Worauf es bei der Auswahl eines E-Rechnungs-Anbieters wirklich ankommt

(Details zur gesetzlichen Regelung und den Fristen gibt es hier).

Welche Faktoren bei der Wahl des Anbieters entscheidend sind

Anbieter ist nicht gleich Anbieter. Die Lösungen, um elektronische Rechnungen umzusetzen, unterscheiden sich in ihren Funktionen und bieten jeweils ihre eigenen Vorteile für die oft sehr speziellen Bedürfnisse der Unternehmen. Einige Lösungen sind fortschrittlicher und decken beispielsweise eine vollständig automatisierte Dokumentenverarbeitung, Rechnungsverfolgung und Zahlung ab, während andere eher einfache Rechnungsfunktionen bereitstellen und sich nur auf einen kleinen Teil des Lieferkettenprozesses konzentrieren.

Eingehende und ausgehende Rechnungen

Ein entscheidendes Kriterium bei der Anbieterwahl ist, ob das System sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen verarbeiten kann. Ein leistungsstarker Anbieter beherrscht beide Wege der elektronischen Rechnung. Das stellt sicher, dass Unternehmen alle Vorgaben rechtskonform erfüllen und auch zukunftsfähig sind. Zudem kommt es auf Genauigkeit und Schnelligkeit bei der Verarbeitung an. Denn nur wenn diese Faktoren stimmen, hilft die Lösung dem Unternehmen wirklich effizient und langfristig. Muss bei einer Lösung beispielsweise manuell nachkorrigiert werden, kostet dies wiederum unnötige Ressourcen.
Deswegen setzen moderne E-Rechnungslösungen auf einen hohen Grad der Automatisierung, häufig durch KI-gestützte Verfahren zur Datenerfassung und -validierung. Wichtig ist auch die Flexibilität der Lösung, um diese nahtlos in die bereits bestehenden Geschäftsprozesse und Systeme zu integrieren. Um den gesamten Prozess vollständig zu automatisieren, muss das System verschiedene Versandwege und Formate unterstützen. Dies ist beispielsweise für international aufgestellte Unternehmen besonders wichtig, um Rechnungen nach länderspezifischen Vorgaben versenden zu können. International agierende Unternehmen sollten sich also für eine Lösung entscheiden, die mindestens den entsprechenden globalen Anforderungen gerecht wird. Im besten Fall funktionieren die Lösungen unabhängig von Land und Format und sind keinesfalls lokal beschränkt.

Compliance und E-Invoicing-Vorschriften

Das Thema “Compliance” oder “Tax Compliance” (“(Steuer)-konformität”) ist vor allem für internationale Unternehmen oder Unternehmen, die international agieren, ein entscheidender Faktor bei der Suche nach einem E-Lösungsanbieter.
Um die Transparenz zu erhöhen und Betrug effektiv zu bekämpfen, wird der Austausch von Rechnungen mittlerweile weltweit umfassend digitalisiert und die E-Rechnung hierzu zum verbindlichen Standard in immer mehr Ländern gemacht. Dadurch wird die Wahl einer geeigneten Lösung zu einer geschäftskritischen Entscheidung. Mit einem erfahrenen Anbieter wie Banqup, mit dem Unternehmen bereits heute in über 60 Ländern weltweit konform sein können, sind Sie sowohl nationalen Vorgaben als auch (künftigen) internationalen Änderungen immer einen Schritt voraus.
Im Gegensatz zum herkömmlichen Rechnungsversand sollten E-Invoicing-Anbieter sowohl eine direkte Anbindung an lokale Steuerplattformen als auch an internationale Netzwerke wie Peppol und EESPA sicherstellen können. Dies gewährleistet den nahtlosen und automatischen Rechnungsaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen, unabhängig davon, welche Systeme die jeweiligen Geschäftspartner nutzen.
Zudem ist die rechtssichere Archivierung ein wichtiger Aspekt beim Umgang mit E-Rechnungen. Je nach länderspezifischen Vorgaben, müssen elektronische Rechnungen über einen bestimmten gesetzlichen Zeitraum ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Anbieter wie Banqup garantieren eine Archivierung nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben (“GoBD”).

Prozessintegration und funktionale Erweiterungen

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl ist auch die nahtlose Integration der Lösung in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme, insbesondere ohne größeren Aufwand für die IT.
Es gibt weitere Leistungen, die einige E-Rechnungsanbieter bieten und die, je nach Unternehmen, entscheidend bei der Wahl für einen Anbieter sein können. Dazu gehören unter anderem:

• Zahlungslinks in Rechnungen: Führen Kunden auf eine einfache Online-Seite, um die Transaktion abzuschließen, ohne dass eine zusätzliche Infrastruktur erforderlich ist.
• Sicheres digitales Archiv: Schneller und sicherer Zugriff auf ältere Dateien, ohne physischen Platz zu beanspruchen. Die meisten Länder verlangen, dass Sie Ihre Finanzdokumente über eine bestimmte Anzahl von Jahren sicher aufbewahren.
• Elektronische Signaturen: Das Hinzufügen einer elektronischen Signatur garantiert die Integrität und Authentizität Ihrer Rechnungen. In vielen Ländern ist dies zudem gesetzlich vorgeschrieben.
• Workflows: Die Möglichkeit, Regeln und Prozesse zu definieren, um beispielsweise die Genehmigung eingehender Rechnungen erheblich zu erleichtern.
   

Vertrauen und Zuverlässigkeit

Schließlich sollte bei der Auswahl auch die nachgewiesene Expertise berücksichtigt werden. Wichtige Indikatoren hierbei können die Referenzen sowie die Reichweite des bestehenden Netzwerkes sein. Die Banqup Group beispielsweise betreibt ein führendes Netzwerk für E-Invoicing, E-Payments, E-Identity und E-Reporting und zahlreiche Unternehmen weltweit tauschen ihre Daten und Dokumente darüber aus.

Der Weg zum E-Rechnungsanbieter

Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als nur eine technische Umstellung im Unternehmen, denn sie ist die Chance, Geschäftsprozesse nachhaltig zu vereinfachen. Durch die Auswahl des geeigneten Anbieters kann die Effizienz im Unternehmen also enorm gesteigert werden. Welcher Anbieter zum Unternehmen am besten passt, hängt von der Unternehmensgröße sowie den technischen und internationalen Anforderungen des Unternehmens ab.

Kontaktdaten
Unifiedpost GmbH
Hanauer Landstr. 291A
60314 Frankfurt am Main
Tel.: +49 (0) 69 4800 6510
www.banqup.com