Die E-Rechnungspflicht in Deutschland: was Unternehmen wissen müssen

Bereits seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht – begleitet von Übergangsregelungen, die den Umstieg bis 2027 erleichtern. Dennoch sind viele Unternehmen unsicher, welche Anforderungen aktuell gelten und welche nächsten gesetzlichen Schritte folgen. Viele fragen sich sogar zu Recht, was eine E-Rechnung eigentlich ausmacht. In diesem Artikel erhalten Sie deshalb verständliche Antworten und erfahren, worauf Unternehmen jetzt achten sollten.

Was ist das Ziel der E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht bringt mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit in unser System und trägt somit dazu bei, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Dadurch wird nicht nur die sogenannte Mehrwertsteuerlücke in Deutschland geschlossen, sondern auch Unternehmen haben zahlreiche Vorteile. Richtig umgesetzt wird das Gesetz für Unternehmen zur Chance, Prozesse effizienter zu gestalten, die digitale Transformation voranzutreiben und Kosten nachhaltig zu senken.

Welche gesetzlichen Fristen gibt es?

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen („E-Rechnungen“, „E-Invoices“) im Format EN16931 zu empfangen. Eine Zustimmung des Käufers für den Versand elektronischer Rechnungen ist nicht mehr erforderlich.
Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und nicht EN16931-konforme elektronische Rechnungen können weiterhin verwendet werden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 Euro müssen anderen Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen, sonst gelten die Rechnungen als nicht ordnungsgemäß. EDI kann weiterhin verwendet werden, wenn die Mehrwertsteuerinformationen im Format EN16931 extrahiert werden.
Ab 1. Januar 2028: Obligatorische Ausstellung elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen. EDI bleibt unter denselben Bedingungen erlaubt.

Für wen gilt die Pflicht?

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für in Deutschland ansässige Unternehmer. Also für Unternehmer, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland haben und am Umsatz beteiligt sind.
Die Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen gilt auch für Rechnungen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet sowie für Kleinunternehmerrechnungen.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Die Vorschriften definieren die elektronische Rechnung neu: sie muss der Norm EN16931 oder einem anderen vereinbarten Format entsprechen, welches die korrekte Extraktion der MwSt.-Informationen ermöglicht.
Papierrechnungen werden damit als „sonstige Rechnungen“ kategorisiert und sollen für B2B-Transaktionen schrittweise abgeschafft werden.

Was bedeutet das für mein Unternehmen…

… in Bezug auf technische Voraussetzungen und Formate?
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden; das Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. PDFs oder Text-E-Mails gelten damit nicht mehr als elektronische Rechnungen.
Die elektronische Rechnung muss maschinenlesbar sein und die menschliche Lesbarkeit wird empfohlen. Gängige Standards wie XRechnung (vollständig strukturiert, ursprünglich für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (Hybrid-Format: PDF-A3 mit eingebetteten XML-Daten, wobei die strukturierten Daten rechtlich maßgeblich sind) erfüllen diese Anforderungen. Viele Anbieter bieten Lösungen zur Umwandlung bestehender PDFs oder Plattformen zur direkten Erstellung konformer E-Rechnungen.

… in Bezug auf Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen?
Die Mindestvoraussetzung für den Empfang elektronischer Rechnungen gemäß obiger Definition ist ein elektronisches Postfach, es können aber auch andere Übermittlungswege vereinbart werden. Die elektronische Verarbeitung in der Buchhaltung ist nicht vorgeschrieben, wird allerdings empfohlen.
Mit Banqup, einer Lösung für kleine, mittlere und große Unternehmen, ist es beispielsweise ganz einfach, elektronische Rechnungen in konformen Formaten zu empfangen, anzuzeigen und zu archivieren.

…. in Bezug auf die Ausstellung elektronischer Rechnungen?
Ab 2027 müssen zunächst nur bestimmte Unternehmen (Vorjahresumsatz mit ≥ 800.000 Euro) Rechnungen elektronisch an andere Unternehmen ausstellen.
Ein Jahr später (ab 1. Januar 2028) müssen dann alle Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch an andere Unternehmen ausstellen, damit die Rechnungen ordnungsgemäß gelten.
Ausgenommen sind umsatzsteuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro und Fahrkarten. Entscheidet man sich jedoch für die Umsatzsteuer, gilt die Verpflichtung.

…. in Bezug auf den Versand elektronischer Rechnungen?
E-Rechnungen können per E-Mail oder als Download, z. B. über ein Kundenportal, übermittelt werden. Eine Rechnung kann unter bestimmten Bedingungen mehrfach übermittelt werden. Die Übermittlung über einen externen Speicher (z. B. USB-Stick) ist nicht zulässig.
Mit einer Lösung wie Banqup lassen sich unkompliziert rechtskonforme E-Rechnungen, wie XRechnung oder ZUGFeRD, über verschiedene Zustellungswege erstellen und beispielsweise per E-Mail, über Peppol oder das Banqup-Netzwerk versenden.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Neben der Verringerung der o. g. Mehrwertsteuerlücke und der transparenten Verfolgung von Transaktionen, gibt es dank der Pflicht auch Vorteile, die sich direkt auf die Unternehmen auswirken. Durch die Digitalisierung kommt es zwangsläufig zur Effizienzsteigerung: manuelle Tätigkeiten und damit zusammenhängende Fehler werden deutlich reduziert, Kosten und Papier werden gespart und Mitarbeitende können für andere, wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden.
Zudem haben viele Regierungen weltweit entweder bereits auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt oder sind aktuell dabei.
Hier haben wir eine globale Übersicht der existierenden und bevorstehenden Pflichten zusammengestellt.
Diese weltweite Entwicklung der E-Rechnung bringt Unternehmen Sicherheit, bekämpft Steuerbetrug und fördert gegebenenfalls auch die Standardisierung mancher Prozesse. Gleichzeitig ergeben sich aufgrund der vielen unterschiedlichen nationalen Gesetze, Systeme und Netzwerke neue Herausforderungen. Insbesondere international tätige Unternehmen und Unternehmen, die international Rechnungen versenden oder empfangen, müssen sich genauestens mit den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen auskennen. Nur so können sie E-Rechnungen jederzeit auch grenzüberschreitend rechtskonform austauschen.

Wie bereite ich mein Unternehmen am besten vor?

Für größere Unternehmen kann die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mit erheblichen organisatorischen Veränderungen verbunden sein. Es ist wichtig, hierfür einen Experten zum Thema „Tax Compliance“, wie z. B. Banqup, als Lösungsanbieter für E-Rechnungen zu wählen, um die Einhaltung der weltweiten gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten und die Vorteile der E-Rechnungen voll auszuschöpfen.
Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es entscheidend, eine benutzerfreundliche und leicht integrierbare Lösung zu wählen. Mit Banqup beispielsweise erfüllen Sie relevante Anforderungen sofort und ermöglichen einen nahtlosen Übergang in das Zeitalter der digitalen Rechnungsstellung.

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