Homeoffice mit Plan: Worauf es beim Arbeiten von zuhause ankommt

Homeoffice ist seit Jahren ein Buzzword im Recruiting und HR-Bereich. Kaum ein Bewerber in IT, Sales oder Management äußert beim Vorstellungsgespräch nicht den Wunsch, die Möglichkeit zu haben, von zuhause zu arbeiten. Immerhin jedes dritte Unternehmen in Deutschland setzt auf den Trend und Arbeitnehmer-Wunsch. Fast die Hälfte aller Unternehmen geht außerdem davon aus, dass in den nächsten fünf bis zehn Jahren immer mehr Arbeiter nicht ins Büro fahren, sondern aus der Wohnung oder dem Haus via VPN arbeiten. Dies geht aus einer Statistik hervor, die die Bitkom ermittelt hat.

Allerdings ist Homeoffice für die Unternehmen nicht nur positiv konnotiert. 46 Prozent der Unternehmer gehen davon aus, dass durch die Arbeit von zuhause die Produktivität sinkt, fast zwei Drittel sagen, dass der Heimarbeitsplatz für Ungerechtigkeit sorgt; und weitere 39 Prozent greifen nicht auf den Mitarbeiter-Benefit zurück, da gesetzliche Regelungen diese verhindern. Allerdings müssen sich die Unternehmen gerade um profilierte Mitarbeiter kümmern. Immerhin 35 Prozent aller Arbeitnehmer sagen laut der Bitkom-Umfrage, dass sie ihrem aktuellen Arbeitgeber wechseln würden, wenn der neue Arbeitsplatz die Möglichkeit zum Homeoffice hätte.

Theorie und Praxis weichen beim Homeoffice voneinander ab

Doch Homeoffice klingt häufig nur in der Theorie nach einer lockeren Arbeit, die vom heimischen Schreibtisch, Küchentisch oder von der Couch ausgeführt wird. Wer von zuhause aus arbeiten möchte, muss sich laut geltendem Recht an die gleichen Arbeitsschutzregeln halten, die auch für Arbeiten im Büro gelten. Einfach am Esstisch den Laptop aufklappen und darauf losarbeiten funktioniert deshalb nicht.

So braucht es zum Beispiel einen Stuhl, der ergonomisch und zugleich ausreichend hoch ist. Das gleiche gilt für Tische oder andere Unterlagen, die zum Arbeiten genutzt werden sollen. Auch der Bildschirm muss eine ausreichende Größe haben, damit dem Mitarbeiter die Arbeit von zuhause ermöglicht wird. Dies gilt nicht nur für Angestellte, sondern auch für Gründer, die ihr Unternehmen an den Start bringen möchten und dies im Finanzplan berücksichtigen sollten.

Übrigens: Wer ein eigenes Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden einrichtet, hat die Möglichkeit, Ausgaben für den neuen Raum steuerlich geltend zu machen. Für Selbstständige kommt noch hinzu, dass selbst laufende Betriebskosten in die Steuer eingebracht werden können, um die Steuerlast durch hohe Einnahmen zu senken.

Es sind jedoch nicht nur die infrastrukturellen Arbeitsbedingungen, die für das Homeoffice stimmen müssen. Wer fest angestellt ist und einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden besitzt, benötigt eine bestimmte Grundeinstellung zum Arbeiten, die ihn dafür prädestiniert. Personen im Homeoffice müssen strukturiert, willensstark und vor allem ergebnisorientiert sein.

Die Erklärung dafür ist schnell gefunden: Das Homeoffice verleitet zur Ablenkung. Wie früher in der Schule wird monotone oder nur schwer zu erledigende Arbeit zur Last, von der man sich zu entfernen versucht. Was im Büro, neben den Kollegen oder sogar dem Chef, nicht möglich ist, wird im Homeoffice zur Leichtigkeit. Schnell die Geschirrspül-Maschine ausräumen oder kurz durch die Wohnung saugen und in Windeseile ist der Vormittag vorbei. Homeoffice und Prokrastination sind Worte, die im Berufsleben nicht zusammenpassen, auch wenn sie noch so verlockend sind. Wer sich auf das Experiment Homeoffice einlässt, benötigt einen klaren Plan für jeden Tag. Ist dies nicht allein über den Kopf zu realisieren, bedarf es eines täglichen Ziels, das erreicht werden muss.

Am einfachsten ist dies über eine kontinuierliche Routine zu regeln. Körper und Geist, so abgedroschen es klingen mag, müssen sich an die neue Herausforderung gewöhnen und ihren Rhythmus darauf anpassen. War es vor dem Homeoffice der Einstieg ins Auto, der den Körper auf die Arbeit vorbereitet hat, muss es jetzt beispielsweise der Kaffee sein, der vor dem Arbeitsbeginn gekocht wird. Auch eine kurze Laufrunde außerhalb des Hauses kann dabei helfen, den Körper und seine Gewohnheiten anzupassen. Ist dies geschehen, geht es an den konkreten Arbeitsplan.

