Checkliste: 8 Tipps um Daten sicher vor Verlust zu schützen

Von einer Datensicherungen auf demselben Datenträger ist grundsätzlich abzuraten, denn Kopien auf derselben Festplatte nützen nichts, wenn ein Hardwaredefekt vorliegt. Denn damit ist auch die Datensicherung nicht mehr verfügbar. Besser geeignet für ein Backup sind hier externe Speichermedien wie etwa externe Festplatten, USB-Sticks oder Streamer-Bänder. Grundsätzlich sollte man dabei möglichst auf professionelle Speichermedien setzen, um sicher zu gehen, dass sie langfristig ihren Dienst leisten und nicht bei einem benötigten Backup selbst einen Defekt aufweisen.

2. Online-Sicherungen in der Cloud

Wem die Hardware und der Arbeitsaufwand zu teuer sind, der kann seine unverzichtbaren Daten auch verschlüsselt in einer Cloud lagern. Die Rechenzentren von Clouds sind Hochsicherheitsanlagen, die selbst Brände, Blitzeinschläge und Hochwasser unbeschadet überstehen. Es gibt kostenlose Angebote, deren Speicherplatz jedoch meist begrenzt ist, sowie kostenpflichtige Angebote. Zu den größten Anbietern für den geschäftlichen Bereich zählen unter anderem Amazon, Microsoft, Google und IBM. Wichtig ist jedoch auf entsprechende Datenschutzeigenschaften zu achten, da sensible Daten oft im Ausland (z.B. USA, Irland, etc.) gespeichert werden. Sicherungen dieser Daten sollten zusätzlich lokal verfügbar sein, falls es unerwartetet zu einem Ausfall bei einem Anbieter kommt.

3. Kostenlos und kostenpflichte Sicherungssoftware

Mit einer Software für die Datensicherung landen Daten unkompliziert auf dem ausgewählten Speichermedium. Bei einem Systemausfall sind sie damit schnell zurückgesichert. Sicherungssoftware gibt es als kostenlose Freeware, zum kostenpflichtigen Download oder bereits auf dem Betriebssystem. So bieten beispielsweise Microsoft und Apple kostenlose Backup-Tools an, mit denen das System und die Daten im Notfall gesichert und wiederherstellt werden können. Zusätzlich gibt es auch Drittanbieter wie etwa Acronis, Magix oder Hebrech, welche spezielle Software zur Datensicherung anbieten. Diese sind vom Funktionsumfang oft deutlich größer als die kostenlos mitgelieferten Tools, dafür aber auch entsprechend kostenpflichtig.

4. Imaging gut als Ergänzung

Datensicherungen speichern in der Regel nur Dateien, nicht aber installierte Programme. Sogenannte Imaging-Sicherungen fertigen deshalb ein Abbild (Image) der kompletten Festplatte an, inklusive Dateien und Programmen. Bei Problemen mit dem Betriebssystem, etwa nach einem Update oder der Neuinstallation eines Programmes, können Image-Sicherungen beschädigte Systeme rasch wieder verfügbar machen. Leider lässt sich nur schwer verifizieren, ob solch ein komplettes Image-Backup erfolgreich war. Als Ergänzung zur Datenspeicherung sind daher spezielle Image-Werkzeuge gut. Ausschließlich darauf verlassen sollten sich Nutzer jedoch nicht.

5. Backups räumlich getrennt lagern

Viele Nutzer denken, dass mit der Erstellung einer Datensicherung alles erledigt ist. Doch nur die wenigstens Menschen denken auch darüber nach, dass Backups möglichst in anderen Räumen oder sogar Gebäuden gelagert werden sollten. Dies kann jedoch durchaus relevant sein. Bei einem Brand, einem Wasserschaden, aber auch einem Einbruch ist die Gefahr sonst nämlich groß, dass wichtige Datensicherungen ebenfalls zerstört oder ggf. in falsche Hände geraten. Aus diesem Grunde sollte Datensicherung möglichst nicht im selben Raum aufbewahrt werden. Einige Unternehmen lagern extrem wichtige Daten sogar in speziellen Hochsicherheitsbereichen.

6. Backups testen

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser - dies gilt auch für die Erstellung von Datensicherungen. Hin und wieder sollten Nutzer, die auf ihren Datenbestand angewiesen sind, daher prüfen, ob die erstellten Backup-Dateien tatsächlich fehlerfrei erstellt wurden und auch funktionstüchtig sind. Es wäre sehr ärgerlich, wenn sie nach einem Datencrash nicht wiederhergestellt werden könnten. Ein gelegentlicher Testlauf des Backup-Prozesses kann hier also nicht schaden.

7. Sicherungsintervalle

Wie häufig und in welchem Umfang sind Backups erforderlich? Diese Frage wird immer wieder gestellt. Das kann jedoch nur der Nutzer selbst entscheiden. Die Häufigkeit der Datensicherung ist davon abhängig, wie oft die Daten aktualisiert werden. Generell empfiehlt es sich, wichtige geschäftliche Daten täglich zu sichern und zumindest wöchentlich eine Komplettsicherung vorzunehmen. Dies ist aber natürlich vom Unternehmen und den anfallenden Daten und Datenmengen abhängig. In größeren Unternehmen werden sogar redundante Datensicherungen in Echtzeit durchgeführt, da diese für die Existenz des Unternehmens überlebenswichtig sind. Zur Vereinfachung bietet es sich an hier automatische Sicherungsprozesse einzurichten. Dies ist bequemer und deutlich verlässlicher.

8. Dateiversionen sichern

Backups können auch dafür genutzt werden, gelöschte Dateien wiederherzustellen oder verloren gegangene Dateiversionen erneut aufzurufen. Das funktioniert aber nur, wenn die Sicherungssoftware mehrere Sicherungen vorhält. Aus den Backup-Bezeichnungen sollte klar zu erkennen sein, welche Dateien in welcher Version enthalten sind. So kann im Zweifel auch auf alte und neue Versionen von Dateien zurückgegriffen werden und deren Inhalte verglichen werden.

Worauf warten? Jetzt die Datensicherung starten…

Wer bisher in seinem Unternehmen auf regelmäßige Datensicherungen verzichtet hat, sollte spätestens jetzt damit anfangen – bevor es zu spät ist. Wenn erst ein größerer Datenverlust vorliegt, dann ist es oft schon zu spät. Sofern eine Wiederherstellung dann überhaupt noch möglich ist, ist diese oft sogar noch deutlich teurer und zeitintensiver. Übrigens: Nicht nur Daten von PCs und Notebooks sollten gesichert werden. Im Zweifel enthalten auch Firmen-Tablets und Smartphones wichtige Daten, die regelmäßig gesichert werden sollten.

Gastautor: Fritz Meier von der Trensco GmbH aus Uelzen. Das Unternehmen hat sich unter anderem auf den Vertrieb von hochwertigem Bürobedarf über den Onlineshop www.HD-Toner.de spezialisiert.