SaphirACon rät zur richtigen Planung bei Software-Transformation

Software-Transformation richtig planen: Modernisierung von SAP-Systemen

Der erfahrene Transformationsberater Andreas Krieg beschäftigt sich schon seit vielen Jahren mit der Thematik rund um die Modernisierung veralteter SAP-Systeme. Als Gründer und Geschäftsführer von SaphirACon ist er ein führender Experte im Bereich der SAP-Transformation und hilft Unternehmen bei der Planung und Umsetzung ihrer individuellen Strategien zur Umstellung ihrer Systeme.

Der Bedarf an Modernisierung

Unternehmen stehen mehr und mehr unter Zeitdruck, sich mit dem Thema der Modernisierung ihrer SAP-Systeme zu beschäftigen – dies basierend darauf, dass die bestehenden Wartungsverträge für viele ältere SAP-Versionen im Jahr 2027 auslaufen. Wird die Notwendigkeit der Transformation unterschätzt, müssen Risiken wie Sicherheitslücken, Systemausfälle und Nachteile gegenüber dem Wettbewerb zwangsläufig in Kauf genommen werden. Einen offiziellen Support sowie Updates wird es für veraltete Systeme nach dem Jahr 2027 nicht mehr geben, bzw. nur noch gegen die Zahlung einer Extra-Wartungsgebühr. Die nahende Frist ist entsprechend drängend, rechtzeitig auf fortschrittliche Lösungen umzusteigen, um die bestehende Prozess- und Applikationslandschaft zu modernisieren und zukunftsfähig zu sein.

Wer die zeitnahe Umstellung auf aktuelle SAP-Systeme versäumt, steht schon bald vor erheblichen Herausforderungen. Die Wartung und der Betrieb von in die Jahre gekommenen Systemen sind oft kostspielig und zeitaufwendig. Zudem können sie den Anforderungen aktualisierter Geschäftsprozesse und technologischer Innovationen nicht mehr gerecht werden. Zusätzlich gewinnen Effizienzsteigerung und Kostensenkung parallel zu Flexibilität und Anpassungsfähigkeit mehr und mehr an Bedeutung. Ziele, die eine Transformation zu modernen Systemen voraussetzen.

Technologische Fortschritte wie Cloud-Computing, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen bieten enorme Potenziale, werden von veralteten SAP-Systemen jedoch nicht oder nur begrenzt unterstützt. Für Konzerne eröffnet eine Modernisierung die Möglichkeit, diese neuen Technologien zu integrieren und so einen erheblichen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

SaphirACon rät zur strategischen Planung

Software-Transformationen erfordern eine sorgfältige und durchdachte Planung und Herangehensweise. Der erste Schritt ist eine umfassende Bedarfsanalyse und die Definition klarer Ziele. Unternehmen müssen sich anfänglich darüber bewusst werden, welche spezifischen Herausforderungen eine Systemaktualisierung mit sich bringt und diese gegen die Vorteile einer Modernisierung abwägen. Wesentliche Faktoren sind die finanzielle und zeitliche Planung der Umstellung. Je nach Größe und Komplexität eines Betriebes kann der Prozess mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Die damit verbundenen wirtschaftlichen Aufwendungen summieren sich nicht selten auf bis zu siebenstellige Beträge. Bei einer derartigen Investition ist ein erfahrener Berater, der das geplante Budget effektiv einsetzt, umso bedeutender.

„Eine erfolgreiche Modernisierung erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse und der spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Die Einbindung aller Stakeholder und eine klare Zielsetzung sind entscheidend für den Erfolg“, so Krieg. Grundsätzlich fokussiert er sich im Rahmen seiner Tätigkeiten darauf, von der IT-Abteilung über das Management bis hin zu den Endnutzern alle Beteiligten in den Transformationsprozess einzubinden und das kalkulierte Budget basierend auf seiner Bedarfsanalyse zielführend einzusetzen. Durch diese Herangehensweise werden die neuen Systeme auf die tatsächlichen Bedürfnisse des jeweiligen Betriebes ausgelegt und von allen denkbaren Anwendern im Vorfeld akzeptiert.

Technische Umsetzung

Bei der technischen Umsetzung stehen Unternehmen verschiedene Ansätze und Mittel zur Verfügung. Eine zu empfehlende Möglichkeit ist die Migration der bestehenden Systeme in die Cloud. Firmen können dadurch flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren und neue Technologien schneller implementieren. Besonders der Prozess der Datenmigration und -integration setzt hierbei ein erhebliches technisches Know-how voraus. Essenziell für eine erfolgreiche Transformation ist vor allem eine strukturierte und nahtlose Übertragung aller notwendigen Daten in die neuen Systeme, da Fehler bei der Migration zu erheblichen Störungen im Geschäftsablauf führen können.

Ausweislich verschiedener Fallstudien erfordert eine erfolgreiche Modernisierung nicht nur profundes Fachwissen, sondern auch ein strategisches Vorgehen. „Die Integration neuer Technologien setzt regelmäßig eine sorgfältige Planung und Umsetzung voraus. Es ist wichtig, mögliche Risiken zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren“, erläutert Andreas Krieg. Maßgebend ist, die Abläufe innerhalb der Transformation konstant zu überwachen und mögliche Schwachpunkte umgehend zu identifizieren, um diese entsprechend zu beheben.