Die größte Gefahr im Homeoffice ist es, die Kommunikation Richtung Arbeitgeber einzuschränken und die Ergebnisse nicht transparent sichtbar zu machen. Aus diesem Grund ist es notwendig, eine klare Strategie mit dem Vorgesetzten zu etablieren:

So ist es in vielen Unternehmen notwendig, während einer Kernarbeitszeit für Kunden oder andere Geschäftspartner erreichbar zu sein. Nachtschwärmer, die gern die späten Abend- oder Nachtstunden zum Arbeiten verwenden möchten, geraten so schnell an ihre Grenzen. Auch die eigene Produktivität leidet, wenn der Kontakt zu den Kollegen reduziert oder im Homeoffice komplett niedergelegt wird. Deshalb ist ein klarer Kommunikations-Plan Pflicht, um die extrinsische und intrinsische Motivation hochzuhalten.

Hände weg von sozialen Medien und teilweise vom Job

Weiterhin ist es notwendig, die Ablenkungen, sogenannte Zeitsauger, so gering wie möglich zu halten, um produktiv zu sein. Abgesehen von sozialen Medien wie Facebook oder Twitter können dies auch arbeitsrelevante Themen sein. Zu diesen zählt zum Beispiel die E-Mail. Die Flut an Nachrichten in den verschiedenen Distributions-Gruppen führt dazu, dass man von der eigentlichen Arbeit abgelenkt wird, sich Neben-Tasks sucht und am Ende des Tages kaum etwas geschafft hat. Aus diesem Grund sollten Mails, wenn nicht unbedingt notwendig, im Homeoffice nicht zu Beginn des Arbeitstags gelesen werden.

Ist dies doch der Fall, sollte die berühmte Zwei-Minuten-Regel greifen. Diese ist so einfach wie genial: Alle Tasks, die innerhalb von zwei Minuten zu erledigen sind, dürfen sofort abgearbeitet werden. Alle längeren Aufgaben via Mail oder anderen To-Do-Listen werden nach hinten geschoben und erst nach der Kernarbeit abgehakt. Halten sich Mitarbeiter im Homeoffice an diese Regel, steht dem Erfolg der eigenen Arbeit nur wenig im Weg.

Gleichzeitig sollte die To-Do-Liste für die Zeit im Homeoffice nicht überdimensioniert sein. Homeoffice bedeutet auch, einen Ausgleich zur täglichen Fahrt auf Arbeit zu finden und nicht auf Zwang dutzende Tasks abzuarbeiten, nur um dem Arbeitgeber zu beweisen, dass man die Zeit effektiv nutzt. Homeoffice wurde auch eingeführt, um die berühmte Work-Life-Balance in intensiven Berufen leichter in den Griff zu bekommen.

Deshalb gilt: Ziele und Daily Tasks so stecken, dass sie gut abzuarbeiten sind. Kein Arbeitgeber möchte einen Mitarbeiter, der gestresst aus dem Homeoffice kommt und weniger produktiv ist.

Freelancer-Berufe sind Homeoffice-Berufe

Nach all den Anforderungen stellt sich die Frage, für wen sich Homeoffice nun wirklich lohnt und wie man als Arbeitnehmer mit dem Chef die Option kommuniziert. Natürlich profitieren vor allem Büro- und Laptop-Arbeiter vom Homeoffice, ebenso Selbstständige. Weiterhin sind Berufe im Vorteil, die mit Software arbeiten, die nicht an einen Computer gebunden ist, sondern von vielen Orten aufgerufen werden kann.

Auch der Zugriff auf das Arbeitsnetz via VPN, solange dies vom Arbeitgeber erlaubt ist, sorgt dafür, dass die Heimarbeit möglich wird. Aus diesem Grund sind es vor allem Programmierer, Entwickler, Journalisten, Autoren und Manager, die die Möglichkeit des Homeoffice nutzen

Wer proaktiv auf seinen Vorgesetzten zukommen möchte, um nach der Möglichkeit des Homeoffice zu fragen, sollte einen klaren Plan vorlegen:

Vor allem aber sollte jeder Arbeitnehmer dem Vorgesetzten die Möglichkeit geben, Homeoffice als Testphase mit einem möglichen Exit laufen zu lassen. Ob Homeoffice für beide Parteien funktioniert, kann nur durch eine klar definierte Testphase ermittelt werden.