns aus. Das bedeutet, dass wir mit dem Gesamtprozess betraut sind. Wir greifen dabei auf einen großen Bewerberpool unterschiedlicher Fachrichtungen und Erfahrungen zurück. Wir erstellen spezifische Stellenanzeigen und betreuen das Unternehmen und die Bewerber bei jedem Schritt. Auch im Onboardingprozess ist mein Team ein wichtiger Ansprechpartner für die neuen Mitarbeiter. Hier profitiert das Unternehmen von unseren Kontakten, da sich Stellen in kürzerer Zeit neu besetzen lassen – mit qualifizierten Bewerbern.

Des Weiteren haben wir ein Netzwerk an starken Partnern an unserer Seite. Dazu gehören unter anderem Unternehmen unterschiedlicher Branchen, die für Dienstleistungen oder spezielle Kooperationen angefragt werden können. Für unsere Kunden entfällt dabei die langwierige Suche nach einem geeigneten Partner. Stattdessen kostet es nur einen Anruf bei uns und in kürzester Zeit stellen wir Kontakte zu geeigneten Spezialisten her. Das erspart den Unternehmen viel Zeit.

Welche Vorteile bietet es Unternehmen konkret, einen Dienstleister zu beauftragen, anstatt das Backoffice selbst zu betreuen?

Neben unserem großen Netzwerk, auf das unsere Kunden zurückgreifen können, sehen wir zwei wichtige Vorteile: zeitliche und finanzielle. Die Auslagerung des Backoffice ermöglicht es Unternehmen, ihre Zeit wieder effizienter für die eigentliche Arbeit nutzen zu können. Das gilt im Besonderen für mittelständische Unternehmen, in denen der Geschäftsführer sonst selbst das Backoffice leiten müsste. Er kann sich wieder auf das Kerngeschäft besinnen und weiß, dass die Hintergrundarbeiten in guten Händen sind. Der finanzielle Aspekt ist ebenfalls nicht zu verachten. Gerade größere Unternehmen stellen alternativ einen festen Mitarbeiter für das Backoffice ein. Dieser kostet Geld, ohne Gewinn zu erwirtschaften. Wird stattdessen ein Dienstleister beauftragt, lassen sich die Ausgaben dafür als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. So spart das Unternehmen langfristig Geld und hat Ressourcen frei, die wiederum Gewinn erwirtschaften können. Die Kosten für eine Dienstleistung wie unsere hängen dabei vom Aufgabenbereich und von der Laufzeit der Verträge ab. Wir bieten verschiedene flexible Modelle, sodass kleine und größere Unternehmen das passende Paket für ihre Bedürfnisse finden.

Das bedeutet, dass sowohl KMUs als auch Großkonzerne von Ihrer Unterstützung profitieren?

Auf jeden Fall. Zu unserem Portfolio gehören Mittelständler ebenso wie international tätige Unternehmen. Der Bedarf ist überall spürbar, schon allein, weil Unternehmen das Backoffice lange Zeit stiefmütterlich behandelt haben. Wir bekommen regelmäßig positives Feedback, das uns zeigt, wie sinnvoll unsere Arbeit ist. Nicht zuletzt deshalb sind wir selbst aktuell im Prozess, international zu expandieren. So möchten wir einerseits unser internationales Netzwerk vergrößern und andererseits auch weiteren Unternehmen die Unterstützung bieten, die sie benötigen, um erfolgreich zu bleiben.