Herausforderungen und Lösungen

Wie bei jedem großen Projekt gibt es auch bei der Modernisierung von SAP-Systemen Herausforderungen.

1. Undifferenzierte Anforderungen führen häufig zu einer lückenhaften Planung und Umsetzung des Projekts. Unumgänglich ist, klar zu definieren, welche Ziele es zu erreichen gilt und welche Schritte dafür notwendig sind.
2. Mangelnde Unterstützung durch das Management stellt bei der Transformation ebenfalls eine erhebliche Schwierigkeit dar. Unabdingbar sind erfahrene Führungskräfte, die mit gutem Beispiel vorangehen und fachliche sowie emotionale Hilfestellung leisten.
3. Technische Komplikationen entstehen meist bei der Datenmigration und lassen sich überwiegend auf fehlendes Fachwissen zurückführen. Hier ist es wichtig, Fehler schnell zu erkennen und zu handeln, um eine negative Einwirkung auf die Geschäftsprozesse zu vermeiden.
4. Unzulängliche Kommunikation mit Mitarbeitern und zwischen verschiedenen Abteilungen resultiert in einer fehlenden Kooperation bedeutender Stakeholder. Nur in Zusammenarbeit mit dem gesamten Team ist eine erfolgreiche Umsetzung der Änderungen ohne Widerstand möglich. Zusätzlich hilft ein offener Austausch dabei, mögliche Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen.
5. Ein falsch bemessenes Budget kann den Prozess verlangsamen oder erschweren, sofern im Falle unerwarteter Komplikationen zunächst eine Freigabe für zusätzliche Mittel notwendig wird. Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich eine großzügige finanzielle Planung. Firmen sollten sich bewusst sein, dass die Umstellung kostspielig ist und entsprechende Vorkehrungen treffen, um mögliche Engpässe zu vermeiden.

Zur Überwindung der vorgenannten Hindernisse empfiehlt Andreas Krieg eine strukturierte Herangehensweise in Kooperation mit einem spezialisierten Transformationsberater. Nach seiner Erfahrung kann es innerhalb des Transformationsprozesses jederzeit zu unvorgesehenen Umständen kommen, die außerhalb der ursprünglichen Planung liegen und ein schnelles Handeln erfordern.

Das Fachwissen, welches für die wirtschaftliche und strategische Planung vorausgesetzt wird, ist häufig nicht innerhalb eines Unternehmens verfügbar. Viele Betriebe sehen sich daher vor erhebliche Hürden gestellt, die mit dem Jahr 2027 immer näher rücken. Für sie wird es höchste Zeit, die Notwendigkeit einer Transformation zu realisieren und rechtzeitig die Zusammenarbeit mit einem Partner wie SaphirACon zu beginnen.

SAP-Systeme im Zukunftsausblick

Die Modernisierung von SAP-Systemen ist nicht nur eine technologische Herausforderung, sondern auch ein strategisches Muss. Firmen, die diesen Schritt erfolgreich meistern, profitieren von einer erhöhten Flexibilität, geringeren Kosten und der Möglichkeit, neue Technologien schneller zu integrieren. Mit dem Ablauf der Wartungsverträge im Jahr 2027 erhöht sich der Druck, sich mit der Umstellung auf eine moderne Software zu beschäftigen und so negative Folgen durch fehlende Updates und Support zu verhindern.

Andreas Krieg zeigt sich optimistisch, was die Zukunft der SAP-Modernisierung betrifft: „Die Entwicklung geht rasant voran. Konzerne, die jetzt in die Transformation ihrer SAP-Systeme investieren, werden langfristig davon profitieren.” Während es sich zunächst um eine kostspielige, jedoch unausweichliche Umstellung handelt, entstehen für Unternehmen enorme Wettbewerbsvorteile. So bieten moderne SAP-Systeme nicht nur die Möglichkeit, neue Technologien problemlos implementieren zu können, sondern überdies die internen Prozesse abteilungsübergreifend effektiver zu gestalten. Auch gewinnen Themen wie Cyber-Security und künstliche Intelligenz mehr und mehr an Bedeutung - Entwicklungen, welche mit Hilfe der neuen SAP-Systeme eingebettet und profitabel eingesetzt werden können.

Zwar bringt die Transformation zunächst viel Aufwand mit sich, jedoch wird es höchste Zeit für Unternehmen, insbesondere die Zukunftsperspektiven und die finanziellen Möglichkeiten für ihren täglichen Geschäftsablauf zu realisieren. Über lange Sicht sind moderne und zeitgemäße Systeme eine Voraussetzung, um auf dem Markt konkurrieren zu können. “Mit einer klaren Strategie, der Einbindung aller relevanten Stakeholder und dem Einsatz moderner Technologien können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern und für die Zukunft gut aufgestellt sein”, so Krieg.